（一）邀請信的定義和作用
邀請信又叫邀請函、邀請書，是由會議的舉辦方或活動的主辦方發出的邀請有關單位或人員參加會議或活動的專用書信。
邀請信可廣泛應用於各種社會活動、經濟活動、學術活動。屬於社會活動的各種座談會、聯誼會、紀念活動，屬於經濟活動的各種博覽會、展銷會、物資交流會、恰談會，屬於學術活動的各種學術年會、討論會、答辯活動等等，都需要邀請大量有關單位和人士參加，都要使用邀請信這種專用書信。
（二）邀請信的特點
1.類似於請柬的約請性
在約請性這一點上，邀請信有些類似於請柬，但跟請柬也有很大不同。這裡主要區分一下它們的不同點。
首先，請柬所涉及的活動，通常規模比較小，邀請人員相對比較固定。而邀請信所涉及的活動規模一般比較大，邀請人員比較多，且邀請物件不像請柬那樣固定。
其次，請柬突出的是禮儀，一般只要對方應邀出席，目的就達到了，不需要對方做出多少進一步的行動。而邀請信不僅努力要把對方邀請過來，還期待他們在會議或活動中有所行動，譬如在展銷會上展銷或訂貨、在討論會上發表學術見解、在答辯會上主持答辯等。
再次，請柬文字簡約，邀請信內容複雜。請柬只須寫明什麼時間在什麼地方開展什麼活動，恭請誰人蔘加，就可以了。而邀請信要詳細寫明活動的內容和方式。
2.類似於通知的告知性
邀請信的篇幅長長的，除活動的舉辦者、活動的名稱、舉辦活動的時間地點等要素之外，還要花大量的篇幅寫明活動的具體內容和運作方式，這一點類似於通知。但它跟通知也有一些不同點。
首先，比通知的傳送範圍還要大。通知作為一種公文，通常是在本系統、本行業、本領域之內流通，通常不會面向全社會。而邀請信，特別是涉及經濟活動的邀請信，往往是面向全社會公開發布，涉及面要比通知還要廣。
其次，比通知有更強的禮儀性。通知大多涉及的是本系統、本行業的人，無須太多客氣，所以沒有邀請的姿態。而邀請信涉及的範圍很大，許多被邀請者對於主辦者來說是陌生的。而且，邀請是有求於人的事情，自然要比通知客氣得多。所以，邀請信要比通知更講究禮節性。
（三）邀請信的型別
1.邀請參加活動的邀請信
由於當代社會已經發展到以商品經濟為中心的.時代，各類經濟活動極為頻繁，此類邀請信就成為最主要的型別。除上面提到的博覽會、展銷會、物資交流會、恰談會之外，各地還大量舉辦各種文化搭臺、經貿唱戲的“××節”，如茶葉節、武術節、牡丹節、服裝節等等，這些活動都需要大量邀請有關單位參加。本節後所附瀋陽國際汽車工業博覽會邀請信就屬此類。
2.邀請參加會議的邀請信
這種會議通常是開放性的會議，廣邀天下相關人士參加，所以發出的邀請信相當多，只求部分應邀請人士能夠與會即可，不像通知那樣有確定的物件。本節後所附“中國經濟前景國際研討會”的邀請函，即屬此類。
3.邀請學者主持答辯的邀請信
這種邀請信一般用於高等院校或學術機構。碩士研究生或博士研究生的論文答辯，要求必須有外單位的專家參與並主持。本節後所附第三個例文，就屬此類。
（四）邀請信的寫作
1.標題
有兩種寫法：第一種寫法只有“邀請信”三個字作標題，第二種寫法則由活動名稱加“邀請
信”三字組成標題。
2.稱呼
如果邀請信有相對明確的邀請物件，就要把邀請物件的名稱或姓名標寫出來，以示重視，會議邀請信通常是需要寫明稱呼的。如果面向全社會發出邀請，沒有明確的受文者，可以不寫稱呼這一項，各種經濟活動邀請信有時就沒有稱呼。
3.正文
這是邀請信最為重要的一部分，要將如下方面一一寫明：
活動的名稱、主辦人、舉辦時間地點等，這是正文的開頭部分。
開展活動的背景、意義，活動主要專案及採取的主要方式，以及種種與參與者有關的事項。這是正文的主體部分。
熱情發出邀請，並作了一定的承諾。這是主體的結尾部分。
4.落款
在正文之後署名主辦單位並加蓋公章，再另起一行寫明發信日期。