在商務活動中，許多人為了追求效率而忽視合同製作的一些流程和與合同一些背景資料的收集整理。現實中更多的交易雙方僅僅只是簽署一份內容不是很完整的合同文字，對於與合同有關的一些重要資料不是很重視，而一旦在合同履行中出現糾紛或訴諸法院，因簽署合同時相應的資料不全而導致風險增加。在製作合同階段時雙方基於自己的需要和風險意識應該把哪些內容納入合同管理，從而構建一個完整的合同體系。一份完整的合同除了合同文字本身外，至少應該包括以下幾方面的內容：
一、有關交易雙方的身份資料
這些資料主要有自然人的身份證影印件或法人的營業執照影印件。在留存影印件時，還應查驗原件。現實中，許多人僅僅只是在簽約時相互審視對方的身份證明而不留影印件。而一旦發生糾紛，在向有關部門查詢、立案等環節，因沒有對方的詳細身份資料而顯得很被動。筆者曾經多次接觸過因交易雙方沒留存對方身份證影印件，而又沒有其它途徑取得對方身份證影印件的情況下，在法院遲遲不能立案。
二、簽約當事人的授權委託書
在涉及法人或其它組織之間的合同，對方提供的營業執照或組織機構程式碼證上都註明了法定代表人或負責人的姓名。這類合同的會籤，一般以對方營業執照或組織機構程式碼證上註明的法定代表人或負責人的姓名為簽約人。
但如果簽約人不是法定代表人時，為防止無權代理或超越代理權等情況而引發糾紛。一定要對方提供簽約人的授權委託書。授權委託書包括被授權人姓名、職務、身份證號碼等基本資訊，所授權的期限，許可權範圍等。在查驗授權委託書時，要審查對方授權委託書的合法性。
三、有關對方主體資格、資質的證件
有些工程類、政府管制的服務類，政府主管部門一般會授予相應的資質、經營許可證等。對實行資質管理或特殊許可的業務，若簽署合同時對方不具有相應從業資質或經營許可，由此簽訂的合同因違法國家法律法規規定一般歸於無效合同。同時，因對方無相應資質，對方在履約過程中，造成第三人的人身損害（多見於工程施工）時，一方還要承擔連帶責任。所以，一定要對方提供有關資質或經營許可的原件，並影印留存。
四、有關簽約的背景資料
有些合同在序文部分把簽約的背景做了介紹。但對於有些重大的合同，最好是把簽約的背景資料也作為合同的組成部分留存。 這些背景資料包括當事人以前簽訂的意向書、合同所涉及專案的介紹、有關的技術性背景、磋商過程的談判記錄等等。重視這些背景資料的留存，便於在履約發生糾紛時有利於法院認定哪些情形是否構成重大違約，同時這些背景資料對確定預期利益損失起到關鍵性的證明作用。
五、合同執行人的授權資料
實踐中，合同的履行經常是一方的部門負責人具體操作，有時履約的經手人甚至是一方的普通辦事員。而在履約過程中，有些貨物簽收、工程驗收會籤等記錄也不是能及時加蓋接受方或雙方的公章。而在發生糾紛時，一方對未加蓋公章的簽收單證予以否認，相應的增加履約和訴訟風險。為此，在合同起草階段，如果履約週期長、合同結算需要彙總雙方簽收單證等情況，應該指定合同全權或某一履約階段的執行人，如指定貨物接收人、驗收負責人、會籤代表、結算簽收人等。合同執行人的`指定可以在合同文本里單列條款說明，也可以附件形式補充。
六、有關標的的資料
這些資料主要有：
標的物的“身份證”。如出租人對出租物的所有權證明或有出租權的證明；涉及產權的所有權證等…
樣品的質量說明書。有些憑樣品買賣的合同，只是封存了樣品，而沒有樣品質量說明書，履約過程中對樣品質量不能達成一致而產生糾紛。
標的物的“準生證”。如產品檢驗、檢疫證明，產品許可證等。對於食品、化妝品、藥品、化學化工製品、動植物類等產品類似國家進行管制的，一定要對方提供產品的“準生證”。
標的物的質量說明書。出賣人應當按照約定的質量要求交付標的物。出賣人提供有關標的物質量說明的，交付的標的物應當符合該說明的質量要求。
在簽約實踐中，法律工作者或公司的合同管理人員，應該從本行業入手，瞭解和歸納哪些是對履約、違約損失計算、起訴等有非常重要的內容。並把這些內
容歸入簽約時的組成部分而要求對方提供。商務合同不僅涉及到法律層面的風險控制，同時涉及到合同所約定專案（如版權交易的具體型別、承攬加工的產品、連鎖經營的具體規模等）的實務分析。因此，忌諱合同起草時的生搬硬套，一份合同的起草需要考慮合同的談判背景、履行中各環節的風險點、各項技術標準、行業交易規則及風險避免、可能性後果的處理、中性條款的陷阱設計等等各種因素，唯有如此，方可有效將風險降到最低程度。