近日,去年畢業的周丹終於找到了自己心儀的工作。可正當她準備入職時,卻被告知由於無法查到其人事檔案,入職和社保都有可能受到影響。周丹才想起來,畢業回家時,檔案不知道被她丟哪去了。
又是一年畢業季,不少忙著找工作的畢業生,卻對自己的檔案並不關心,可他們不知道,若干年後,很可能因找不到自己的檔案,而被攔在理想工作的門外。
目前,新疆維吾爾自治區烏魯木齊市至少有上萬份這樣長期“沉睡”在管理機構的人事檔案,這些檔案被稱為“死檔”。
大學生對檔案規定知之甚少
6月17日,記者在烏魯木齊市人才服務中心瞭解到,該中心儲存和代管的個人檔案約有6萬多份,主要以高校畢業生為主。
“只要是前來入檔的,我們都會提醒若工作、生活有變化,應該納入檔案的內容,要及時向我們提供相關資料。”工作人員告訴記者,很多人平時對檔案不在意,有了變化也不告知,甚至有檔案數十年沒有變化。
據烏魯木齊市人才服務中心人事代理部部長張小勇介紹,目前,烏魯木齊市人才服務中心有近15%的檔案長期無人過問;5%“沉睡”時間達到20年以上,近萬份檔案成了“死檔”或“棄檔”,而這個數字還在增加。這其中,並不包括因退休、死亡長期存放的人事檔案。
李明去年就已畢業,但對於檔案該放在哪兒時,他卻並不清楚。李明說:“公司對檔案沒要求,學校也沒人說注意什麼。檔案就在自己手上,至今還在家裡放著。有人說檔案重要,但有啥用,我還真不知道。”
今年剛從烏魯木齊市職業大學畢業的李凱,卻早就因為好奇打開了自己的檔案,結果入檔時被告知開啟的檔案已經失效,“我不考公務員,以為檔案對我沒有什麼用處。”
記者來到烏魯木齊市人才市場,隨機對前來求職的`應、往屆50名畢業生進行採訪,其中10%的人認為檔案不重要,8%的人不知道自己的檔案現在在哪裡,4%的人對檔案表示不在乎。認為檔案非常重要的同學只佔到36%,多數同學認為檔案不值得花太多心思管理,交到相應部門即可“了事”。
檔案對個人影響深遠
據瞭解,根據《中華人民共和國檔案法》規定,檔案的保管、流轉、接收都必須由人事部門完成,個人不能保管人事檔案。國家機關、國有事業單位、國有企業等有人事管理權的主管單位可接收檔案,其他非公企事業單位及民營機構無管理權,相關人事檔案應“落戶”於單位所在地的人才服務中心。
“在上世紀70、80年代,檔案在大家眼中極為重要,然而現在,很多年輕人不知道檔案能用來做什麼,甚至有人把它當成累贅。”張小勇說,人事檔案很可能間隔多年才使用一次,正因如此,很多人往往會對其不聞不問,“忽視自己的人事檔案,會在未來對社保、計算工齡、職稱、考研等方面都產生影響,有可能錯過重要的工作、學習機會。”
烏魯木齊市人才市場工作人員表示,對於個人來說,人事檔案具有其他任何材料不可替代的依據和憑證作用,所以,它有極強的法律效力,幾乎所有相關手續的辦理、證明的出具,人事檔案都是重要依據。
未來將建立電子檔案
檔案記錄人的一生,但現在並沒有統一的辦法,使檔案查詢人可以通過上網立即能夠查詢到自己檔案所在地。查詢者首先要知道自己的檔案大概在哪裡,才能通過當地的相關部門網站進行查詢,如果檔案不知所終,需要通過畢業院校或者工作單位提供的線索逐步查詢。
目前,烏魯木齊市已開通了畢業生檔案查詢系統,通過烏魯木齊市人力資源和社會保障局網站公眾查詢一欄,輸入自己的姓名後,就可查詢到自己的檔案所在地。
記者瞭解到,烏魯木齊市人才服務中心正在建立電子人事檔案,目前,已經進行了前期培訓和準備。建立電子人事檔案後將大大方便檔案查詢人查詢人事檔案,檔案查詢人提出申請,獲批後,就可以在所在的服務中心查閱其人事檔案中的全部資訊,這將使得人們在考研、社保和工作等需要人事檔案的時候更加方便,也更加安全。
“檔案是十分重要的原始資料憑據。不要在畢業後,就讓自己的檔案‘死’去。”張小勇提醒,檔案不能自己拿在手上,可以存放在學校、生源地人事局、人才市場、勞動局、街道辦事處,否則就會成為“死檔”,同時,畢業生一定要養成良好的檔案管理習慣,及時更新資訊,減少不必要的麻煩。