會計檔案是會計核算的產物．它產生於會計業務工作中 會計檔案的收集工作是將會計在各個工作環節中形成的檔案材料集中收集、保管起來．並使之科學地開發利用．從而形成完整的經濟資訊系統．為發展社會主義市場經濟服務。筆者認為．要使會計檔案收集工作做到齊全完整．應抓好以下幾點：
一、會計檔案收集工作必須認真貫徹統一領導． 分級管理的原則．會計檔案是國家全部檔案的一部分．統一管理會計檔案是我國檔案工作的基本原則的核心。任何機關、團體、企事業單位．會計檔案都應該也只能由會計、檔案部門實行集中統一的收集與管理．這是全部會計檔案能夠實現集中統一管理的基礎。《中華人民共和國會計法》規定：會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料．應當按照國家有關規定建立檔案．妥善保管。
集中統一收集會計檔案．是會計人員和會計部門、檔案部門的一項基本職責。是受法律保護的會計檔案的收集工作應當執行財政部、國家檔案局釋出的《會計檔案管理辦法》的有關規定．當年形成的.會計檔案．在會計年度終了後．可暫由本單位財務會計部門保管一年。期滿之後．再由會計機構編制移交清冊．移交本機關檔案管理部門統一保管 會計檔案管理的實踐證明．會計檔案移交檔案部門管理．無論是保管條件還是管理水平．都要比自行保管好得多．利用上也更為方便 受長期沿用以文書檔案管理為主體的傳統檔案管理模式的影響．過去片面強調會計業務工作而忽視了會計檔案管理．沒有把會計檔案規範化管理納入會計人員崗位責任制中．也沒有配備專人管理會計檔案．致使集中統一的管理會計檔案受到一定的限制．會計檔案分散在業務部門和個人手裡的現象時有發生．給國家造成不可挽回的經濟損失 會計檔案移交檔案部門保管．有利於徹底克服此種弊端會計檔案移交檔案部門保管．並不意味著會計形成材料由檔案部門整理立卷．而是由財會部門整理立卷歸檔後．再交由檔案部門保管。這是因為會計檔案來源於會計工作的過程．財會部門熟悉會計核算材料的形成過程和規律．易於判定會計核算專業材料的儲存價值．有利於會計核算材料的齊全完整二、會計檔案收集工作要遵循會計檔案形成的自然規律．隨著會計核算領域的不斷擴大．會計職能的重要地位和作用Et漸突出 我國的會計核算衝破傳統的事後記錄、計算、反映的狹隘範圍．逐步形成一個包括預測、計劃、控制、計算、考核、分析等環節的核算體系 會計檔案及其前身 會計檔案材料，正是形成於各項經濟管理、落實工作、生產活動、經營銷售的會計工作環節活動中．因而有其一定的自然形成規律 這就要求會計檔案的收集工作必須遵循會計工作各個環節的自然形成規律．及時收集歸檔。
三、會計檔案收集工作要保證會計檔案的齊全、完整、準確。會計檔案的齊全、完整、準確，是保證會計資訊質量的關鍵。完整、準確的會計檔案，可以充分發揮其憑證、依據、史料等作用．有效地維護國家、集體的經濟利益：同時還可以為國家經濟建設提供十分可貴的經驗和借鑑 而不完整的會計檔案，特別是不準確的會計檔案．其利用價值會大大降低 在許多情況下，不僅會影響其憑證、查考作用．甚至有時會起相反的作用．給經濟管理工作造成巨大損失要保證會計檔案的齊全完整．最主要地是要從源頭抓起．確定符合實際的本單位會計材料的立卷歸檔範圍。一般來說．會計檔案的歸檔範圍大體有會計憑證、會計賬簿和會計報表等四、全力做好會計電算化環境下會計檔案的收集。電算化會計檔案是電算化會計活動的產物．加強電算化會計檔案的管理．是電算化會計工作連續進行的保證．是電算化會計資訊系統內資料安全完整的保證，也是電算化會計資訊系統正常執行的保證。電算化會計檔案包括：儲存在計算機硬碟中的會計資料．其他磁性介質或光碟儲存的會計資料和計算機打印出來的書面等形式的會計資料：會計資料是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表包括報表格式和計算機公式)等資料。
隨著資訊和網路技術的發展及其進入會計領域．產生了許多依附於計算機磁性介質上的資料和檔案．財務人員的所有Et常工作及歷年會計材料的調閱均在計算機上完成．由此電算化會計檔案應運而生．同時也為會計檔案賦予了新特點 所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(如一個會計年度)．把計算機系統中所有會計資料拷貝(備份)儲存在磁性介質或光碟上．從而形成了脫離於原計算機系統的會計檔案 財務部門應把財務資料的備份檔案儲存好．以防計算機硬體系統損壞後在最短的時間內、在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統 除了備份外。還應收集計算機軟硬體系統以及與之相配套的各種說明書及使用手冊等。
