(一)稱謂語
稱與對方有關的事物常用“你”，如“你省”、“你部”。如是平行文則宜用敬辭“貴”，如“貴部”、“貴局”、“貴市”、“貴會”、“貴社”、“貴公司”、“貴單位”等。
稱與自己有關的事物常用“我”、“本”，如“我省”、“我部”、“我局”、“本公司”、“本會”等。 公文中間接稱呼有關的.人或單位常用“該”，如“該同志”、“該人”、“該地區”、“該單位”等。
(二)起首語
對下級機關或人民團體來文有所批覆時，起首常用“關於《??的報告》收悉”、“關於??的電文已悉”等。
《通知》常用“為了??”開頭。
(三)承啟語
在公文的緣由表述完畢後，常用“為此，特作如下通知”、“特此命令你們”等領起下文。
(四)結尾語
是各類公文正式結尾時表收束、強調、祈請等的用語，可用“以上各項，望各地遵照執行”、“請結合本地區、本部門實際情況，認真貫徹執行”、“是否有當，請予批覆”、“當否，請批示”、“請予審批”、“以上報告如無不妥，請批轉各地、各有關部門執行”。