公文，就是處理公務的文書。運用公文來處理公務，是人們組織開展經濟社會活動時使用最經常、最普遍的方式之一，而且管轄範圍越廣、人員越多的機關和單位，這種方式運用得越多，與此相適應，從事與制發公文相關工作的人員也越多，機構也越大。 為此，下面小編帶來公文處理中的幾點注意事項。
一、公文格式
《中國共產黨機關公文處理條例》第二條規定，“黨的機關的公文，是黨的機關實施領導、處理公務的具有特定效力和規範格式的文書”。《條例》不但把格式寫進了公文的定義，還專門安排一章講公文格式問題，由此可見公文格式在公文中具有重要的地位和不可替代的作用。
公文格式，從廣義上講，是指公文的外觀形式，它由公文的文面格式、用紙格式和裝訂格式三部分組成。從狹義上講，公文格式特指公文的文面格式。
文面格式。
公文文面格式是指公文各個組成部分的排放位置、間隔距離、大小規格等方面的要求，包括版面安排、字型型號、字間行距等。實際上，公文的文面格式是公文全部書面內容的結構。黨的機關公文的文面格式由版頭等19項組成。這19項又可劃分為文頭、主體、文尾3個部分。文頭部分包括版頭(報頭)、份號、密級、發往地址、緊急程度(等級)、發文字號(部委號)、簽發人、收發報序號8項，位於公文首頁上部，佔整個頁面的1/3左右。主體部分包括公文標題、主送機關、正文、附件名稱、發文機關署名、成文日期、印章7項，位於文頭部分以下，文尾部分之上。文尾部分包括印發傳達範圍、主題詞、抄送機關、印製版記4項，其中，印製版記又包括印發機關、印發時間和印發份數3項內容。確定文尾部分的排放位置要注意兩點：一是印發傳達範圍要標註在成文日期之後(不署成文日期的，標註在正文之後);二是主題詞、抄送機關、印製版記必須標註在最末一頁的下端。掌握公文文面格式的各項規定，是做好公文處理工作，尤其是排印工作必不可少的條件。公文怎樣印製才規範，省委辦公廳專門制定了一個公文排印細則，細則中作了很具體的說明。
用紙格式。
《中國共產黨機關公文處理條例》規定，“公文用紙幅面規格可採用16開型(長260毫米，寬184毫米)，也可採用國際標準a4型(長297毫米，寬210毫米)”。目前，我國黨的機關普遍採用16開型公文紙，也有部分單位使用國際標準a4型公文紙。如果使用國際標準a4型公文紙，應通盤考慮紙張、檔案卷皮、檔案櫃等用品的供應和配套問題。用紙格式一經確定，必須長期固定使用，不得隨意改變。
裝訂格式。
公文裝訂與公文排印應一致，並考慮人們的閱讀習慣。現在所有的公文處理條例、辦法、細則都規定，公文應在左側裝訂。裝訂方法一般都是用騎馬釘、釘書機訂或膠粘。
公文格式是在公文製作實踐中逐步形成的，是有它的特定作用的：
一是能突出公文的權威性和嚴肅性，有利於政令的暢通。二是能更準確地體現公文的內容，使公文形式與內容統一。三是有利於受文者迅速、準確地識別公文和辦理公文。四是有利於公文的安全、保密和管理，便於歸檔查考。
從現在黨政機關制發的公文來看，格式不合《條例》規定的現象還比較普遍，常見的有以下幾種：
(1)公文標題中沒有發文機關名稱。
(2)上報公文沒有標註簽發人。
(3)主送機關標註不準確。
(4)在指示、決定、規定、意見等公文中，正文前標註有主送單位，正文後有發文機關署名和成文日期。
(5)在有附件的公文中，正文之後、發文機關署名之前不標註附件名稱。
(6)發文機關和成文日期標註位置不當。
(7)主題詞沒有按中央辦公廳的規定標註。
(8)在有附件的公文中，主題詞和版記不是標註在附件之後，而是標註在主件的成文日期之後。
二、行文關係
行文，指的是公文制發者向公文受理者制發公文的行為。公文制發者與受理者在公文來往中的相互關係，就是它們之間的行文關係。熟悉行文關係方面的知識並能在實踐中正確運用，是做好公文處理工作的必備條件。
公文處理《條例》規定：“黨的機關的行文關係，根據各自的隸屬關係和職權範圍確定”。從隸屬關係和職權範圍兩個因素來考慮，公文制發者與受理者之間的行文關係主要有以下六種：
