跟單員需要在預定的交貨期開始前數天提醒供應商，一方面給供應商適當的壓力;另一方面可及時掌握供應商能否按期交貨或能否交夠所需數量等情況的第一手資料，從而儘快採取相應措施。催單的目的是使供應商在必要的時候送達所採購的原材料(零部件)，以使企業的經營成本降低。
(一)催單的方法
催單的方法主要有按採購單跟催和定期跟催兩種。
1.按採購單跟催
按採購單預定的進料日期提前一定時間進行跟催。通常採用以下方法：
(1)聯單法。將採購單按日期順序排列好，提前一定時間進行跟催。
(2)統計法。將採購單統計成報表，提前一定時間進行跟催。
(3)跟催箱法。製作一個30個格子的跟催箱，將採購單依照日期順序放入跟催箱中，每天跟催相應採購單。以上方法的目的是保證跟單員不因工作繁忙而遺漏重要事項。
(4)計算機提醒法。利用微軟Outlook系統中的日曆安排計劃功能，將每月需要辦理的催單事項，輸入日曆，每天上班開機，開啟OuTL00K系統，它會自動提醒跟單員當天需要辦理的事項。
2.定期跟催
於每週固定時間，將要跟催的採購單整理好，列印成報表定期統一跟催。
(二)催單的規劃
1.一般監控
倘若採購的原材料為一般性、非重要性的商品，則僅作一般的監控即可，通常僅需注意是否能按規定的期限收到檢驗報表，有時可用電話查詢實際進度。
2.預定進度管理時間
對於較重大的業務，跟單員可在採購單或採購合同中明確規定，供應商應編制預定程序表。
3.生產企業實地考察
對於重要原材料(零部件)的採購，除要求供應商按期遞送進度表外，跟單員還可以實地前往供應商生產企業進行實地考察。此項考察，應在採購單內明確約定，必要時可派專人駐廠監督。
(三)催單的`工作要點
跟單員要進行有效的催單，必須要做好交貨管理的事前規劃、事中執行與事後考核。具體如下：
1.事前規劃。具體包括：(1)確定交貨日期及數量;(2)瞭解供應商生產裝置利用率;(3)供應商提供生產計劃表或交貨日程表;(4)提高供應商的原材料及生產管理;(5)準備替代來源。
2.事中執行。具體包括：(1)瞭解供應商備料情況;(2)企業提供必要的材料、模具或技術支援;(3)瞭解供應商的生產效率;(4)加強交貨前的催單工作;(5)交貨期及數量變更的通知;(6)企業儘量減少規格變更。
3.事後考核。具體包括：(1)對交貨遲延的原因進行分析並做好對策措施準備;(2)分析是否需要更換供應商;(3)執行對供應商的獎懲辦法;(4)完成採購單後對餘料、模具、圖紙等收回及處理。