檔案分享作為企業區域網中最常見的功能之一，使資訊釋出、資源交換變得極為方便，大大提高了企業辦公效率。關於共享檔案的管理問題也一直頗受關注。例如，如何記錄員工對共享檔案的訪問、操作情況(讀取、修改、刪除等)就是一個比較常見的問題，以下就來介紹兩種最簡單的方法。
方法一：通過作業系統自帶的功能
第一步：依次開啟控制面板、管理工具、計算機管理(本地)、系統工具，然後選擇共享資料夾。在這個視窗中，有一個“會話”選項。雙擊開啟這個選項，在右面的視窗中，就會顯示出哪些電腦在訪問你的計算機。但是，在這個視窗中，還只能夠看到有哪些電腦連線到你的電腦，還不知道到底他們在訪問哪些共享檔案。
第二步：依次選擇“系統工具”、共享資料夾、開啟檔案，此時，在視窗中就會顯示本機上的一些共享資源，被哪些電腦在訪問。同時，在這個視窗中還會顯示一些有用的資訊，如其打開了哪一個共享檔案;是什麼時候開始訪問的;已經閒置了多少時間。也就是所，只要其打開了某個共享資料夾，即使其沒有開啟共享檔案，也會在這裡顯示。
另外，有時候出於某些原因，可能需要禁止某些使用者訪問這個檔案。此時，我們就可以直接右鍵點選這個會話，然後從快捷選單中選擇關閉會話，我們就可以阻止這個使用者訪問這個共享檔案，而不會影響其他使用者的正常訪問。
這個功能，有時候非常有用。我們都知道，XP系統訪問連線有一個最高數的限制。有時候員工會反映不能訪問共享檔案。這有可能是連線數到了上限。此時，就可以通過這種方式查詢現在有多少使用者連線在我的'電腦上，然後就可以把一些不需要訪問的使用者斷開，讓需要訪問的使用者連線上去。
方法二：通過大勢至共享檔案審計系統
大勢至共享檔案審計系統是大勢至(北京)軟體工程有限公司，推出的一款專門監控伺服器共享檔案、記錄區域網使用者對共享檔案的各種操作的專業安全防護軟體。通過此係統可以詳細審計區域網電腦訪問伺服器共享檔案的行為，包括新建、拷貝、修改、刪除、剪下、重新命名等操作，從而便於對員工訪問共享檔案的行為進行全程的記錄和查證，便於網管員進行事後審計和調查取證。同時，通過對共享檔案進行保護設定，還可以防止區域網使用者有意或不小心刪除共享檔案的情況，從而有力地保護了單位伺服器共享檔案的安全，保護了單位商業機密和無形資產。
功能介紹：
1、記錄伺服器共享資料夾或共享檔案的訪問情況，包括讀取、拷貝、修改、刪除、重新命名、列印等情況，可以記錄訪問者採用的登入賬戶、IP地址、MAC地址、時間、訪問時長、具體操作情況等。
2、根據共享資料夾或共享檔案來查詢區域網電腦訪問共享檔案的具體操作情況。
3、根據IP或MAC地址來查詢區域網主機對那些共享檔案做了那些具體操作。
4、根據訪問許可權來顯示對應的共享檔案，沒有訪問許可權的共享檔案將予以隱藏。
5、對重要共享檔案進行實時備份功能，可以在一定條件下進行實時還原。
6、對重要共享檔案進行防刪除操作，一旦蓄意或誤操作刪除共享檔案可以恢復。
7、通過賬戶、IP和MAC地址三重繫結來限定客戶端的電腦訪問共享檔案情況，一旦不符合繫結規則，禁止其訪問共享檔案。
8、限制外來電腦或未經授權的電腦訪問共享檔案，也即必須加入到許可訪問共享檔案的白名單電腦才可以訪問共享檔案。
9、支援在公司外部或外地訪問單位區域網共享檔案伺服器並提供監控功能。
10、訪問共享檔案的日誌情況可以匯出為其他格式，如word、excel等，便於第三方審計。
相比第一種方法來說，大勢至共享檔案審計系統是專業的共享檔案管理軟體，更適用於大中型企業區域網環境。如果在管理共享檔案的時候也遇到同樣的問題可以試試這個軟體