一、行政文祕是做什麼的
行政文祕(或稱行政文員、行政助理)幾乎存在於每一家企業機構，大到機關、企事業單位，小到可能只有十餘人的私企，它是一個企事業單位不可或缺的組成部分。很多應屆畢業生剛開始從事的都是這類工作。行政文祕是一個看似簡單，實則很考驗人的工作，因為它的工作非常多元化，要求應聘者是個多面手，簡單的說，做這個工作要求人會 “三辦”(辦文、辦會、辦事) ，具體而言包括以下幾點：
· 公文處理
· 接待來訪
· 檔案管理
· 組織會議
· 上傳下達
有人說行政文祕是“打雜的”，可以這麼理解，因為他們要做的工作非常瑣碎。外面來個人，要去接待;公司招聘，要組織;人員請假，要統計;公司開會，得準備場地;月底了，還要負責發工資……
除了這些雜事之外，你可能還要列印影印、採買辦公用品、甚至打掃衛生，當然，比較重要的一點是行政文祕要有一定的寫作能力，因為公文、領導的演講稿等等都是行政文祕的分內之事。
能寫、能跑，能說、能做 ，也許是對行政文祕的最好概括。
二、行政文祕簡歷要展示什麼能力
在閱讀簡歷時，應聘行政文祕類工作招聘者主要關注以下幾種能力：
· 基本能力： 事務處理能力，溝通協調能力、整理分析能力，團隊合作能力等
· 專業能力： 掌握公務文書相關知識(寫作、傳達、歸檔等)，熟練使用office辦公軟體
· 專業學歷方面： 大多要求大專以上，部分需中文、文祕、行政、管理等相關專業
· 性格方面： 細緻認真、有親和力、踏實穩重
· 其他方面： 英語流利，形象氣質佳等
既然行政文祕人員是個多面手，小編認為應屆畢業生在製作相關簡歷的時候應該有所取捨。可以將重點放在相關經歷上，從事務處理、溝通交往、寫作幾個方面出發，打動招聘者。
參考這份標準的行政文祕簡歷模板 ，小編將具體分析一個普通應屆畢業生在應聘行政文祕工作時該怎樣分配各部分內容。
具體到簡歷，需要展示的內容主要包括以下幾個方面
· 行政文祕實習經歷
· 其他實習經歷
· 校園活動和社會實踐
· 學習背景和培訓經歷
· 其他資訊(語言技能、計算機技能、簡歷照、愛好特長等)
那麼，這些能力要怎麼在簡歷中體現呢?請看以下各要點的具體分析。
另參考文章：《淺議怎樣做好一名文祕工作人員》
三、相關實習經歷最受關注
實習中這些經歷特別看重：
· 處理日常事務
· 語言/翻譯
· 資料處理
· 寫report
具體到每一點，我們以標準簡歷模板為例分析。
如上，處理日常事務，體現在各個方面，行政文祕實習，無非是在做各種雜事，切忌一筆帶過，而是要多用動詞和名詞，把雜事的具體內容一點一點寫出來。
想讓招聘者瞭解你熟練掌握Office辦公軟體?相比在簡歷末尾這樣寫：
像小堂這樣寫招聘者可以更清晰地瞭解你的辦公軟體水平
同樣，想要證明你的語言/翻譯能力，簡歷中的具體事項可能更有說服力哦：
按照這個思路，我們可以先把需要展現的各種能力列一個簡單的清單，然後在每一項後面找出具體可以展示出該種能力的例子。
另參考文章：《怎麼寫好經歷》
四、寫好專業相關經歷，給“行政文祕”加分
行政文祕，是個對專業限制並不十分嚴格的工作，因此，不是所有想做行政文祕的人都會有行政文祕的相關實習經歷，非相關專業的應屆畢業生，怎樣才能讓自己的簡歷毫不示弱於相關專業學生呢?不同專業型別的學生應該怎樣寫自己的實習經歷呢?
