商務英語信函是國際貿易雙方進行書面商務資訊溝通的重要手段，其撰寫的成功與否對企業的業務有著極其重要的影響。
一、商務英語信函的寫作原則
寫作商務信函並不要求您使用華麗優美的句子。您需要做的就是，用簡單樸實的語言，準確的表達自己的意思，讓對方可以非常清楚地瞭解您想說什麼。一般的。商務信函有以下幾個方面的寫作原則：體諒原則，完整原則，清楚原則，簡潔原則，具體原則，正確原則，禮貌原則。而其中，禮貌原則是在商務英語寫作中最需要重視的基本原則。
二、商務信函中禮貌用語的重要性
隨著全球經貿一體化的不斷推進，國際貿易的競爭日益激烈。禮貌用語在國際商務活動中起著重要的作用，它能營造一種尊重對方、尋求合作的氣氛，使對方樂意與我們合作，從而有助於在競爭中佔據一席之地。隨著中國市場經濟的不斷深入，商業信函已經成為人們在經濟交往中不可缺少的一種手段。人們只有在商業信函中使用一定的禮貌策略，才能在商業交往中成功地達到交際的目的。
三、商務英語信函中合理表達禮貌應注意的幾個方面
(一)注意保持交際雙方地位的平等
在商務英語信函中，交易雙方的談判應儘量建立在平等互利的基礎上，為表示禮貌而過分謙卑的話會適得其反，令對方對你的能力產生懷疑。
(二)注意話語的選擇是否具有親和力
每一封信函的往來，都是您跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函裡體現感性的一面。然而很多人都有一種誤解，以為寫作商務信函就應該用一種特殊的“生意腔”，幹是把一封本來應該是熱情而友好的信函寫的呆板而死氣沉沉。其實我們簡單的來理解一下，每次信函的往來不就是跟對方進行了一次交談嗎?不過是把交談的內容寫到了紙上而已。多用一些簡單明瞭的語句.這樣才能讓我們的信函讀起來熱情、友好，就像兩個朋友之間的談話那樣簡單、自然、人性化。
(三)注意話語中的各種資訊在不同人文背景下的解讀
在商務英語信函的寫作過程中，不僅要靈活運用各種禮貌原則，提高禮貌的表達手段和技巧，還要仔細考慮各種國際商務交往中的特定語境因素，合理運用各種語用策略，使禮貌的表達更加貼切得體，從而使貿易活動得以更順利地進行。
四、商務英語信函中的禮貌表現
(一)商務信函中的積極禮貌表現
積極禮貌策略就是說話人為了滿足聽話人對積極面子的需求而採取的措施。積極面子是指希望得到別人的肯定和讚許。為保住對方的積極面子不受損壞，說話人有必要使用積極禮貌策略，千方百計讓聽話人得到尊重。為此，說話人可以通過迎合聽話人心意和取悅聽話人的語言的`運用，讓聽話人感到自己的行為獲得了華人的承認和讚美。在商務英語信函中積極的禮貌表現主要體現為4種策略：讚美、展示人情味，避免不和與聲稱關係親近。
1、讚美
讚美策略是一種滿足聽話人面子需求的積極策略，是一種“社交催化劑”。它是利用誇獎、恭維話來滿足對方的虛榮心裡，以引起對方的注意和興趣的方式。在不同的場合使用恰當的讚美語可以給人們的生活帶來愉悅和滿足感，使人際關係變得和諧融洽，起到潤滑油的作用。在商務英語信函中，經常誇讚對方是很有必要的，但千萬別變成一味奉承、吹捧。即使對方的商譽、產品、技術等方面確實值得讚許，也要注意把握尺度，不可濫用溢美之詞。所以，在寫作信函時，既要遵循禮貌原則中儘量多讚譽對方的讚譽原則，又要做到恰如其分地誇獎對方。下面就是一個在自然而不誇獎的語氣中透出讚美之情的好例子：
We find both quality and price aresatisfactory and we are pleased to place anorder with you for the following：(經檢查，貴方產品的質量和價格都是我方很滿意。因此，決定向貴方訂貨，具體的款項……)
2、展示人情味 中國人很重感情，人們互相關心，互相理解。尤其當對方發生了不幸或不愉快的事情時往往會向對方表達關切或同情之意，並且會表示一定的理解和美好的祝福，這種寫信人想收信人表達關心、理解或同情的方式我們稱作“展示人情味”策略。如：
