檔案館的功能就是指檔案館面向社會面向公眾所具有的檔案服務功能。發揮檔案館社會功能創造社會效益是檔案館的生命力之所在。從檔案館工作的現狀來看其社會功能的發揮是不能令人滿意的。主要表現在以下兩個方面?
1、利用率低、利用範圍狹窄
據筆者所知目前大多數檔案館的年利用人次、卷次是不盡如人意的與國外檔案館的利用率無法相提並論?從檔案的利用範圍來看更多的是為領導機關服務為社會公眾提供檔案服務的比例很小。
2、社會對檔案館的認知程度差
人們對檔案館的性質、地位及其工作職能幾乎1無所知。那麼究竟是什麼原因了人們對檔案館的認知程度阻礙了檔案館社會功能的實現呢?筆者認為有以下幾點?
1、檔案館宣傳工作沒有到位
近幾年檔案部門在社會上開展了多層次的宣傳活動。但這些宣傳活動1般是針對檔案法規及檔案工作自身而展開的對檔案館的宣傳卻未能做到同步進行。另外我國的檔案工作者歷來崇尚“默默無聞”檔案館工作人員更是如此只滿足於踏踏實實地做好本職工作頭腦中缺乏對自己所從事的工作及取得的勞動成果加以宣傳的意識從而影響到社會對檔案館的認知程度。
2、館藏匱乏
面向公眾為社會提供檔案服務必須有豐富的館藏作為後盾。從目前來看檔案館?尤其是區縣級檔案館?館藏匱乏是影響其社會功能發揮的重要因素。從館藏結構上看雖稱得上“門類齊全”但通常只被領導機關利用的文書檔案佔大多數檔案、聲像檔案等卻很少。從檔案上看真正具有查考價值的檔案實在不多可為社會公眾所用的檔案就更少了。
3、服務水平不高
檔案館功能的實現主要體現在檔案服務上。服務質量的高低必然會影響到檔案館社會功能的發揮。目前大多數檔案館的服務水平尚有待提高。主要表現在?
?1? 利用方式單1
對於許多檔案館來說坐等利用者上門採取被動服務是主要的服務方式。而結合本區域內的中心工作提供主動服務?針對館藏檔案內容開展方便、快捷的檔案諮詢等行之有效的利用方式仍然是“寫在紙上掛在嘴上”沒有真正付諸實施。
?2? 利用效率不高
這裡所說的利用效率不是針對檔案館工作人員而言的查全率、查準率而是指利用者進出檔案館大門的麻煩、手工檢索的繁瑣、服務設施的不完善、閱覽環境雜亂等1系列導致了檔案利用效率的降低令有些利用者望而卻步。
?3? 編研工作缺乏成效
檔案館編研工作起步較晚。截止目前雖有1定數量的編研產品但大部分為應付升級達標匆匆而就質量不高實用性不強利用範圍狹窄利用效果不顯著。因此編研工作沒有發揮其應有的作用。
上述問題都在不同程度上妨礙了檔案館社會功能的實現。要改變現有狀況充分發揮檔案館社會功能筆者認為應在以下幾方面下功夫?
1、採取靈活多樣的方式開展檔案館宣傳工作
?1? 組織宣傳活動
近幾年檔案工作開展得有聲有色面向公眾而進行的形式不1的宣傳活動此起彼伏。各級檔案館應抓住每1個機會向社會展示自己。可通過懸掛條幅、印發圖片、回答公眾諮詢、贈送紀念品以至舉辦宣傳週、宣傳月等方式強化公眾對檔案館的認識。
電臺、電視臺、報紙等新聞媒體是宣傳檔案館的最佳場所是溝通檔案館與公眾的1座橋樑。檔案館與新聞工作者團結協作採取“廣而告之”的方式向公眾宣傳檔案館及檔案館工作成果介紹館藏檔案勢必會收到良好的效果。
?3? 創辦刊物加強宣傳
檔案館可創辦刊物在自己的宣傳媒介上設立園地公佈館藏檔案目錄及館藏檔案史料?登載檔案內容簡介、介紹檔案館知識並在1定範圍內發行以達到宣傳檔案館的目的。
?4? 設立宣傳欄
檔案館在自家門前或選擇適宜場地長期設立宣傳欄將檔案館工作、館藏檔案內容定期介紹給公眾也是1種行之有效的辦法可大大加深社會公眾對檔案館的認知程度。
除上述幾種外檔案館還可根據的傳統習俗在各類節日期間印製明信片、賀年片、日曆卡等免費向社會公眾散發儘可能地宣傳檔案館工作。
筆者認為開展多種多樣的宣傳應遵循長期性的原則那種“轟轟烈烈1天默默無聞1年”的做法是收不到多少成效的。
2、做好檔案館各項業務工作充分發揮檔案館社會功能
檔案館為社會提供服務使檔案價值得以實現從而發揮其社會功能要通過各項業務工作的良好運轉才能得以實現。因此做好館內各項業務工作是使檔案館社會功能得以發揮的前提。
?1? 豐富館藏、創造條件
沒有豐富的館藏“實現檔案館社會功能”就成為1句空談。豐富館藏任重而道遠因而也1直是檔案館工作者乃至專家、學者關注的焦點。筆者認為在豐富館藏工作中應著重注意以下2點?