小編在這裡主要分兩個方向來分析，寫好其他實習經歷，一樣可以為你的簡歷加分。
1. 經管/社科類學生的專業實習
專業為經管社科類的應屆畢業生，從事的實習主要為銀行、資料分析、媒體、銷售等工作，這一類實習可以突出應聘者的軟技能，不同型別的實習可以向我們展現應屆畢業生不同方面的軟實力，下面我們分類舉例敘述。
一個在媒體做過實習的人，處理日常事務的能力可能不強，此時，我們應該突出他的寫作能力和人際交往能力;一個做過資料分析的人，可能與人交往較少，此時，我們可以突出他的資料整理分析、操作計算機的能力;一個人做過銷售類實習，可能較少與文字打交道，但是我們可以突出他的溝通交往能力和事務處理能力。
如上，四份實習經歷，對於一個應屆畢業生來說，可算豐富了。但是，僅有豐富的實習還不夠，要通過不同的實習經歷展示各種軟實力。
上圖中實習經歷，都是日常事務性工作，在描述經歷的時候，應注意各種動詞的準確把握，每一個動詞都代表你做的事情，如“流轉、登記、監控、統計、宣傳、營銷、管理、編輯、校對”等等。這樣寫出來，招聘者能夠更清楚你在以往的實習中做過什麼事。
2. 理工科學生的專業實習
作為一名理工生，本科期間跟行政文祕工作相關的經歷可能不是很多，除了利用校園活動外，想要應聘專業相關公司的行政文祕，可以強調自己在專業實習中的突出表現，體現行業的專業背景，順便挖掘軟實力。
理工生應聘文祕時，一般考慮的都是相關專業企業的文祕工作，此時，可以適當展示自己對於該專業領域知識的瞭解，具體可用一些技術實習、專案經歷、參賽，甚至課程、成績等。
從小堂的經歷可以看出，他的實習都是針對本專業的，這樣在他應聘相關專業的行政文祕的時候可以顯示他的專業背景。
畫紅線的部分都是一些事物具體操作的事例，不要小看實習中瑣碎的雜事，這些都可以向招聘者展示你的日常事務處理能力。
五、校園活動和實踐經歷
之前我們說過，行政文祕工作是個對能力有諸多要求但卻比較辛苦的工作，對於實習經歷不是十分豐富的應屆畢業生來說，校園活動這一塊十分重要，因為各類校園活動中的那些“雜事”正和行政文祕工作相似。
在眾多校園活動和社會實踐經歷中經歷中，想要應聘行政文祕工作的應屆畢業生該展示哪些呢?小編為你總結如下：
首先是活動型別，大致分為以下五種：
1. 班團幹部： 這是能夠體現領導能力、溝通能力的經歷。
2. 學生助理： 工作都是一些行政事務類工作，加分點。
3. 社團活動： 所有的社團活動都不是毫無意義的，起碼展現了你的交往能力。
4. 大型活動： (辯論、演講、主持等)這些活動可以突出性格、口才等。
5. 社會實踐活動(志願者等等)： 社會實踐活動也是證明自己處事能力的一種手段。
各種能力可以通過不同經歷展示：
· 事務處理能力： 助管、助教、學生助理、班團幹部、社團組織者
· 公文寫作能力： 校園媒體執筆、參加徵文比賽、社團會議記錄者
· 溝通交往能力： 班團幹部、社團活動成員、志願者活動、家教
· 語言表達能力： 主持人、演講比賽、辯論隊
· 組織領導能力： 班團幹部、社團上層、活動組織者
· 人事工作能力： 社團招新工作、社團人員管理
以上簡歷中，小堂的實習經歷就幾乎涵蓋了上面我們提到的方方面面。
六、相關學習/培訓經歷
沒有相關工作經驗?對於應屆畢業生來講，大量工作經驗畢竟不太現實，但是，作為學生，通過各類學習培訓提高自己，讓招聘者瞭解到你具有相關知識的培訓，一定會給你的簡歷加分。在行政文祕簡歷中，可以寫出的培訓主要包括以下幾種：
· 公務文書培訓(寫作能力)
· 祕書培訓(各項專業能力)
· 行政工作培訓(專業能力)
· 人力資源培訓(管理能力)
· 會計培訓(財務能力)
· 商務禮儀培訓
· 計算機技術培訓
這種類似經歷，都可以為簡歷加分。