1、領導與被領導的關係
按照我國現行的政治體制以及黨和國家的管理制度規定，凡有隸屬關係的上下級之間是一種領導與被領導的關係。各級領導機關可直接向其隸屬的工作部門和下級機關發出指示性、指揮性公文，下級機關可向其隸屬的上級機關報告情況、請示工作，各級機關的工作部門也可向本級機關請示、報告工作。某領導機關如果認為所屬職能部門或下級機關所發的公文不妥時，有權糾正或撤銷;下級機關如果對上級機關所發的公文有異議時，可向上級機關提出自己的意見或建議，但在上級機關未作出答覆或不改變原決定時，仍要貫徹執行，不可因為有不同意見就拒絕執行。
2、指導與被指導的關係
上級領導機關的職能部門與下級機關相關部門之間的關係，是一種指導與被指導的關係。上級機關的職能部門在各自的職權範圍內，可以向下級機關的相關部門行文，但這種行文只是一種業務上的指導與被指導行為，只能在自己的職權範圍內進行，不能超越職權，即只能進行業務指導、答覆問題、部署業務工作等，無權給下級機關的相關部門下達命令性、指示性公文。下級機關的職能部門可以向上級機關的相關部門請示或聯絡相關的業務工作，但向上一級黨委的主管部門請示、報告重大問題，必須先向本級黨委請示、報告，並經本級黨委同意或授權，或者由本級黨委向上級黨委請示、報告。
3、歸口管理與被管理的關係
歸口管理關係是黨政機關的綜合部門與專業部門之間在業務上的一種工作分工關係。綜合部門負責統一管理其職權範圍內的事項，其他部門都要服從綜合部門的統一管理，不得因本單位的級別與綜合部門相同或比綜合部門的級別還要高一些而不服從管理。在黨的機關，黨委辦公廳(室)根據黨委授權，可以給下級黨委和本級黨委的其他部門行文，黨委的其他部門不能給下級黨委釋出指示性公文，有關事項需聯絡，可以用函行文;如有重要工作和重大事項需向下級黨委行文，可經本級黨委批轉，或由本級黨委授權辦公廳(室)轉發，或由本級黨委直接給下級黨委行文。各部門各單位給領導機關的請示，綜合部門經授權，可以直接給發出請示的單位覆函，而非綜合部門就不能這樣做。
4、屬地管理中的統管與被統管關係
統管與被統管的關係，是指設在某一地區的上級機關和上級機關的派出機構、外地機關與企事業單位的派駐機構與當地黨委、政府在某些方面的管理與被管理的關係。例如，有些中央或其他領導機關垂直管理的機構，黨的組織關係在地方，在黨的建設方面，這些機構應接受地方黨委的統一管理;中央派駐地方的機構，如設在省會城市的機構，在社會公共事務方面，既要接受省政府的統一管理，又要接受省會城市的統一管理。又如，省直機關設在省會城市，相對於基層而言，它是領導機關，但在基建、市政管理、都市計畫、社會治安等方面還是要接受省會城市及所在區政府、街道辦事處、派出所的統一管理。統管單位可以在自己的職權範圍內就某些方面、某些事項向與當地黨委、政府沒有隸屬關係的單位行文，或佈置任務，或要求他們遵守某些法規、法令、政策。被統管的單位不接受統一管理，或違反了當地有關政策、法規、法令，當地黨委、政府有權進行諮詢、檢查或依照有關規定處理、
5、監督與被監督的關係
具有監督職能的機關與被監督物件之間有一種監督與被監督的關係。如，黨的紀律檢查委員會與黨的其他工作部門之間、各級人民代表大會常務委員會與本級人民政府之間、政府監察部門與政府的其他部門之間、人民檢察院與本級公安機關和法院之間等，都有一種監督與被監督的關係。在規定的範圍內，監督者與被監督物件的公文往來應體現監督與被監督的關係。例如，政府要定期或不定期地向本級人大常委會報告工作，有些緊急的、重大的問題，須隨時請示或報告。政府在日常工作中形成的檔案，一般應同時抄送給本級人大常委會，以便隨時接受監督。
6、平行機關之間的協作關係
兩個機關沒有隸屬關係，一方對另一方沒有制約的權力，這兩個機關即為平行機關。平行機關不分級別高低，例如，本級機關的各部門之間、本級機關的部門與下級機關之間、本系統的各級機關與外系統的各級機關之間、本地機關與外地機關之間等，他們都互稱平行機關。平行機關之間聯絡工作、商洽事宜使用的文種僅侷限於“函”，它們之間的行文關係，是一種互相支援、配合和協作的關係，不得互發指揮性、指示性公文。