１?豐富館藏應注重質量
多少年來由於國情的限制、認識的不足以及有關法規的不完善“豐富館藏”被片面地理解為只是館藏數量的增加。量的多少成為檔案館是否壯大的標誌，甚至被作為檔案館增編進人的條件從而導致了館藏量的大幅度增加大部分無價值的檔案被冠以“永久”、“長期”之美名多年藏於庫內留之無用棄之可惜既無助於檔案價值的發揮也給檔案鑑定工作造成了很大的困難。因此豐富館藏必須克服重量不重質的缺陷在修改、完善有關規定的基礎上將確實具有儲存價值的檔案收集進館。
２?做好檔案徵集工作
徵集是檔案收集工作的主要方式也是豐富館藏的重要途徑。從實踐上看徵集工作不像接收工作那樣受進館年限的限制在時間的掌握上具有靈活性。另外徵集工作範圍較廣不只是面對領導機關還要面向社會。所以通過徵集方式進館的檔案從價值上來說更具有社會性這就為檔案館發揮社會功能奠定了基礎。
開展徵集工作是很艱難的它要求徵集人員必須具有強烈的責任心和極大的工作熱情?要有正確判定被徵集檔案價值的能力要及時收集有關資訊確定徵集目標?要掌握1定的心知識正確處理與被徵集者的關係還要將徵集工作作為1項經常性、長期性、連續性的工作只有這樣才能保證徵集工作的有效開展。
?2? 做好檔案開放工作
檔案開放就是在無損國家和個人利益的前
題下將檔案向社會公眾開放以最大限度地發揮檔案的價值。所以做好開放工作是保證檔案館社會功能得以實現的1個主要方面。開放檔案時應嚴格依照檔案法及有關法規認真篩選、審慎鑑定符合開放條件的檔案必須向社會開放另外應做好開放檔案的宣傳工作通過釋出公告等方式向社會公眾公佈開放檔案目錄介紹開放檔案內容以便社會公眾知曉為開放檔案之利用創造條件。
?3? 提高編研工作水平
編研工作是檔案利用工作的較高形式是開發館藏檔案資訊資源的重要手段其水平的高低直接到檔案館社會功能的發揮。從目前實際工作來看檔案館（尤其是區縣級檔案館?編研工作水平有待提高。筆者認為應做到以下兩點?
１?加強編研力量
編研工作開展起來週期長見效慢因此在1些檔案館未得到領導的高度重視。無論在機構的設定上、人員的配備上還是職能的安排上都存在著在1定程度上給編研工作的開發增加了難度。只有加強編研力量增加人、財、物的投入為編研工作開展創造良好的外部條件才能保證編研工作的正常開展不斷提高編研工作的水平。
２?提高編研產品質量
撰寫出具有較高使用價值實用性較強易於傳播的編研成品才能說明編研工作在檔案館社會功能的實現中發揮了應有的作用。提高編研產品的.質量要求編研人員必須堅持實用性的原則。這1原則應貫穿編研工作的整個過程。
?4? 運用機參與檔案館的管理與利用工作
電子計算機的高效、準確有助於實現檔案館的社會功能。從目前來看應努力做到以下兩點?
１?實現電子計算機檢索提高工作效率
現在1部分檔案館雖然配備了電子計算機錄入了不少檔案資訊並編制了各種專題目錄但並沒有真正實現電子計算機檢索。1方面是由於適用的管理軟體尚未出臺?另1方面有些檔案館把電子計算機的看作是實現化管理的“花架子”尚未認識到實現計算機檢索的迫切性。因而檔案館工作效率不高影響了其社會功能的實現。檔案館工作人員要提高認識並與科研部門積極合作儘快實現電子計算機檢索。
２?建立資訊聯網實現檔案資訊資源共享
檔案作為1種資訊若要充分發揮其作用必須進入資訊高速公路進入社會的大資訊這是實現檔案館社會功能的最佳手段。筆者認為目前應做到兩點第1檔案系統內儘快實現3級聯網。即市館、區縣館、檔案室3級聯網使檔案資訊在較為廣泛的範圍內得以交流為檔案價值的實現創造條件。第2儘快加入公共資訊網使檔案資訊的利用具有更加廣泛的社會性最大限度地發揮檔案館的社會功能。
?5? 舉辦展覽建立青少年愛國主義基地
近幾年檔案館社會教育功能越來越受到重視舉辦展覽建立愛國主義教育基地是發揮這1功能的主要方式。筆者認為舉辦展覽應抓住時機配合國家大事或本區域的中心工作而開展同時應因地制宜不必拘泥於形式那種非要辦出規模的想法是不切實際的。
3、進1步提高檔案館工作人員的素質
檔案館工作人員是否具備較高的素質在發揮檔案館社會功能中起著決定性的作用。提高素質應做到以下兩點?
?1? 鑽研業務提高工作水平
檔案館工作人員作為國家財富的儲存者、守護者、檔案館的主人應本著對負責的態度認真鑽研業務開展深層次的工作發揮檔案的價值為實現檔案館的社會功能盡到自己的責任。
?2? 塑造新時期檔案館工作者的新形象
現在的檔案館工作人員已不是過去的“看攤者”、“守門人”了。新的要求檔案館工作者必須投身於社會把自己的知識、才學奉獻給社會同時將新的形象展示給社會。筆者認為檔案館工作者的新形象應是知識領域工作者所具有的較高的修養、情操以及檔案服務部門所特有的良好的風範與氣質。理想形象的塑造不是1朝1夕的事情檔案館工作者應不斷增加自身的學識提高自身的修養陶冶自身的情操以自己的博學以及良好的職業道德贏得社會公眾的敬重從而提高檔案館的社會地位更好地實現檔案館的社會功能。