如果其他資訊較多，可以將培訓名稱直接寫出，如果其他經歷較少，則可以具體寫出實習內容，參考小堂的考證達人的行政文祕簡歷模板
這是一份典型的沒有實習經歷的模板，但是豐富的證書和培訓經歷，有效彌補了實習經歷的空白。
在簡歷前面，應將證書分類列出，最重要的祕書證書放在前面，然後是人力資源、會計等相關證書。技能證書可以單獨列出來。
培訓經歷書寫的詳略當根據含金量有所取捨。
這樣簡單的羅列，是對加分資訊的浪費，無法讓招聘者詳細瞭解你從培訓中學習到了什麼。
以小堂的簡歷為例，我們來看看正確的培訓經歷是怎麼寫的。
公務文書寫作和商務翻譯兩個培訓詳細寫出，掌握了各種公文的寫作方法，20篇商務文書的寫作，用數字讓簡歷閱讀者瞭解你有寫作、翻譯的經驗。
其他較為次要的培訓經歷，只需簡要寫出即可。
七、教育背景
1、院校專業
小編根據招聘資訊分析，行政文祕一般要求大專以上學歷，專業限制不多，以中文、文祕、行政、管理等專業畢業生為佳，若應聘者為上述專業，應將學歷背景放在簡歷前面。
如果不是以上專業，應根據招聘資訊分類考慮情況，比如一個化工專業的人去應聘化工公司，此時可以把學歷背景放在前面;如果應聘的公司和自己的'專業並不相關，則應考慮將專業背景放在比較靠後的位置。
另參考文章：《教育經歷在簡歷中的位置》
2、其他內容(主修課程、獎學金等)
對於各種經歷都不是特別豐富的應屆畢業生，如果成績優秀，除了學歷專業，還有一些其他的教育資訊可以寫入簡歷中，如，學習過與文祕工作相關課程的，比如公務文書寫作、商務禮儀課程等等。
另外，特高績點、各類獎學金、優秀畢業生等也是有一定加分作用的東西。
更多內容，參考文章：《教育背景的“加分項”》
如上，如果經歷不是很豐富，可以考慮將可能與文祕工作相關的課程寫在主修課程當中。像小堂這種外語和經濟類雙學位的學生，是很有優勢的，因為語言能力和財務能力都是行政文祕工作的加分項。另外，一些外語的學習、與文祕工作有關的課程(如公務文書寫作)，都可以寫在教育背景中，這樣招聘者可以瞭解到你在學習生涯中有意接觸行政文祕相關知識，為你加分。
獲獎越多越好，但是要學會用關鍵的幾個獎勵抓住招聘者的眼球，如圖，小堂拿到的獎學金都是全校1%的學生才能得到的，優秀畢業生這種很少人才能得到的獎勵寫出來也很有意義。
八、招聘方還需要看到的其他資訊
1、語言能力
一般來說，行政文祕要求講話流利明白，因此，普通話應該清晰標準。
另外，由於要跟人打交道，方言區工作的人，最好掌握當地方言，這部分可在簡歷語言相關部分寫出。比如：粵語日常交流無障礙。如果有一定的外語水平，可適當書寫。
翻譯工作、外語證書、掌握方言等都可以展示應聘者的語言能力。
2、計算機及辦公裝置使用能力
對於一名行政文祕人員， Office辦公軟體是其必須掌握的軟體，且應達到精通的程度，因為寫公文要用到word，整理檔案要用到excel、會議展示要用到PPT。除此之外，photoshop、會聲會影等影象視訊處理軟體也可以寫出來。
另外，對於辦公裝置(印表機、影印機、傳真、掃描器)都要熟練使用，具體可以寫到實習經歷中。
3、形象(簡歷照)
由於文祕大多要與人打交道，對外接待、出席會議等工作時更是直接代表公司的形象，因此對外貌有一定要求。文祕招聘資訊中，一般有關於形象的要求，但這種要求並不是所謂國色天香、玉樹臨風，而是端莊、整潔、大方。因此，一張簡歷照也成為行政文祕簡歷中不可或缺的部分。
關於簡歷照，小編建議大家參考文章：《好求職照應該是什麼樣子》
4、特長愛好
古話說“人無癖，不可與交”，經常要與人打交道的行政文祕，有一些特長愛好，除了可以增加和人交流的機會外，還能在一些關鍵的活動上派上用場。攝影這種百搭的寫上去很好，登山、游泳等運動類的很不錯，唱歌、跳舞等才藝類，也會給你的簡歷加分的。另外，如果你會駕駛的話，一定要寫在簡歷上，因為行政文祕工作有時需要駕駛。