信函和傳真的格式
收到一封信，收信人首先注意到的是信的格式。美觀整潔的書信格式會給收信人留下深刻的印象。
標準的商業書信由以下三個部分組成： 1、信頭 2、信文 3、信尾
一、信 頭
在信和傳真中，信頭所佔頁面一般不超過三分之一。
發信人地址
一般來說，商業書信的首頁都使用印有公司抬頭的信箋，抬頭上標明公司名稱、地址、電話和傳真號碼。傳真也一樣，信箋上印有抬頭，並採用固定的信頭格式。 傳真發信人的地址位於傳真紙頁首固定的信頭格式內。
發信日期
日期的書寫有以下兩種模式：“12 June 1998”[日-月-年]或“June 12, 1998”[月-日-年] 日期不能縮寫，序數詞不能使用縮寫形式，月份也不能縮寫。
收信人地址
收信人地址包括收信的全名和職銜，以及公司的`全稱和地址。禮貌性的稱呼要使用得當。 傳真中收信人地址一般打在信頭格式相應的空格內。
指定收信人姓名
在商業書信和傳真中，指定收信人姓名這一欄現已不常用。收信人地址的首行已經寫明收信人姓名，因而不一定需要專門指定收信人姓名這一欄。 如果要使用指定收信人姓名這一欄，就要從頁面左邊空白處寫起，在收信人地址下面空兩行。
稱 呼
商業信件和傳真常用以下方式開頭：
1、Dear Mr/Mrs/Miss/Ms Wang(表示寫信人知道收信人的姓名和性別);
2、Dear Sir或Dear Madam(表示寫給一位有具體職銜的人，如Sales Manager,Chief Accountant等，而且寫信人知道對方的性別);
3、Dear Sir or Madam(表示寫給一位有具體職銜而寫信人又不知其性別的人);
4、Dear Sirs (表示寫給一家公司，沒有明確的收信人)。
稱呼中的第一個單詞和其他所有名詞的第一個字母均須大寫。
事 由
寫明事由可以使收信人對信件或傳真的內容一目瞭然。
二、信 文
全齊頭式(full-blocked)書信，每個段落都從左邊空白處開始寫起，右邊空白處必須儘量對齊，不能把單詞斷開。
在齊頭式書信或傳真中，信文也是從左邊空白處開始寫起，在事由下面空一行。
三、信 尾
傳真的信尾一般都很簡短(通常只有結尾敬辭和署名)，而書信的信尾內容則相對較長。
結尾敬辭
一般來說，書信和傳真結尾敬辭都使用“Yours sincerely”或“Yours faithfully”。稱呼為“Dear Mr/Mrs/Miss/Ms…”時結尾用“Yours sincerely”。稱呼為“ Dear Sir/Sir or Madam/Sirs”時結尾則用“Yours faithfully”。
信末簽名
寫信人既可代表本人簽名，也可代表公司簽名。如：
Yours faithfully
For precision Airconditioning Co (Pte) Ltd
Yvonne Chong
Ms Yvonne Chong
Regional Sales Manager (Singapore)
信末簽名位於左邊空白處。在結尾敬辭或公司名稱下面留出三行簽名的位置，然後再打上寫信的姓名、職銜及/或部門。
口述者/打字員姓名縮寫
下面表中是信函或傳真的口述者和打字員的姓名縮寫。
口述員 打字員 姓名縮寫
- Sim Loo Lee sll
Cheng Fook Jam Chan Chuen Fye CFJ/ccf
Chew Yit Lin Chin Kein Hoong Chew Yit Lin/ckh
Grahame T Bilbow Foo Tuan Seik GTBilbow:fts
Goh Bee Hua Han Swee Lean GBH:HSL
附 件
如果信件或傳真還附有其他檔案，就必須在文中註明。附件說明通常位於口述者/打字
員姓名縮寫之後。可以採用以下幾種方法：
·Estimate enclosed
·2 Enc./Enclosuree
·Enclosure
·Enclosures:
1. 2000 Price list
2. Catalogue
抄 送
如果除主要收信人之外，信件或傳真還需抄送第三者時，通常用“cc”表示，“cc”即“carbon