文件一體化趨勢與檔案中心

本文以檔案生命週期理論為線索對文件一體化和檔案中心進行分析指出了在我國進行文件一體化改革和建立檔案中心具有必要性、可行性。同時用檔案生命週期理論對二者進行比較進而指出檔案中心是文件一體化之下當檔案運動到暫時儲存階段時研究其保管方式、存放地址時的一種有益補充它不能也決不是實現文件一體化的一種具體模式、方法。文件一體化是必由之路檔案中心應在文件一體化的思路指導下建設。　　一、文件一體化與檔案中心的理論依據及其必要性　　所謂文件一體化就是將目前檔案工作現實中各機關相對分散獨立的檔案管理和檔案管理統一成一個有機整體進行管理而檔案中心是介於檔案產生形成機關和檔案館之間的一種過渡性檔案保管機構國內學者一致認為它們的理論依據是檔案生命週期理論。　　檔案生命週期理論告訴我們檔案從其產生形成到最終銷燬或作為檔案永久儲存是一個完整的生命過程這一過程可分為若干階段由於各階段有其不同的價值、作用和特點各階段檔案存在著與之相對應的保管地點和存放方式。國內外學者對週期理論階段劃分不一各執一詞。筆者認為比較適合我國國情和比較合理的是國內學者陳兆??的四階段劃分法將檔案的生命運動過程劃分為製作階段、現實使用階段、暫時儲存階段和永久儲存階段。　　檔案生命週期理論強調檔案從始至終都是一個完整的、動態的、連續的生命運動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設定將檔案的第一、二階段作為檔案將第三、四階段作為檔案並採取非統一的標準和方法進行管理使檔案運動的不同階段相對獨立因此造成文件分離的不正常現象。要解決這一實際工作的難題必須實現文件一體化將檔案和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合檔案運動的特點的這兩個階段的檔案都處於現行和半現行階段都具有不穩定性、中間性和過渡性的特點都主要是為產生檔案的機關、為發揮其原始價值服務的。從本質上四個階段都是檔案只是其價值、特點、存放地址不同因此文件一體化在現實中主要是對二、三階段檔案的一體化管理。　　依據檔案生命週期理論檔案運動的不同階段需要不同的管理方式、保管場所其中暫時儲存階段檔案尤為特殊這一階段的檔案要經受時間的考驗有的可能沒有價值可以銷燬有的一段時間內有價值然後再銷燬有的具有永久儲存價值將來還需要進館儲存因此需要一個過渡性的中間機構來專門對其進行整理、保管和利用。於是檔案中心這一機構便應運而生了。國內外學者對檔案中心的實踐範圍各說不一但其管理的物件、內容是一致的。　　文件一體化和建立檔案中心具有理論依據在理論上是成立的在實踐中是否切實可行是否確有必要呢?回答是肯定的。　　文件分離帶來大量的弊端造成大量失控的具有重要價值的賬外檔案檔案部門由此館藏質量降低進而導致不能很好的發揮參考服務作用導致檔案部門資訊服務功能降低也導致了檔案部門地位的降低。　　隨著我國高新技術的發展檔案檔案的計算機管理提上了議事日程。檔案檔案的計算機管理克服了以往工作環節、工作程式的重複雷同將檔案和檔案作為統一的系統工程加強檔案管理的超前控制保證了檔案的質量從而充分發揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入檔案的生命週期從資訊源頭做起的思想在世界範圍內受到一致歡迎這種思想主要來源於為解決文件分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現實文件分離的根本辦法。　　最早產生於美國並在國外許多國家廣泛流行的檔案中心是否適合我國國情、能否在我國建立和推廣至今在學術界仍未取得完全一致的認識。我國檔案工作在集中統一管理原則指導下在全國範圍建立了各級各類檔案室、檔案館和檔案事業管理機構構成一個嚴密完整的組織體系檔案也經歷著從現行檔案階段到機關檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運動過程也存在著類似檔案中心的管理中間性過渡性半現行檔案的機關檔案室。然而筆者認為這並不排斥檔案中心在我國建立推廣只要注意檔案中心的適用範圍後文將詳述它可以成為我國檔案管理機構的有益補充。從目前試點的模式來看檔案中心在我國是可行的而且是必要的，檔案中心能改變中小機關檔案工作薄弱的現狀。二、文件一體化與檔案中心比較　　文件一體化與檔案中心是有區別的對其分別進行研究是目前檔案工作改革的兩條思路同時二者又是有聯絡的但這種聯絡並不是將檔案中心簡單地作為文件一體化實現的一種方法模式。 ?一? 文件一體化與檔案中心比較　　從檔案生命週期理論角度來分析文件一體化是將檔案生命運動階段中相對分離的第二、三階段統一起來將以前分離的兩個工作環節作為一個整體系統有序地結合起來使檔案在生命運動的各個階段都能得到連續的、統一的、標準化的管理。文件一體化要求在一個統一的行政管理體制下、在一個統一的組織機構內有統一的制度、統一的互相銜接的工作程式和方法有統一的控制中心。把現行檔案和半現行檔案納入統一的管理體系將原本相對獨立的、具體環節互相雷同的兩種管理體系揉合在一起加強檔案的超前控制走資訊開發一體化的道路不僅適合於紙質等載體形式的實體檔案也適應電子時代資訊化的需要。