所謂溝通，是人與人之間的思想和資訊的交換，是將資訊由一個人傳達給另一個人，逐漸廣泛傳播的過程。
按照美國專案管理協會的描述，溝通管理計劃應該包括以下內容。
(1)專案干係人溝通要求。
(2)對要釋出資訊的描述，包括格式、內容和詳盡程度。
(3)資訊接收的個人或組織。
(4)傳達資訊所需的技術或方法，如備忘錄、電子郵件和/或新聞釋出等。
(5)溝通頻率，如每週溝通等。
(6)上報過程，對下層無法解決的問題，確定問題上報的時間要求和管理鏈(名稱)。
(7)隨專案的進展對溝通管理計劃更新與細化的方法。
(8)通用詞語表。
下面就對與溝通管理計劃有關的各部分內容進行詳細說明。
1.資訊的傳遞方式
資訊的傳遞有很多種方式，以下是常見的專案內部資訊傳遞方式。
(1)會議。
(2)書面通知，包括電子郵件。
(3)’專設的專案管理軟體。
2.資訊收集和檔案歸檔的結構
根據實施專案公司的管理需要和專案週期的特點，界定專案當中會產生哪些資訊，來自哪些部門，以何種介質存在，對於舊資訊如何處理等問題。另外，檔案的編碼規則也屬於這一範疇。
可以參考IS09000中對檔案和質量記錄管理的.規定來制定相關條款。
(1)描述資訊傳送的物件、時間、方式。
根據干係人的不同需求，可以制定不同的傳送方式，例如：
①紙質檔案。
②電子檔案。
③正式的商務信函。
④傳真。
⑤會議傳達。
一個系統整合專案的部分干係人溝通需求的描述資訊和文件結構如表12-1所示。
(2)專案進展狀態報告的格式。
一般來講，統一的進展報告應該傳送給全體項剛羽隊成員，以便成員瞭解專案的進度。因此，公司有必要對這一報告制定統一規定的文件模板。專案經理可以根據統一制定酌模板進行修改，定期傳送專案的進展狀態報告。
(3)用於建立和獲得資訊的日程表。
結合專案計劃，規定誰負責建立、收集和傳送關鍵專案資訊。時間表需要專案干係人全都瞭解，以提醒他們按照時間表及時建立、接受或者傳送專案資訊。時間表中要強調重要時間點，如專案會議的時間、與客戶見面的時間等。
3.專案干係人溝通分析
在瞭解和調查干係人之後，就可以根據干係人的需求進行分析和應對，制定干係人溝通計劃。其主要內容是：專案成員可以看到哪些資訊，專案經理需要哪些資訊，高層管理者需要哪些資訊以及客戶需要哪些資訊等;檔案的訪問許可權、訪問路徑以及檔案的接受格式等。
根據專案團隊組織結構確定內部人員的資訊瀏覽許可權，還需要考慮客戶、客戶的領導層和分包商等關鍵的干係人的溝通需求。
專案還應該在初期計劃的時候規定好一些主要的溝通規則。例如，哪類事情是由誰來發布、哪些會議由誰來召集、由誰來發布正式的文件等。
以上內容都應反映到溝通管理計劃中。
4.更新溝通管理計劃的方法
溝通管理計劃也許要更新，當專案不斷深入開展時，溝通也許要根據實際需求加以調整，例如增加干係人、變更溝通文件以及召開臨時會議等。