祕書是一個古老的職業和工作門類,當人類擺脫了原始狀態而逐步走向文明的時候,人類的言談舉止也從日常的行為準則逐漸演變成了現代的禮儀規範 。作為祕書人員,他身上所展現的禮儀規範,更能體現祕書人員自身的文化素養、精神風貌、工作態度、文明道德。一位祕書,如果學習禮儀、講究禮儀、應用禮儀,才能給人們留下深刻的印象,圓滿地做好工作,從而樹立良好的個人和企業集體的形象。
祕書禮儀是祕書人員在履行公務,進行社會交往的過程中應該遵守的禮儀規範或準則,它是祕書修養的一項重要內容,也是祕書應具備的基本素質。禮儀作為一種規範、程式,一方面對祕書人際關係模式起著規範、約束和及時調整的作用,另一方面往往又可通過某些禮儀形式、禮儀活動完成化解矛盾,建立新關係模式的任務。祕書人員一個動人的微笑,一句暖心的話語,都有可能對對方產生重要的心理影響,有利於建立良好的人際關係,促進相互問的交流與合作,從而提高祕書工作績效。所以祕書人員在實施禮儀時應該分別從儀表、談吐、體態、禮節等方面進行具體規範和要求。
1 祕書的儀表
祕書的儀表是一種無聲的語言,它反映了祕書人員的修養、性格等內在特徵,會在交往初始階段給人以美好的印象。
祕書的儀表主要包括在祕書服飾和祕書美容兩方面。祕的服飾的要求要整潔大方、整體和諧、展示個性。而祕書的美容是指在儀表的整理方面,直注意髮型的要求與選擇、麗容的清沽與護理、保持口腔清潔保持於的清潔、服裝鞋殊的漿沽等;還要在臉部化妝禮儀方面,應注意不同場合的化妝,注意小在公眾場合化妝,不在異性面前化妝上班時不宜使用濃重型化妝品。
2 祕書的談吐
談吐是人們在一定的語境中運用口頭語言的交際活動,它應符合語言交際的禮儀規範,給人以美的感受。祕書的談吐就是祕書通過尊重、友善、得體的資訊傳遞,使交往雙方取得理解、協調和適應,以有效實現祕書活動的目標。
祕書的談吐首先應以“曉之以禮,動之以情.適合語境,運用得體,機動靈活,注重實效”為基本原則。其次是祕書的禮貌用語,根據表達的語意不同,祕書人員要用好各種問候語、稱謂語、請託語、致謝語、祝賀語和告別語等。最後是祕書的交談語,交談語是祕書社交中的主要言語形式,是傳遞資訊、溝通情感、取得良好交際效果的關鍵環節。祕書與人交談時應做到:注意傾聽;親切自然;語調平和;互相交流;談話禁忌。
3 祕書的體態
體態是在人際交往中各種身體姿勢的總稱。祕書的體態是祕書在交往活動中的一種非語言形式,具有表露、替代和輔佐功能。
祕書的站姿。其基本要求是挺直、均衡、靈活。祕書人員在正式場合一定要避免不良的站姿,具備挺直如鬆的氣度。
祕書的坐姿。祕書人員要有良好的坐姿.達到“坐如鐘”的`要求。
祕書的走姿。正確的走姿是:輕而穩,胸要挺,頭抬起,兩眼平視,步度和步位合乎標準。
祕書的手勢。手勢是一種動態的無聲體態語言,能夠傳達豐富的感情,如招手致意、揮手告別、握手問好、擺手拒絕、拍手稱讚、拱手答謝等。
祕書的目光。祕書與人交往要目光平和親切,目光虛化;在交往中要注意凝視、斜視、膘視、瞥視等不同方式的運用;在交往中要注意目光注視的時問與部位。
避免不雅的儀態。祕書在公共場合,不要當眾搔癢;要防止發自體內的各種聲響;交談中應避免不雅動作。
4 祕書常用禮節
人與人相互溝通,建立關係是從介紹開始的。因而,介紹禮節是一種最基本的交往禮節。