辦公室OA系統的應用，使得傳統的媒體行政辦公模式必將被現代資訊化的新型行政辦公模式所取代。但任何一個系統都不可能是完美無缺的，只有根據本單位現實工作的需要，循序漸進地進行改進、升級和完善，將系統的使用功能發揮到極致，才能真正實現媒體現代資訊化行政辦公，最大限度地提升組織的執行效率。
一、OA辦公系統的定義
當前，OA 系統較為廣泛地運用於為國家黨政機關提供無紙化的辦公條件，它利用先進的技術，使人的各種辦公業務活動逐步由各種裝置，各種人機資訊系統來協助完成，達到充分利用資訊，提高工作效率和工作質量，提高生產率的目的，是工作流思想與行政機關工作模式相結合的又一典型範例。它通過現代通訊技術、辦公自動化裝置和電子計算機系統或工作站來實現事務處理、資訊管理和決策支援的綜合自動化。而云南日報報業集團OA 系統的主要功能有協同工作、工作流程、公文流轉、公共資訊、論壇管理、計劃管理、關聯專案、文件管理、車輛管理、線上訊息、督辦系統、簡訊平臺、常用工具、人事管理、系統管理等。辦公室OA系統真正帶來了行政辦公的技術革命。
二、使用OA系統所需要的`條件
(一)專業的網路技術保障。辦公室OA 平臺基於分層、標準和構件等進行架構，以領先的四層技術架構，遵循J2EE標準、SOA標準、WFMC標準、W3C xForm 標準、JSR168、WSRP等標準，部署了大量構件、採用JAVA語言編寫、以多維門戶形式展現，支援各種部署模式、各種作業系統、各種資料庫和中介軟體，並具備完備的配置體系、介面體系和外掛體系，從而支援未來的擴充套件空間。因此，專業的網路技術保障是辦公室OA系統執行中必不可少的重要組成部分。
(二)專業的技術人員。任何一個系統從開發到利用，都必須有專業技術人員為其提供諸如設計、研發、培訓、使用、維護等各類保障。因此，高素質的專業技術人員是OA 系統能正常運用的保障。
(三)高素質的行政管理工作人員。由於辦公室OA系統是建立在計算機區域性網路基礎上的一種分散式資訊處理系統，對行政管理工作人員的自身能力和工作素養要求相對就要高些，能熟練使用電腦並具備高素質的管理理念成為最基本的技能之一。
三、辦公室OA系統的作用
1、辦公室OA系統讓您完全進入無紙化辦公狀態，實現完美的客戶管理和員工效率管理
2、讓您雖遠離辦公室卻如時時身在其中
3、方便您時時批閱，簽字，瞭解專案進度。指導員工的每一分工作狀態
4、作為定製性功能提供，宇博軟體會根據您的需求來定製滿足您。
四、辦公室OA系統解決辦法
(一)相應的技術保障還有待提高。電源和網路是OA 系統正常執行的基本保證，因此，應經常對電力設施和網路通訊進行保養維護，一旦有斷電和脫網的情況發生，要在第一時間內啟用備用源，以保證OA 系統的正常使用。此外，還應加強網路安全管理，防止遭到網路黑客攻擊。同時，由於宇博OA系統中有些許可權不是人人都有的，建議員工不定期地更換自己的登入密碼，以確保辦公室OA系統在使用時的安全性和保密性。
(二)要形成全員使用OA系統的意識。OA系統是根據使用單位的相關要求所設計的，公司在使用OA 系統之前，對行政部門的工作人員要進行全員培訓並進行了上崗考試，但在實際使用當中，並沒有實現全員使用，特別是對一些年齡大的員工，由於對掌握電腦作業系統的能力有限，因此對OA 系統的使用並不是那樣的得心應手，這也阻礙了OA系統的推廣普及。因此，在實際工作中若要強化OA系統的使用意識，可能還需要進行必要的制度強制，以此推動OA 辦公系統的普及。
(三)充分利用OA 系統的功能。近一年來，公司OA系統的使用較為順利，最大化地實現了無紙化辦公，但在實際使用當中，有些功能還處於“沉睡”狀態，比如個人事務中的個人考勤項等等。在今後的工作中，要加強此類功能的使用，為集團行政管理部門的員工考核提供科學依據。