公文處理《條例》第四章《行文規則》中，對如何處理行文關係問題作了一系列規定，但在公文處理實踐中，不按這些規定辦事的現象並不少見。比較突出的有這麼幾種：(1)文種使用不當，或將請示與報告混用，或該用函的用請示。(2)行文方式不當，該間接行文的直接行文;在間接行文中，分不清哪些該用“批轉”，哪些該用“印發”，哪些該用“轉發”。(3)黨委的工作部門向下級黨委髮指示性公文。(4)越級行文。(5)在黨委辦公廳(室)向下級黨委的行文中，沒有用恰當的語言將黨委授權辦公廳(室)行文的意思表達出來。
三、公文處理的任務
公文處理，簡而言之，就是公文制發機關為使發出的公文行文目的得以實現或公文受理機關為使收到的公文發揮其應有的作用，按照一定的規範和方法，對公文所進行的起草、校核、簽發、印製、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作。
公文處理可分為收文處理和發文處理。收文處理，是指收到外部送達本機關、單位的公文後，對其進行拆封登記，直至閱辦完畢立卷歸檔的整個過程。發文處理，是指公文擬稿到審批直至發出和立卷歸檔的整個過程。
公文處理要做的事情很多，主要有檔案的簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦和辦畢回覆;文稿的撰擬、校核、簽發和繕印、用印;檔案的分發、傳遞與傳閱;檔案的保管、清退與銷燬;檔案的立卷和歸檔，以及領導同志交辦的其他公文處理任務。這裡列出的任務，只是對公文處理要做的事情作個粗略地劃分而已，如果作進一步細劃，還可以列出許多具體的事項。比如，繕印檔案，就有文字錄入、校對、製版、印刷、裝訂等等工序。
上述這些工作，有的在公文處理中是主要環節，如承辦、擬稿、校核、簽發、繕印等;有的屬輔助性環節，如簽收、登記、催辦、傳遞等。有的工作在一件公文的整個處理過程中只需進行一次，如用印、答覆等;有的可能要進行若干次，如登記、催辦、傳遞等。有的工作只在辦理收文或發文時有，如“答覆”只在辦理請示時才有，“校核”只在辦理髮文時才有;而有的工作，無論是辦理收文還是辦理髮文都有，如登記、分發、傳遞等。
這裡要特別指出的是，公文處理的任務，不是所有的都由專職人員來承擔。一件公文從起草到立卷歸檔，要經過很多環節，有多方面的人員參與。公文處理的參與者主要有三種物件。(1)行文單位和受文單位的領導，包括分管領導和主要領導。其基本職責是對本單位發出的公文進行審閱簽發;對祕書部門及承辦單位在收文處理中提出的意見進行審定或者對收文直接批示辦理意見。(2)辦公室分管公文處理工作的負責人。他們除了直接參與某些環節的公文處理工作外，還有三項職責：一是對經辦人員在辦文中提出的初步意見進行把關，採納其合理的建議，修改、補充不完善的地方，捨棄不可取的意見並提出新的處理方案;二是為統一各有關部門或單位對某件公文的處理意見進行協調;三是對公文處理各個環節的工作進行指揮排程。(3)祕書部門從事公文處理的專職人員。他們在公文處理中，有的只承擔其中某一兩個環節上的任務，有的除了領導乾的事情之外，其他工作全都承擔。此外，有些文印人員和機要人員也參與公文處理工作，主要是負責印製和傳遞任務。
四、公文處理的程式
任何一件公文的處理，從起草到完成它的現實效用後立卷歸檔，都要經過若干必不可少的工序，在公文處理過程中，這些工序組成一個先後有序、環環相扣、首尾相連的整體，這就是該公文的處理程式。
公文處理的程式是公文處理工作對人們的客觀要求，只有按程式辦事，公文的處理才能做到科學化、規範化、高效率;不按程式辦事，公文的`處理就容易出現混亂和差錯，不僅質量難以保證，還可能誤時誤事。怎樣才能做到嚴格按程式辦文呢?需要把握好以下幾點：
