12月4日上午，市長、市21屆省運會籌委會主任XX同志主持召開了煙臺市21屆省運會籌委會辦公會議。市21屆省運會籌委會副主任、祕書長、副祕書長以及各工作部部長參加了會議。
會議首先聽取了籌委會祕書處副祕書長、市體育局局長XXX關於省運會籌備工作進展情況的彙報。會議認為，承辦山東省第21屆運動會，是全市人民的一件大事，是我市落實科學發展觀，實現經濟與社會統籌發展、人與自然和諧進步的.有效載體，對全市經濟和社會事業發展將起到重要的促進作用。會議要求，籌委會各工作部門要在籌備工作時間緊、任務重、要求高、責任大的情況下，進一步增強緊迫感和責任感，加大工作力度，落實工作措施，高質量、高水平地推進各項籌備工作，確保21屆省運會成功舉辦。
會議確定：
(一)明確籌委會主任、副主任工作職責分工。XX同志負責籌委會全面工作，張仁強和張廣波同志協助周齊同志負責籌委會日常工作。對15個大項籌備工作，實行籌委會副主任分工負責制，具體安排是：範慶梅同志負責開幕式、新聞宣傳、志願者服務等工作;張仁強同志負責辦賽、參賽、籌資、電力供應、醫療衛生、氣象服務等工作;王國群同志負責場館建設與管理、安全保衛、市容市貌和環境整治等工作;張廣波同志負責行政接待、車輛和通訊保障等工作。籌委會各副祕書長協助籌委會各副主任工作，具體安排是：陳業順同志協助範慶梅同志工作，宋文超同志協助張仁強同志工作。增加孫立海同志為籌委會副祕書長，協助王國群同志工作。段大偉同志負責籌委會祕書處日常工作。籌委會主任和各位副主任、祕書長和各位副祕書長要互相合作，密切配合，按照工作分工，共同做好各項籌備工作。
(二)根據市委辦、市政府辦檔案(煙辦字[2005]42號)要求，對15個大項的籌備工作，各有關部門和單位要按照工作分工，分別制定出詳細的實施方案，列出具體工作進度表，經籌委會各分管副主任、分管副祕書長稽核同意，於12月15日前報籌委會主任審定後，抓緊組織實施。
(三)籌委會祕書處下屬的11個工作部，要從各有關部門和單位抽調專人集中辦公，市體育局(籌委會辦公室)負責提供辦公場所。
(四)近期抓緊開展的幾項重點工作：一是開、閉幕式籌備。要儘快研究落實策劃方案，堅持傳統與現代相結合，突出省運會主題，體現煙臺特色，全面展示煙臺的魅力形象。二是比賽場館建設。游泳跳水館、煙臺大學多功能體育館的建設，要加快工程進度，保證工程質量，確保按期完工投入使用。開發區羽毛球訓練館也要儘快建成，保證比賽使用。市內其它比賽場館要儘快確定，按期完成修繕。三是籌資工作。按照“政府主導，市場運作，多渠道籌措”的原則，抓緊籌集資金，解決辦賽經費問題。
(五)市體育公園周邊環境建設，要整體規劃安排，與世貿中心、濱州醫學院、煙臺大學及南山集團有關專案建設統籌銜接、同步推進，形成整體景觀。逛蕩河的整治要一併儘快拿出具體方案，早做安排抓緊進行。
(六)市體育局要抓好我市各參賽運動隊的訓練工作，把任務及時下達到縣市區和有關單位，確保我市代表團在本屆運動會上取得優異成績。
(七)12月下旬以市21屆省運會籌委會名義，將我市籌備工作進展情況向省體育局作一次專門彙報，為明年1月省裡召開的省籌委會第一次會議做好準備。