所有出國交流的材料都包含本校及對方大學申請材料和簽證材料兩大部分，而留基委公派專案則還要包括向留基委遞交的申請材料以及被錄取之後一系列的公證材料等手續。由於這三部分手續有重疊部分，以下按準備時間進行介紹：
1. 首先是護照。有意出國的同學需要儘早(不必等到學校錄取結果出來)前往公安出入境管理局辦理護照，護照等待週期為兩週(加急一週)，並且將在之後一系列手續中使用。
2. 身份證。留基委的申報工作基本在三到五月，因此要注意一下，在此期間本人身份證是否到期，到期的一定要提早更新有效證件。
3. 明確自己留學方向後，就要著手進行材料準備工作。學校部分和留基委部分都會要求在讀證明和成績單，所以這兩樣也需要儘快辦妥，目前這一程式簡化很多，但儘早辦理總是好的(建議中英文各三份，以備需要);與此同時可以將基本材料進行掃描，方便隨時傳送或列印(包括護照首頁，身份證，本人證件照，成績單及在讀證明)
提示：由於留學所需電子及紙質材料複雜繁瑣，建議及早將所有留學需要的材料歸攏到一起，單獨儲存，方便日後隨時尋找。
4. 接下來就是學校要求以及留及委申請程式，這兩部分需要的材料有重疊，所以可以同時準備，而且兩者都需要墨方大學的邀請信，因此向外方遞交材料的過程也要一併展開。以我個人經驗(墨西哥普埃布拉人民自治大學，留基委優本專案)為例：
1) 自薦信、推薦信：這是墨方大學出具邀請信所要求的材料，都需要西班牙語撰寫，自薦信可以參考一下以往學長學姐的，問題不大;推薦信則需要聯絡自己的西語老師來寫，請與老師協調好，儘早完成。對方大學還會要求傳送護照掃描件，在讀證明及成績單等檔案，並填寫他們發來的表格。
2) 學習計劃：這可能是最費時費事，又最為重要的一張表格，學校和留基委都需要，建議多列印幾份備著。其中選課轉換學分部分，由於墨方大學的課程表上線時間遠遠晚於留基委材料遞交時間，所以需要參考學長學姐的選課，先行填寫，好在每年提供的課程變動不大。同時還需要附一份中文的學習計劃(具體闡述留學目標，課程安排)，以及一份選修課程明細介紹(每門課的課程目標，教學內容)。這張表格需要系裡、學校教務處以及學校對外交流合作處稽核蓋章才有效，在之後留基委的網申部分也需要線上填寫，所以時間非常緊張，務必儘早完成，留出必要的修改時間。
3) 墨方大學邀請信：在完成了墨方大學的規定程式後，會收到他們的邀請信，首先是電子版，過後會寄來紙質版，要注意提早和墨方大學確認郵寄地址，避免耽誤時間。這一檔案需要按照格式進行翻譯，由國際處蓋章認證，才能用於學校和留基委申請。牽涉到外方大學的工作往往需要較長時間，很可能到的比較晚，所以我們這裡必須抓緊時間。另外，紙質版須妥善儲存，這是簽證的必備材料。
4) 其他相關材料：留基委的網上申請時間非常緊迫，需要遞交紙質材料(身份證、在讀證明、成績單、學習計劃、邀請信)，同時上傳至其網站，並且線上填寫表格，等待審批。在上述材料之外，還需要填寫一些學校要求的申請、表格等等，務必準備一份備忘錄，時間節點是整個過程中最重要的。學校會針對留基委網申組織培訓，外辦老師也會介紹一些常見錯誤，務必仔細聽講，確保順利進行申請。
5) 國際旅行健康證明：這是留基委要求的材料，墨西哥簽證並未要求體檢和疫苗，而上海體檢中心每年暑期幾乎都是爆滿，所以至少提前兩到三個月網上預約排隊。另一個選擇是前往鄰近城市，如蘇州、太湖、杭州等地體檢，無須預約，人很少，一週內就能拿報告。這裡要注意的是，有些國家在簽證過程中需要體檢，除了健康證明，還需要體檢的檢查記錄表(具體查詢對方國家和大學要求，在外省市檢查的同學要注意體檢中心是否提供該表格。
5. 墨西哥簽證部分
1) 墨西哥簽證需要提前在墨西哥領事館官網上進行預約，通常是會安排在兩週後，而且不可更改，否則就要作廢重新預約。
2) 墨西哥簽證不要求體檢及接種證明、人身保險等，所以商業保險可以按照個人需要選擇。如果材料齊全，通過面籤，交款後第二天就能拿到簽證。在簽證上，留基委專案的同學只要拿到了獎學金證明來作為財產證明，是方便很多的。我們辦理的是短期學生居留簽證(領事館官網上的手續6)
3) 留基委的紙質獎學金證明是可以作為財產證明的，而且非常有效，無須再提供父母財產證明、親屬證明等等材料，只要備齊官網要求的護照原件影印件，證件照，邀請信，留基委錄取證明(英文的那張)和獎學金證明(紅標頭檔案)，一般第二天就能拿到，籤，所以建議耐心等待留基委證明到來，六月預約簽證。
提示：紅標頭檔案原件職能給簽證官驗看，絕不能交給領館，所以帶好影印件。在任何情況下都不能把紅標頭檔案給出去，直到前往中國駐墨西哥大使館報道時。
4) 如果還沒有拿到獎學金證明，或者是校際交流專案，那麼需要準備的材料就複雜一些。按照官網規定，財產證明包括銀行對賬單、賬戶存款證明、收入證明等。通常我們需要用父母的證明，這又牽扯到本人與父母的親屬關係證明，本人出身證明，戶口本，父母的在職證明(如果用的是工作收入證明的話)。這些缺一不可，漏材料需要隔一到兩週再前往領館補齊。
6. 留基委合同書公證以及保證金匯款
1) 除了獎學金證明，留基委還會寄來一式六份的專案合同書，需要我們在本地公證處公證，然後按照要求，由公證處、本人、擔保人、留基委(郵寄)、學校進行儲存(具體見公證書)。由於兩位擔保人不可以是配偶關係，所以可以由父母一方，加上親戚朋友，或者同學父母之間相互擔保。公證需要的材料、財產證明參考留基委和當地公證處規定。獎學金證明原件一定是要帶的，不過交只能交影印件。
2) 優本專案的保證金為壹萬元人民幣，按照留基委合同提供的匯款方式和賬號匯款即可，然後將匯款單傳給留基委，並與留基委確認收款。
7. 公派留學派出機構
1) 留基委留學手續的最後一站就是選擇派出機構(北京、上海、廣州之一)，這根據個人需要在官網上選擇，然後轉入相應的派出機構的網頁，按照指導，在規定的時間節點完成機票訂購(派出機構有相應指導)、三個月生活費和中國駐墨大使館報到證領取、航班資訊確認等工作。其中後兩項是要在機票確定之後前往派出機構辦理的，這部分不再贅述。這段時間一定要時刻關注派出機構官網動態，特別是預訂機票。
2) 留學時間務必嚴格按照留基委核准批覆的資助期限進行安排，如果有出入，要儘早做好規劃(早去或晚歸)，避免超期等情況。