1、弄清公文在處理過程中要經過哪些工序
不同的公文，處理程式是不相同的。
例如，在處理髮文時，校核這道工序是少不了的，而在處理收文時，則不需要這道工序。又如，同樣是處理收文，處理請示，必須有答覆，處理報告，則一般不需要答覆。怎樣才能知曉某件公文在處理過程中要經過哪些工序呢?許多公文在正文之前都註明了受文單位，受文單位常常就是公文處理過程中必經的環節之一。當然，也有的公文標註的受文單位不準確，受文單位並非公文處理過程中必經的環節，比如，有些應向政府請示的事項行文時將受文單位寫成黨委。遇到類似情況，就要弄清真正的受文物件是誰，這樣，才能準確地把握公文處理的程式，公文的運轉才不會出現偏向。
分析公文的具體內容。
公文的內容是確定辦文程式的重要依據。一件請示公文，應該批給誰看，交給誰承辦，都要先了解公文的內容之後才好確定。比如有的公文講的是區域性性工作，一般情況下，經分管領導審閱之後就可付印;如果講的是全域性性工作，文稿中提出的政策、措施與某些部門的工作有關，文稿送領導審定之前，必須先徵求相關單位的意見，如果沒有涉及到部門主管的業務，則徵求部門意見這道工序可以省去。
分析公文的制發體式格式。
湖南省委辦公廳印發的公文處理《細則》，對公文的制發體式、格式等作了一系列規定，這些規定中有許多也是把握公文處理程式時需要考慮的因素。比如，一件公文如果用電報的形式下發，必須經過機要部門轉輸;如果印成紅標頭檔案下發，則傳遞工作不需經過機要部門。又如，省和市州黨的機關制發的公文，會議紀要和有固定版頭的普發性檔案可以不蓋行文單位的印章，而其他檔案則一律要加蓋印章。
分析公文制發機關對公文處理提出的要求。
有些公文，行文單位會對受文單位辦文提出某些要求，如規定什麼時候反饋檔案的貫徹落實情況，什麼時候報問題的處理結果等等，這些要求都是處理公文時必須照辦的，也就是說，反饋檔案的貫徹落實情況、上報問題的處理結果，這些都是公文處理過程中必不可少的環節。
2、確定各道工序排列的順序
公文處理的程式，好比工廠裡的流水線作業的工藝流程，各道工序的組合排列有其自在的規律，必須先後有序、上下銜接，不能錯位，不能顛倒順序。打亂了辦文程式，公文處理工作就難以順利進行，有的還會增加很多麻煩;有的可能前功盡棄，必須從頭做起。那麼，公文處理中各道工序的順序應當怎樣確定呢?
第一，根據各道工序間的相互關係來確定。
在公文處理的各道工序中，有的工序是為其他工序提供前提條件的，這道工序完成以後，別的工序才能進行，這道基礎性工序的位次就必須排在前面，而其他非基礎性工序的位次只能排在它的後面。比如，在制發文件的一系列工序中，有領導籤批、印刷、蓋章三道工序。這三道工序的排列，必須是領導籤批檔案安排在最前面，其次是印刷檔案，最後才是蓋章。這三道工序的位次是不能顛倒的，因為檔案不可能在領導籤批之前就印刷，也不能還沒印好就蓋章。
第二，根據決策民主化、科學化的要求來確定。
許多公文的處理過程實質上就是一個領導決策形成的過程。在公文處理過程中，雖然有的本身不是決策，但對於正確決策的形成具有輔佐、借鑑作用，如為決策提供政策法律依據和資訊資料、徵求和協調有關方面的意見、擬訂公文處理的預案等等。要使這些工作對決策產生積極的作用，就必須在領導決策之前做好。如果領導決策之後再去做這些工作，就違背了正確決策的程式，祕書部門的參謀助手作用就無從體現。
3、各道工序要緊密銜接，前後照應
公文處理是一種接力賽式的群體行為。
