1.標題。
由年會名稱和邀請函(書)組成，一般可不寫主辦機關名稱和關於舉辦的`字樣。
2.稱呼。
邀請函的傳送物件有三類情況：
(1)傳送到單位的邀請函，應當寫單位名稱。由於邀請函是一種禮儀性文書，稱呼中要用單稱的寫法，不宜用泛稱(統稱)，以示禮貌和尊重。
(2)邀請函直接發給個人的，應當寫個人姓名，前冠尊敬的敬語詞，字尾先生、女士、同志等。
(3)網上或報刊上公開發布的邀請函，由於物件不確定，可省略稱呼，或以敬啟者統稱。
3.正文。
正文應逐項載明具體內容。開頭部分寫明舉辦年會的背景和目的，用特邀請您出席(列席)照應稱呼，再用過渡句轉入下文;主體部分可採用序號加小標題的形式寫明具體事項;最後寫明聯絡聯絡資訊和聯絡方式。結尾處也可寫此致，再換行頂格寫敬禮，亦可省略。
4.落款。
因邀請函的標題一般不標註主辦單位名稱，因此落款處應當署主辦單位名稱並蓋章。
5.成文時間。
寫明具體的年、月、日。