在社會發展不斷提速的今天，我們每個人都可能會接觸到制度，制度泛指以規則或運作模式，規範個體行動的一種社會結構。我們該怎麼擬定製度呢？以下是小編整理的物業企業檔案管理制度範本，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
物業企業檔案管理制度1
一、制度內容
為做到客戶服務部與客戶的良好溝通，掌握客戶的人員構成、公司性質、物業費交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶資訊系統，而客戶檔案可以協助客戶服務部以最便捷的方式提供以上資訊。因此，為充分利用客戶資訊並管理好這些資訊，特建立此制度
二、管理目標
客戶檔案資料全面、準確、有效。
三、適用範圍
客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。
一般客戶檔案包括以下的資料：
1、收集客戶單位資料
2、客戶繳費記錄包括各樣應付之押金
3、客戶裝修工程檔案
4、客戶遷入時填具之資料
5、客戶資料補充
6、客戶聯絡資料
7、緊急事故聯絡人的資料
8、客戶與管理處往來檔案
9、客戶違規事項與欠費記錄
10、客戶維修記錄
11、客戶投訴記錄
12、客戶單位有關的工程檔案(與二次裝修工程有關資料)與工作程式
四、注意事項
1、及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報，傳送檔案應及時、準確，認真地登記並製作各種表格。
2、協調與客戶之間的關係，加強橫向溝通;
3、做好與客戶有關各類檔案的檔案工作，並定期整理，以備隨時查詢及跟進;
4、接聽客戶投訴，解決客戶投訴;
5、接聽客戶工程報修電話，及時聯絡修復。
物業企業檔案管理制度2
1、公司各物業專案的檔案資料規定由物業管理公司主管(包括代理主管)負責監督保管，由文員專職檔案存檔、註記工作。
2、有關物業管理公司驗收檔案、圖則、業主及住戶資料、管理制度、合約及附件裝置設施及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，檔案櫃要求上鎖，未經主管許可，他人不得動用。
3、物業管理公司檔案資料必須按公司規定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類檔案編目錄索引，檔案類檔案有存檔檔案清單及編號目錄。
4、物業管理公司檔案目錄及存檔檔案清單每季度上報公司備案。
5、物業管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續、經確認後方可離任。
6、物業管理公司檔案日常需經常使用部分應影印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
7、因工作需要借閱、影印專管部分檔案資料的，需經主管書面確認，如有違反的作洩密處理。
8、公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實情況，對不符要求的保管責任人將作適當處分。
9、物業管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、洩密的，對物業管理公司有重大影響及損害物業管理公司公司利益的，公司將視情節輕重追究當事人責任，並保留追究其法律責任的權利。
物業企業檔案管理制度3
1、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業主檔案的資訊收集、管理及整理工作;
2、專管人員須將業主的檔案資料分戶建立、逐一儲存，建立統一目錄，同時建立電子檔備份。各類資訊詳細排列，以便查閱;
3、客戶資訊檔案的.內容包括：業主收樓及驗收檔案、裝修檔案、日常維修檔案、繳費檔案、回訪處理檔案及投訴建議等其他檔案;
4、專管人員須認真填寫各項記錄表，紙文件與電子文件同時進行。及時跟進業主檔案的變更，保證資訊的準確性;
5、業主檔案資訊應嚴格管理，注意保密。嚴禁非相關人員查閱，以保護業主的隱私，維護公司良好形象;
6、為確保文件安全，檔案櫃要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作;
7、業主檔案永久儲存，及時與業主溝通，及時變更業主資訊，保證其準確性。
物業企業檔案管理制度4
加強檔案資料管理，有助於儲存住宅小區(大廈)的歷史資料，維護管理的連續性和規範化，便於房屋及設施裝置的檢查、維護、更新和與業主的溝通、聯絡。
(一)管理內容：
1、工程檔案：從接管開始的所有工程技術、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設施裝置資料等;
2、業主檔案：所有業主購、租房合同(影印件)，業主基本情況登記表、裝修申請表等;
3、財務檔案：逐年形成的財務收支報表、物業維修基金使用報表等;
4、檔案檔案：有關物業管理法規政策、公司檔案等;
5、管理資料：綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄，車輛管理記錄、監控記錄、榮譽資料等。
(二)管理措施：
1、制定檔案制度，並嚴格執行;
2、專人管理(由負責內勤的管理員擔任)，專室專櫃，編目造冊，存放有序並且尊重業主隱私，保守祕密;
3、科學管理，確保檔案資料完整、齊全，確保檔案完好率達100%;
4、逐步實現智慧化管理，計時可靠的掌握相關資訊，提高管理水平。