一件公文的處理往往不是由一個人全程包打包唱，而是有若干方面的人員參與，既有祕書部門的人員，也有其他部門的人員;既有祕書人員，也有領導和其他人員。所以，一件公文的最終處理效果如何，不是由部分參與者的行為來決定，而要由全體參與者的行為來決定，它是一種綜合效果。也就是說，一件公文要辦好，所有環節的工作都必須做好，只要某個環節上出了紕漏或者工作不到位，其他環節的工作做得再好也會前功盡棄。這就要求公文處理的各道工序要緊密銜接，前後照應，使整個公文處理過程有機地結成一體。要達到這個要求，就要特別注意以下三點：一是各道工序都要盡職盡責，把各自的工作做到家，不能敷衍塞責，留下一些矛盾和問題讓後續工序去“了難”。二是上下工序要做好交接工作，上道工序要把需要後續工序注意的事項如實全面地向下道工序交代清楚。三是要為後續工序開展工作積極創造條件。比如，有些文稿在校核時改得很零亂，就應重新列印好再送領導審閱;有些公文的辦理時限很緊，前面的工序就應儘量加快辦理進度，為後續工序留下充裕的時間。
當前，在公文處理工作中，不按程式辦事的情況普遍存在，並且對辦文的質量和效率產生了明顯的負面影響。
這類問題，突出表現在以下三個方面：一是辦文的程式設定得不合理、不切實際。有的設的環節太多，過於繁雜，造成文公漫遊，遲遲不能辦結;有的辦文一味圖快，一些必不可少的手續也不履行，草率辦完，結果漏洞百出甚至推倒重來。二是不顧辦文工作各個環節之間的內在聯絡，人為地打亂工作流程。這種做法實際上是不尊重公文處理工作的客觀規律。比如發文工作中存在的“下跳子棋”現象就是典型。許多機關檔案之所以多得成“山”，且長期不能精簡下來，這是重要原因之一。三是各個環節的工作沒有很好配合，彼此脫節。有些同志對公文處理的“流水作業”特點認識不足，缺乏合成作戰意識，工作中或只顧“自掃門前雪”，或草率行事、虛與應付，到頭來，雖然有些環節的工作做得很不錯，但辦文的最終結果往往要大打折扣，甚至可能出現“一著不慎，全盤皆輸”的後果。
五、公文處理的特點及其對工作人員的素質要求
公文處理是祕書工作的一項重要內容，它既有與其他祕書工作相似的地方，也有自己特有的性質和要求。無論是共性還是個性，就其本身而言，有以下幾個突出的特點。
1、政治性強。
公文是頒佈黨的方針政策和國家的法律法令的重要載體，是各級機關實施領導的重要工具和手段，不言而喻，公文處理工作具有很強的政治性，不講政治，可以說這項工作根本無從做起。因此，從事公文處理的同志，必須具有較高的政治素養，特別是要有一定的馬克思主義理論水平和政策法律水平，有較強的政治敏銳性、政治辨別力和組織紀律觀念。
2、涉及的領域廣。
在我們國家，黨的工作涉及到各行各業、各條戰線，自然，黨的機關的公文也就要涉及方方面面，組織人事、宣傳教育、科技文化、體育衛生、民族宗教等等，無所不及。這就要求從事公文處理的同志具有較寬的知識面，不斷地學習各種新知識，熟悉各方面的情況。懂的知識越多，掌握的情況越多，辦文時就會應付自如。反之，懂得的東西太少，涉足的領域太窄，對很多問題就會束手無策。
3、規範化要求高。
公文處理是一項很講究規範化的工作，不但“產品”質量標準很高，“工藝流程”要求也很嚴。如擬製公文，不但要從思想內容、政策法律上把好關，還要在格式體式上把好關，一字一句，一個標點符號都不能錯。辦文程式必須嚴格遵守，事情再急，該過的環節還得過，不能圖省事走“捷徑”。這就要求公文處理人員必須具有嚴謹的工作態度，做任何一件事情都要高度負責，認真細緻、一絲不苟。
4、被動性大。
公文處理是一種典型的被動服務工作。一年要發多少文收多少文、什麼時候發什麼文收什麼文，事先無法估計，甚至上午不能預料下午的事，白天不知晚上有不有任務，而一旦任務下來，又須限時限刻完成。總之，臨時任務多，處理急件多，加班加點多，工作上自主安排的餘地很小，不能完全由自己來掌握工作節奏，調劑忙閒，一年到頭，有事無事都處於一種緊張狀態。這種特點，要求工作人員不僅要有很強的時間觀念，辦事利索、雷厲風行，努力從被動中爭取主動，而且要有一種“全天候”服務意識，每天上班不能侷限於8小時，工作日和休息日不能截然劃分，不管什麼時候，任務來了，家事就得拋在一邊，個人的休息、娛樂必須無條件捨棄。
5、默默無聞。
