文祕要有較強的公關能力，並從事資訊宣傳、文祕服務、日常辦公管理及公共關係等工作。那麼文祕應該如何準備座談會呢，一起來看看！
裝置環境要求：
會議室：會議桌為一圓桌，方便主持人和被訪者交流。圓桌上鋪有檯布，保持乾淨清潔。
監聽室：備有電視機/錄象機/錄音機/擴音裝置/雙面鏡
保證雜音少，圖象清晰。
座談會前期工作
按照座談會條件，聯絡聯絡員發條件。
嚴格按照甄別問卷進行甄別，對配額要進行嚴格控制。(同組會不出現互相認識的被訪者)
在會議開始前二天要記得聯絡筆錄員做會議記錄(包括現場和會後整理)。
購買座談會食品，如果開會時間正碰上吃飯時間，需準備一些麵包糕點給被訪者。
將已確認好的被訪者名單，輸入到座談會坐次表中，以便開會前半小時對被訪者入會名單進行篩選。
開會前檢查錄音/錄象裝置是否正常。
在開會前一天晚上要對被訪者進行第二次電話複核，詢問對開會地址、時間、路線是否清楚。
在座談會前二小時要佈置會場，如碰到座談會安排在早上開，那麼佈置會場，最好安排在前晚準備。
會議室：
臺卡、臺卡紙(事先測試大小)，數量為被訪者人數+1個主持人
食品(4種)避免一些聲音較響的'食品。
抽面紙(放在食品中間)
水彩筆(事先檢查是否能寫的出)，放在臺卡後
杯子(盛滿水)，放在臺卡的右側
桶裝水(新鮮水)，放在會議室內靠門口
白板筆(事先檢查是否寫的出)，準備2支(黑/藍)
黑板擦
垃圾桶
客戶室：監聽裝置應保證雜音少，圖象清晰。裝置包括電視機、錄象機、錄音機等。
食品(4種)
餐巾紙
杯子
白紙、筆(統一式樣)
大綱(按照客戶人數影印)
桶裝水(新鮮水)
飲料(聽裝、大瓶裝)
垃圾桶
座談會期間工作
接待被訪者，填寫被訪者登記表。
筆錄員要在會前準備好磁帶、錄影帶、記錄紙和筆，檢查監聽裝置。
對被訪者填寫的資料與甄別資料進行核對，並篩選最適合的、善於表達自己的被訪者入座開會，列印座位登記表，影印後交給監聽室內的客戶及筆錄員，檢查錄音、錄影是否運作正常。
領被訪者進入會議室，開始會議。
開會時，應隨時保持與主持人或客戶的聯絡，處理各種問題。(注意：在開會過程注意會場周圍人員不要大聲喧譁，在會場門口安排一名人員確保與客戶及時溝通，同時也避免與會議不相干人隨意進出會場)
座談會結束時，將禮金信封交主持人發放給被訪者，注意與被訪者合影，並將被訪者送至門口。
座談會後期工作
會議結束，將錄音帶交給筆錄員，應在第二天上午(即隔一天)遞交(mail)。交回的筆錄，督導要按照筆錄格式核對記錄和整理質量是否符合要求。
收齊錄音帶、錄影帶郵寄至我公司。錄音帶、錄象帶要貼上標籤(列印)。