1、閱讀招生簡章
在套磁前需要檢視學校的招生簡章，先確認自己是否有資格去申請這所學校。然後在看該院校的網站，看看所設立的專業有沒有適合自己的。
有的學生喜歡只要跟意向專業比較接近的`導師都去試著聯絡，但這樣其實是比較麻煩的。因為一個專業其中都有許多的方向，每個導師的方向可能都不一樣，所以有些導師會因為這些原因而拒絕學生。
2、確定專業
找到合適的專業後，在該專業的介紹頁面去尋找教授的聯絡方式，如Email、電話、通訊地址等。
3、開始準套磁
在套磁先要先寫好套磁信，內容需要有針對性、能引起教授注意。這種方法不僅適合些第一封套磁信，在教授不回覆的情況下也適合，但第二封信的內容不能與第一封一樣。另外文書不要複製模板，也不要寫太多硬體的分數。想要得到教授的許可，最起碼要把教授一些代表性的論文認真閱讀過。而且，第一封信不需要寫太長，寫出重點即可。
同時也可以讓自己的導師等人為自己寫推薦信，然後跟自己的第一封信一起傳送給對方。推薦信可以列印，但一定要有推薦人的簽字。
4、等教授回覆
日本的教授一般是兩三天才會回郵件，但教授是會經常檢視郵件的，所以如果一週都沒有等到回覆，最好加一封郵件，向教授確認是否收到了郵件。如果教授不回覆，可能是太忙，也有可能是對於學生的條件不感興趣。如果發了第二封郵件後還是沒有回覆，可以考慮其他的教授了。
當意向教授回信，說想多瞭解一些情況，就表示教授對自己是有興趣的。那麼就得針對教授的回覆裡所提出的問題去回答，儘量爭取到教授的內諾。另外在聯絡好教授後，有的學校需要教授會進行面試，或者是召開教授會議決定要不要錄取該學生。如果需要面試，最好提前準備一些與研究專案有關的問題及回答，這些問題很有可能會在面試的時候問。