一封推薦信除了信頭、發信日期、收信人姓名、稱呼、信尾謙稱、簽名、推薦人姓名、職務等必需部分之外，正文內容說明應包括下列各項：
被推薦者的簽名——為便於對方查詢，被推薦者的簽名僅寫“mrwang”或“misszhang”是不夠的'。用標準的漢語拼音或英文拼法都可以，但必須由被推薦者自己提供，且前後必須一致。
認識被推薦者的時間(howlonghaveyouknowhim/her)——何時開始認識，或認識了多久。
認識程度(howwelldoyouknowhim/her)——是偶爾見面還是關係密切，或僅教過一年還是擔任其導師。
與被推薦人的關係(relationship)——師生關係，上、下級領導關係等。
被推薦人的表現(performance)——學習上、生活上、課堂上和課外活動上的表現。
結論意見——願意推薦或不願意推薦，無保留或有所保留的推薦、普通推薦或極力推薦，必須明確，當然極力推薦為最好。以上六項是任何一封推薦信所必須包括的，缺其中任意一項則都會失去函件應有的功能或會大大降低推薦的效果。