⑴ 主要責任者。是指對文獻的知識內容負主要責任的個人或團體，包括專著作者、論文集主編，學位申請人、專利申請人、報告撰寫人、期刊文章作者、析出文章作者等。多個責任者之間以“，”分隔，責任者超過3人時，只著錄前3個責任者，其後加“等”字(英文用 et al )。注意在本項資料中不得出現縮寫點“.”。主要責任者只列姓名，其後不加“著”、“編”、“合編”等責任說明文字。外文主要責任者用原著，姓名前後應遵重各國的習慣。作者不明時，此頂可省略。
⑵文獻名及版本(初版省略)。文獻名包括書名、論文題名、專利題名、析出題名等。文獻名不加書名號“《》”。
⑶文獻型別及載體型別標識。根據GB 3469—83規定，以英文大寫字母方式標識以下各種參考文獻型別：
專著[M],論文集[C],報紙文章[N],期刊文章[J],學位論文[D],報告[R],標準[S],專利[P]
對於專著、論文集中的析出文獻，其文獻型別標識建議採用單字母“A”;對於其他未說明的文章型別，建議採用單字母“Z”。
對於資料庫(database)、計算機程式(computer program)及電子公告(electronic bulletin board)等電子文獻型別的參考文獻，建議下列字母作為標識：資料庫[DB]，計算機程式[CP]，電子公告[EB]。
電子文獻的載體型別及其標識。對於非紙張型載體的電子文獻，當被引用為參考文獻時需在參考文獻型別標識中同時標明其載體型別。建議採用以下標識：磁帶(magnetic)[MT], 磁碟(disk)[DK], 光碟[CD], 聯機網路(online)[OL]。
電子文獻型別與載體型別標識基本格式為[文獻型別標識/載體型別標識]例如：
[DB/OL]——聯機網上資料(database online);
[DB/MT]——磁帶資料庫(database on magnetic tape);
[M/CD]——光碟圖書(monograph on CD?ROM);
[CP/DK]——磁碟軟體(computer program on disk);
[J/OL]——網上期刊(serial online);
[EB/OL]——網上電子公告(electronic bulletin board online);
以紙張為載體的文獻在引做參考文獻時不必註明其載體型別。
⑷ 出版事項(出版地、出版者、出版年、卷期號等)。出版地指出版者的城市名，對於同名異地或不為人們所熟悉的城市，可在其名前附加省名、州名、國名等。對於出版者中包含了地名，出版地不能省略，如，“北京：北京大學出版社”，不能寫成“北京大學出版社”。出版者為出版社名，可按來源的形式著錄，也可以按公認為的簡化形式縮寫形式著錄。如IRRI(原標識International Rice Research Institute)。出版年採用公元紀年，並用阿拉伯數字著錄。如遇其他紀年形式時，可將原有的'紀年置於“( )”內，如1705(康熙四十四年)。對於報紙和專利文獻，要著錄出版日期，其形式為YYYY-MM-DD.對於期刊的出版年份、卷號(期號)著錄有以下3種形式：1980,92(2)：年，卷(期); 1985(4)：年(期); 1987，5：年，卷
⑸文獻出處或電子文獻可獲得地址。
⑹ 參考文獻起止頁碼。參考文獻的最末一項一般為“頁碼”，指引文所在的位置編碼。應著錄引文所在的起始頁碼或起止頁碼，如為起止頁，則在2個數字之間用 “-”號(原來用“～”號)連線。如：10-12。若論文中多次引用同一文獻上的多處內容，則應依次著錄相應的引文所在起始頁碼或起止頁碼，各次之間用 “，”相隔。例如：1987：25-30，40，101-120)