商務英語書信在商務貿易場所是非常常見的書信，那麼商務英語書信的格式要注意哪些呢？下面請看詳細內容！
商務英語書信格式
一、格式介紹
商務英語書信(Business or Commercial English Correspondence)是指交易時所使用的通訊。它包括書信、電報、電話、電傳、報告書、明信片等。商務英語書信，一般都要求用打字機或電腦整齊地列印，左邊各行開頭垂直的，稱為垂直式或齊頭式(Block style)，美國常用這種格式;每段的第一個詞縮排去，稱為縮排式或鋸齒式(indented style)，英國常用此格式。垂直式的職務及簽名都在左邊的邊欄界線，這種格式，在極度尊重工作效率的美國公司，已普遍採用。
1、信頭(Heading)
指發信人的姓名(單位名稱)、地址和日期。一般公函或商業信函的信紙上都印有單位或公司的名稱、地址、電話號碼等，因此就只需在信頭下面的右邊寫上寫信日期就可以了。英文地址的寫法與中文完全不同，地址的名稱按從小到大的順序：第一行寫門牌號碼和街名;第二行寫縣、市、省、州、郵編、國名;然後再寫日期。關於標點符號，一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之間，該用的還要用，例如在寫日期的時候。日期的寫法，如1997年7月30日，英文為：July 30，1997(最為普遍);July 30th，1997;30th July，1997等。1997不可寫成97。
2、信內地址(Inside Address)
在一般的社交信中，信內收信人的地址通常省略，但是在公務信函中則不能。將收信人的姓名、地址等寫在信頭日期下方的左角上，要求與對信頭的要求一樣，不必再寫日期，稱為信內地址(Inside address)。信內地址的寫法也有垂直式和縮排式之分，垂直式或稱美國式將各行並列，縮排式或稱英國式將各行依次退縮。此外，在美國還流行一種普通收信人地址的寫法，就是在書信的Inside Address中，把門牌號和街名都省略掉。
3、稱呼(Salutation)
是寫信人對收信人的稱呼用語。位置在信內地址下方一、二行的地方，從該行的頂格寫起，在稱呼後面一般用逗號(英國式)，也可以用冒號(美國式)。
(1)寫給親人、親戚和關係密切的朋友時，用Dear或My dear再加上表示親屬關係的稱呼或直稱其名(這裡指名字，不是姓氏)。例如：My dear father，Dear Tom等。
(2)寫給公務上的信函用Dear Madam，Dear Sir或Gentleman(Gentlemen)。注意：Dear純屬公務上往來的客氣形式。Gentlemen總是以複數形式出現，前不加Dear，是Dear Sir的'複數形式。
(3)寫給收信人的信，也可用頭銜、職位、職稱、學位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：Dear Prof. Tim Scales, Dear Smith。在英文書信中要使用敬語，最普遍的敬語是Mr, Mrs和Miss(用於未婚女性)。英國人常在男性的姓名之後用Esq. (Esquire的縮寫)，不過在商業上也在慢慢地改用Mr. Mmes.(Madam的複數形式)，用於二個女士以上。Messrs(Mr的複數形式)用於二個以上的男人，或用於二個以上的男人組成的公司或團體。在英國式英文信裡，Mr, Mrs, Messrs，均不加縮寫句點，相反地趨向於進步自由的美語反而加縮寫句點如Mr., Mrs., Messrs.。
4、正文(Body of the Letter)
正文的位置在稱呼語下面隔一行，是信的核心部分。因此要求正文層次分明、簡單易懂。和中文信不同的是，正文中一般不用Hello!(你好!)正文有縮排式和齊頭式兩種。每段書信第一行的第一個字母稍微向右縮排些，通常以五個字母為宜，每段第二行從左面頂格寫起，這就是縮排式。但美國人寫信各段落往往不用縮排式，用齊頭式，即每一行都從左面頂格寫起。商務信件大都採用齊頭式的寫法。
5、結束語(Complimentary Close)
在正文下面的一、二行處，從信紙的中間偏右處開始，第一個詞開頭要大寫，句末用逗號。不同的物件，結束語的寫法也不同。
(1)寫業務信函用Truely yours(Yours truely)，Faithfully yours(Yours faithfully)等;
(2)對上級、長輩用Yours obediently(Obediently yours)，Yours respectfully(Respectfullyyours)等。
書信結尾客套語(complimentary close)有多種，相當於我國書信在結尾時使用的"敬禮"、"致敬"、"順安"等句。最為典型的美國式寫法是Sincere
商務英語書信範文
Mr.____
Minister of _____
(Address)
Beijing,China
Dear Minister,
I am writing this letter to thank you for you warm hospitality accorded to me and my delegation during our recent visit to your beautiful country. I would also like to thank you for your interesting discussion with me which I have found very informative and useful.
During the entire visit, my delegation and I were overwhelmed by the enthusiasm expressed by your business representatives on cooperation with China. I sincerely hope we could have more exchanges like this one when we would be able to continue our interesting discussion on possible ways to expand our bilateral ecomomic and trade relations and bring our business people together.
I am lookingforward to your early visit to China when I will be able to pay back some of the hospitality I received during my memorable stay in yur beautiful country. With kind personal regards,
Faithfully yours,
(Signed)
Mr.___ Minister of Economic Cooperation