（左上角）對方郵編第一行（左對齊空出兩格）
對方地址第二行（信封取中）
收信人姓名第三行（右對齊）
寫信人地址第四行（信封靠下取中）
寫信人姓名（也可以增加聯絡電話）（右下角）寫信人郵編寫信：
第一行頂格寫xxx：第二行空兩格 你好！xxxx（寫正文）xxx。（寫完後，見下）空兩格 祝：換行 xxxx,xxxx！xxxx月x日
書信格式主要包括五個部分：稱呼、正文、結尾、署名和日期。
1．稱呼 ：也稱“起首語”，是對收信人的稱呼。在信紙第一行頂格寫起，後加“：”。
（1）寫給親人，要寫稱謂，如“爸爸”、“媽媽”、“哥哥”、“姐姐”等；親戚關係的，就寫關係的稱謂，如“姨媽”、“姑姑”等。對非近親的長輩，可在稱謂前加名或姓，如“趙阿姨”、“黃叔叔”等。
（2）寫給平輩或晚輩。可直接用名字、暱稱。
（3）寫給師長，通常只寫其姓氏，再加“老師”二字，如“吳老師”。假如連名帶姓，直稱老師的姓名，就顯得不大自然且欠恭敬。
（4）如果信是同時寫給兩個人的，兩個稱呼應上下並排在一起，也可一前一後，尊長者在前。
2．正文
（1）正文通常以問候語開頭。問候語要簡潔、得體，寫在稱呼下一行，前面空兩格，常自成一段。 最常見的是“您好！”“你好！”，依時令節氣不同，也常有所變化，如“新年好！”“春節愉快！”
（2）問候語之後，常有幾句啟始語。如：“久未見面，我非常想念你。” “近來一切可好？”
（3）接下來便是正文的主要部分——主體文，即寫信人要說的話。這一部分，動筆之前，就應該成竹在胸，明白寫信的主旨，做到有條有理、層次分明。若是信中同時要談幾件事，更要注意主次分明，有頭有尾，詳略得當，最好是一件事一段落，不要混為一談。
3．結尾正文寫完後，都要寫上表示敬意、祝願或勉勵的話，作為書信的結尾。結尾的習慣寫法有兩種：
（1）在正文寫完之後，緊接著寫“此致”，轉一行頂格或空兩格寫“敬禮”。
（2）不寫“此致”，只是另起一行空兩格寫“敬禮”、“安好”、“健康”、“平安”等詞，一定要另起一行空兩格，不得尾綴在正文之後。也可以在正文結尾下另起一行寫“祝你”、“敬祝”，再空兩格寫上“安好”、“健康”等。
4．署名和日期（1）在書信最後一行，署上寫信人的姓名。署名應寫在正文結尾後的右方空半行的地方。如果是寫給的.親屬、朋友，可加上自己的稱呼，如兒、弟、兄、侄等，上述自稱，都要和信首的稱謂相互吻合。
（2）日期一項，用以註明寫完信的時間，寫在署名之後或下邊。有時寫信人還加上自己的所在的地點，尤其是在旅途中寫的信，更應如此。請假條XXX:我因XXX需請假X天，特此提出申請，請假時間為X年X月X日至Y年Y月Y日。望批准。請假人：XXX 年 月 日