從總體上來講，祕書部門的各項工作都是服務性的，都具有默默無聞的特點，而公文處理，這個特點尤為突出。為什麼會這樣，主要有兩方面的原因。一是公文處理比較繁雜，頭緒多，工作很具體。比如發一個檔案，除了要經過起草、校核、籤批這些環節外，還要列印、校對、蓋章、裝檔案袋、打檔案包等等。這些工作很瑣碎很平凡，不引人注目。一年忙到頭，數不出幾件叫得響的事情;工作幹得再出色，也產生不了較大的社會反響。二是公文處理是一種“流水作業”，工序多，參與的人也多。一件公文從起草到發給受文單位，要過很多人的手，整個任務的完成融合了許多人的勞動，作為單個的參與者來說，他究竟完成了多大的工作量，在其中起了多大的作用，很難算得清，道得明。公文處理這種默默無聞的特點，決定了從事這項工作的同志絕大多數都當不了先進，更當不了名人。這就要求他們必須有一種不圖名不圖利、埋頭苦幹、甘當無名英雄的敬業精神。
拓展：高效處理公文的小訣竅
辦公室每天都會收到各類公文，數量大、情況多，如何高效率地處理，直接關係到辦公廳室能否發揮好參謀助手、運轉樞紐作用，牽涉到黨委、政府工作能否高效運轉。做好公文處理工作，應掌握好“穩、熟、問、準、快、巧”六字訣。
穩，即穩重不慌亂
作為各類公文的總入口和總出口，公文處理部門經常會遇到重要檔案、緊急檔案、領導交辦的檔案、部門上門找的檔案等須要同時處理的情況，想要將這些檔案有條不紊地處理好，一定要做到“穩”。頭腦保持清醒，理清頭緒，將紛繁複雜的檔案分出輕重緩急，適當處理。一般來說，重要且緊急的檔案應該先辦，然後是緊急但不太重要的檔案，接下來是重要的檔案，最後是一般常規性檔案。
熟，即熟練不生疏
對黨委、政府的工作規則、領導工作分工及閱文習慣、各部門的職能、公文受理範圍及辦理程式等都要了然於胸，這是正確處理公文的基礎。收到公文後，首先判斷是否在收文範圍內，對範圍之外的要及時與發文單位對接、退文。其次判斷需要不需要進入公文處理程式，對社會性的培訓邀請函之類，一般不得作為正式公文處理。再次判斷應該採取何種處理方式，有的來文只需領導知曉的，應該按閱件的程式處理；有的來文需要執行或定奪的，應該按辦件的程式處理。最後判斷檔案應該給誰看、給誰辦，怎麼給、怎麼轉，避免因為誤判而返工。
問，即詢問多請教
現在經濟社會快速發展，新生事物多、領導新的要求多，只有不斷加強學習，才能跟上形勢發展需要，為領導和群眾提供更好的服務。作為處室負責人，要向下屬多詢問了解情況，因為沒有調查就沒有發言權，只有全面掌握情況後，才能作出正確的決定。否則，誇誇其談地亂說一頓，既指導不了工作也損害了自身形象。作為工作人員，要向領導和其他同事多請教經驗做法。當然，我們還應當積極學習新知識，結合領導的新要求，對既有程式和做法進行大膽創新。
準，即準確無差錯
準確是對公文處理工作的質量要求，是公文處理工作的生命。一份會議通知，如果把時間、地點或其他要素搞錯了，會給工作造成很大被動，對本部門造成惡劣影響；一份密件，如果傳送範圍搞錯了，會造成政策傳達不到位甚至洩露國家祕密，給黨和國家造成損失；一份請示，如果沒有把好關或者把呈報領導搞錯了，會耽誤工作的推進甚至給領導之間造成誤會。
快，即迅速不拖拉
公文處理部門一般來說是辦公室公文入口的第一環和出口的最後一環，起著承上啟下的樞紐作用。作為第一環，如果處理慢了會直接影響後續環節的辦理，使平件變成“急件”；作為最後一環，如果拖拉，會造成公文擁堵，長時間出不去，甚至形成“中梗阻”。所以，作為領導身邊的工作人員，工作應該更加積極主動，杜絕懶、慢、拖的不良現象，牢固樹立“馬上就辦”的雷厲風行作風。
巧，即靈活不死板
公文處理工作是高度程式化甚至程式化的，具有紀律性和嚴肅性的特點，如果按照一人一個思路、一人一套標準去處理公文，就會導致政令不統一。當然，堅持原則性並不排斥靈活性。因為程式是死的，情況是活的，而人則是掌握程式和情況的統一體。所以要用好用足程式適應新情況，又不能以不變的程式來應對千變萬化的新情況。比如，有的領導工作特別忙，檔案就不能放在他的辦公室裡等他閱批，而應該主動掌握領導活動規律，抓住領導開會的間隙或下班後離開單位前的空閒時間找領導籤檔案。