畢業生接收函是用人單位所在地人力資源管理部門同意接收畢業生落戶和轉接人事關係的公函。通常，開出接收函的職能部門是縣級及縣級以上政府人力資源和社會保障部門，即以前的人事部門。畢業生在簽訂就業協議，即四方協議的同時，凡是在非生源地城市就業，並想把戶口、檔案等人事關係落在該城市的，或者非生源地用人單位能接收畢業生戶口、檔案等人事關係的，均要請用人單位為其辦理上級主管部門開具的畢業生接收函。有了畢業生接收函，畢業生的`戶口、檔案等人事關係相應的解決。同時，表明用人單位已經為畢業生落實了戶口遷移指標。畢業生在將就業協議書(第三聯)交給系裡的同時，要將畢業生接收函一併送交系裡，由系裡輸入學校的就業方案，學校將以此為依據上報省高等學校畢業生就業指導中心，為其辦理派往該省(市)的就業報到證。畢業生與非生源地用人單位簽訂了就業協議，而沒有取得其主管部門的接收函，畢業生的戶口和檔案原則上遷回生源地。
辦理畢業生接收函的程式，各地規定不一。大多數省市規定，只要畢業生找到了用人單位，並與用人單位簽訂了就業協議，就可到政府人力資源部門和社會保障局或者是其所屬的人力資源中心辦理接收函。
辦理畢業生接收函一般需要準備畢業生就業推薦表、與用人單位簽訂的就業協議書以及畢業生成績單的原件。個別城市還要看英語和計算機等級證書等材料。