就現在而言機關檔案室的職能從收集、整理、鑑定、保管、統計、編目、編研利用等８個環節來說都有其實際工作內容實行文件一體化以後檔案工作獨立的職能將滲入到檔案的第一、二階段形成一個不可分割的整體，加強了對檔案整體巨集觀的控制它的功能將更側重於資訊的開發利用而非保管。　　而檔案中心的建立是堅持將檔案生命運動的第三個階段作為獨立環節對多個單位處於暫時儲存階段的檔案進行集中管理從檔案生命運動的整體性來說它使文書處理和檔案管理更加分散獨立。近年來我國在永靖等地進行了建立檔案中心的具體實踐探索取得不少成績但有些作法也值得進一步研究和完善。其中有兩個很明顯的問題?一是檔案中心人員沒有深入各機關工作獨立於各機關之外在對各機關檔案形成不太瞭解的基礎上進行整理分類組卷勢必影響案卷質量。本來由於一個機關文書與檔案成為兩個相對獨立分散的環節而致使文件一體化迫在眉睫而今將一個機關內部的兩個相對獨立分散的環節擴大到更大範圍的機關外這勢必對文件一體化提出更高的要求。這也要求研究工作者不能把文件一體化和檔案中心作為兩條平行的思路來研究在研究檔案中心管理方式的時候要更多地考慮到應適應文件一體化的要求。其次可能增加更多的賬外檔案。一個機關內部就已出現很多檔案部門收集不到的賬外檔案當檔案集中到檔案中心後由於交通、距離、通訊等方面條件的限制機關歸檔時會將使用頻繁、價值較高的檔案留待自用而拒不歸檔。由於文件的分散檔案中心又對各機關具體工作辦理不瞭解，因而會出現機關不交檔案而中心又不知的情況會形成更多的賬外檔案造成重要價值檔案的流失造成國家檔案財富的損失。　　通過分析我們也可以看出目前一些文章中將建立檔案中心作為文件一體化實現的一種方式是不正確的。文件一體化強調的是檔案生命運動的第二、三階段檔案管理和檔案管理實現統一有序強調檔案在其生命運動各階段應保持連續統一將相對獨立的、環節雷同的兩種管理體系交融起來關注檔案工作的提前介入。而檔案中心只是檔案生命運動第三階段即暫時儲存階段檔案的存放與管理方式二者是有區別的。只有當文件一體化的研究涉及到檔案保管與存放的時候檔案中心才能作為除機關檔案室外的一種有益補充形式出現。檔案中心的研究始終是研究檔案生命運動的一個階段與強調研究檔案整個生命運動過程整體統一協調的文件一體化相比較檔案中心只是文件一體化總棋師手下的一枚棋子。檔案中心只能是按照文件一體化思路進行改革時選擇半現行檔案管理地點和管理方式時的一種選擇它不能取代文件一體化也不是其一種模式簡單建立檔案中心並不能解決文件一體化問題檔案中心只是文件一體化模式中的一個環節。而檔案中心的建立也應在文件一體化的思路指導下進行不能簡單地在第三階段即暫時儲存階段建立檔案中心要注意聯絡檔案的第一、二階段研究檔案中心如何與機關文書工作相結合避免一個機關內的`文件分離擴大到更大範圍的機關外。?二? 文件一體化與檔案中心的適用範圍　　對文件一體化與檔案中心如何銜接檔案中心如何成為文件一體化的有益補充的問題筆者認為?文件一體化是總趨勢是全方位無範圍限制的是任何單位都應該推行的，而檔案中心適合在檔案工作薄弱的基層和特定的範圍內實行具體為?　　現行大中型機關具有健全的檔案管理機構當務之急是進行文件一體化。內部檔案機構健全規模較大人員和管理條件、管理設施等配備齊全檔案管理制度化、規範化的大中型企事業機關單位機關檔案室工作穩定成熟日趨完善沒有必要撤銷重建檔案中心當務之急是在機關內推行文件一體化以克服文件分離的現狀。從法律法規、規章制度管理標準、行政管理體制、組織機構、工作環節原則程式和工作方式等方面加以改革?同時研究使用成熟的文件一體化軟體使檔案工作及時介入檔案形成之始?並且在網路化電子檔案方面深入研究檔案檔案的連續性和一體化管理以迎接非傳統載體形式虛擬檔案對檔案管理的挑戰。　　中小型企事業機關單位可從經濟節約的角度出發建立檔案中心。分為兩種情況:一是大中城市中一些新興的中小型企事業單位可採用檔案中心的形式就近建立檔案中心?二是地縣級以下的一些規模小、檔案工作不健全的單位和工作性質大體相同或同一系統的機關集中起來建立檔案中心。　　值得注意的是在以上特定範圍建立檔案中心的時候要始終貫徹文件一體化思想。為避免簡單建立檔案中心而造成檔案生命運動中第二、三階段檔案更大範圍的分離避免檔案中心對檔案質量、檔案價值造成負面影響必須加強檔案中心與各機關檔案工作各環節的緊密聯絡。必須強化文書部門立卷制度使之制度化、法規化，並可以考慮將現有檔案室的職能分解。各檔案形成機關要負責原檔案的分類、組卷、整理、案卷排列、鑑定等職能工作以充分發揮各機關文書處理人員熟悉檔案形成過程的優勢確保檔案案卷質量即將原機關檔案室的職能一分為二一部分由機關負責一部分由檔案中心負責真正保證案卷質量保證形成案卷的環節仍在原機關而檔案中心更多的是一個保管和日常利用的場所。因此這就要求參聯機關仍需保證至少有兼職的檔案管理人員負責接受檔案中心或檔案館的業務培訓和業務指導在檔案的管理、平時歸卷、分類、排列等業務工作方面與檔案中心及檔案部門協調將文件一體化的思想貫徹到參聯機關和檔案中心之中。建立檔案中心並不意味著參聯機關不再有檔案管理和檔案管理的職責而是對其提出了更高的要求和更嚴格、更規範、更標準的工作內容。