We acknowledge receipt of your let-ter dated the 3rd this month enclosin~thereprography 0f the insurance pOHCyt weare regret for your loss.(本月3日來函和保險單印件已經收到，我們對責公司所遭受的損失深表同情。)
這是一封與遭受損失的公司就交貨期限進行磋商的信函，信中表達了一方對對方遭受的損失的同情和美心，充分體現了寫信人具有人情味的一面。
3、避免不和
避免不和在商務信函寫作中，主要體現為當寫信人不同意對方的觀點或不願意滿足對方的要求或請求時.為了不造成對對方的直接否定，維護對方的積極面子，在回信時寫信人要避免直陳不同的意見。
According tO our havenot yet settled your account for electroniceqnipment supplied to you on lOth De-cember and 20th January this year.(根據我方存檔.貴方尚未還清我方今年12月10日以及1月20日向貴方提供的電子裝置貨物的資金。)
作者借用according t0 our records這個間接和模糊限制語來緩和對方未付款的事實。
特別要注意，當雙方觀點不能統一時，我們首先要理解並尊重對方的觀點。如果對方的建議不合理或者對您的指責不公平時，您可以據理力爭，說明您的觀點.但注意要講究理解禮貌.避免用冒犯性的語言。
4、聲稱關係親近
在商業信函中，如果寫信人與收信人之間非常熟悉，當寫信人向收信人提出要求或建議時，寫信人可以通過聲稱自己與對方有密切關係，或從對方的立場考慮某一建議來向對方傳遞友好之情，這種方式就是。聲稱關係親近”策略。
上述例句中通過“咱們”的運用，表達了寫信人視收信人為夥伴之意，這種親善的言語在極大程度上就可以維護收信人的面子，又可以幫助交際的雙方實現互利的目的。
(二)商務信函中的消極禮貌表現
消極面子指不希望別人強加於自己，自己的行為不受別人的干涉、阻礙。消極的禮貌策略主要是說話人意欲部分地滿足聽話人的消極面子而採取的措施。比如當一方提出請求、命令或建議時，對方的私人空間就受到了侵犯，這時.說話人就應該採取一定的措施去維護聽話人的面子。消極禮貌表現在商務信函中主要體現在以下幾個方面：減緩語氣、表示歉意、道歉。
1、減緩語氣
減緩語氣策略指的是當寫信人向對方提出建議、要求或批評時，寫信人運用一定的表達方式來減緩語氣，使言語的強制力變小，從而減弱對對方消極面子的成脅的方法。
2、表示歉意
表示歉意的策略指寫信人運用謙卑的語言來減低自己或抬高對方的身價使收信人和自己的差異得以顯露，從而體現出寫信人對收信人的尊重。寫信人通過抬高對方的身份，降低自己的身份，表明自己對對方消極面子的維護和尊重，從而避免與對方潛在的衝突，實現與對方成功交流的目的。
3、道歉
道歉策略指的是當交際中的一方冒犯了另一方時，冒犯方向被冒犯的一方賠禮道歉表示歉意，以此來維護被冒犯一方的面子並且彌補冒犯的後果進而恢復雙方之間的和諧關係的方式。道歉主要有兩種方式：直接道歉和間接道歉。
(1)直接道歉
為了維護對方的面子，並且彌補對對方冒犯的後果，道歉者可以直接向抱怨者道歉(說“抱歉”、“對不起”、“深表歉意”或“請原諒”之類的話)承認自己的過失，請求對方諒解，並表示願意進行賠償，進而促使雙方步入正常的交際軌道。一般地，使用這種方法的信函都是投訴處理函(表接受)。
(2)間接道歉
間接道歉指的是道歉者向對方道歉，承認自己的過失，但傾向於降低己方的過失程度或提供理由說明過失並非是故意的，以減輕責任。與第一種方式不同的是寫信人在維護收信人的消極面子的同時，也對自己積極的面子有所照顧。
不管是哪一種道歉的方式，都是因為某種語言行為違反了商業常規(不管這種違反是真實的還是潛在的)，收信人的個****利受到了威脅而採取的措施。因此，寫信人通過言語或行為向收信人道歉以維護收信人的面子，從而有助於改善買賣雙方的貿易關係，把雙方的損失降到最小。