隨著社會不斷地進步，制度起到的作用越來越大，制度一經制定頒佈，就對某一崗位上的或從事某一項工作的人員有約束作用，是他們行動的準則和依據。到底應如何擬定製度呢？下面是小編精心整理的房地產物品管理制度，希望對大家有所幫助。
第一章總則
第一條為規範物品管理,加強物品採購價格監督管理,降低物品採購成本,降低庫存,增加企業效益,特指定本辦法。
第二條本規定適用於公司各部門購買原材料、輔料、零部件、保潔用品、辦公用品、勞保用品以及其他物品等採購過程中的決策、價格監督、領用監督、財務核算等行為。
第三條物品採購要樹立採購經濟批量觀念,物品驗收要堅持獨立原則,物品的領用要樹立需用原則。
第二章物品採購的管理
第四條各部門每月應根據部門需要,編制部門'採購計劃明細表'(一式兩份,部門一份,倉庫保管員一份,見表一),經各部門主管簽字確認後,報綜合管理部(以下簡稱綜合部)。綜合部每月(25日前)應根據各部門提交的部門採購計劃明細表及現物品庫存狀況編制'採購計劃彙總表'(一式兩份,綜合管理部一份,倉庫保管員一份,見表二),採購計劃彙總表後附各部門所需物品明細。'採購計劃彙總表'必須經倉庫保管員、物業公司經理確認後,審批方可生效。對採購計劃外的物質需求,必須填寫'用品特批單'(見表三),經上述人員確認同意,財務審批後方可採購。
第五條綜合管理部每月應編制採購計劃,並建立採購明細臺帳(儲存期限為二年),接受主管領導檢查,定期和財務進行核對。採購計劃應以合理的庫存和經濟批量為前提,堅持'先利庫,後採購'的工作程式,誰提供採購依據,誰承擔經濟責任。
第六條綜合管理部每半年需對重要、主要物品供應商進行一次綜合評定,並建立供應商檔案,對於評審不合格的供應商予以淘汰,補充新的合格供應商。
第七條綜合管理部負責處理公司庫倉的冷、背、殘、次物品。
第三章物品驗收的管理
第八條所採購的貨品到達公司前,採購人員應事先通知庫倉人員做好驗收準備。
第九條採購的物品到達公司後,必須由採購人員、負責檢驗人員(使用部門、工程部技術人員)和倉庫人員一起根據供貨方發貨單(或發票)上所列物品進行逐一驗收。
第十條採購物品的入庫驗收包括數量(直觀上物品的完好度)、質量(規格、型號、產地等)、價格三個方面。數量和價格驗收由倉管人員負責,質量驗收由使用部門(或公司專業技術人員)或倉管人員負責。
第十一條公司所採購的物品到達後,應在當日辦理完驗收入庫手續和財務入庫手續。
第十二條公司購進物品,經驗收合格後,倉管人員必須及時填制有編號的入庫單,一式三聯。對驗收不合格的物品,倉管員不得辦理入庫手續,由採購員辦理換貨或退貨;對入庫後發現不合格的,倉管人員應及時通知採購人員辦理換貨或退貨,給公司造成損失的,追究有關人員的責任。倉管人員填寫入庫單,應以獨立保管的實體作為入庫單位。
第十三條物品入庫後,應當按照種類分割槽擺放整齊,按種類設定貨物標識,嚴禁將不同種類的貨物混放。
第十四條付款時必須持合同、入庫單、發票經總經理(或其授權人)審批後,方可到財務部辦理付款手續,手續不全財務有權拒絕付款。
第四章物資領用管理
第十五條確需領用物品的人員、部門,必須填寫公司統一印製的領料單'及'採購計劃明細表'並經部門負責人簽字,領用人持'領料單''採購計劃明細表'到倉庫領料,領料單的有效期限為3天。保潔用品,辦公用品等日常使用頻繁的物品,由各部門憑'領料單'、'採購計劃明細表'按月一次領出。
第十六條倉管人員根據完備、有效、準確的領料單填寫一式四聯出庫單,按照出庫單上的專案逐一發放,並在各部門'採購計劃明細表'上蓋'已領用'章,定期將出庫單傳遞給財務部門。
第十七條保潔班月領料計劃應由保潔部主管按掌握的日常消耗所需量嚴格編制,並經主管簽字後,報專案經理審批。由月領料計劃分解產生的旬計劃、日計劃由其主管審批後連同物業經理審批過的月領料計劃應於計劃月上月末送至倉庫管理員,倉管人員嚴格按第二十條和二十一條的要求發料。
第十八條每月末,由倉庫管理員對保潔部領用物料彙總,與月領料計劃進行核對,若有差異報其物業經理並責成其說明原因。
第十九條工程部主管根據歷史資料、經驗,編制維修用料月計劃,對於經常使用的替換配件、物品、維修材料等,由工程部主管提出申請,經財務部稽核並經物業經理稽核批准後,可實行定額備用量,一般保證7天的'庫存量。根據批准後的申請填寫'領料單'(見表四),一次領出備用。並指定專人負責,建立明細臺帳,月末工程部應將庫存量結出,報倉管人員核對,財務部定期或不定期檢查領用、庫存情況。
第二十條對於不經常使用的物料,憑完備、有效的手續領用。
第二十一條需要維修的客戶或公司部門,工程部必須根據客服中心填制的報修單'(一式三聯,財務、工程、客服各一聯,見表五)進行維修,所需更換的物料或所需工費必須經客戶或報修部門有關人員簽字確認,月末客服中心應將報修單彙總後交倉管部門、財務部進行核對、核算。對於虛假的報修,一經發現予以嚴肅處理,工程部主管應承擔相應的責任。
第二十二條實行'以舊換新'領用物料的部門或人員,必須持舊物料和完備、有效的領料單',到倉庫更換。倉管人員應在領料單備註欄中註明'以舊換新'字樣,對回收廢舊物料有變賣價值的,倉管人員應歸類存放,無使用價值的,也應獨立存放,定期按程式由綜合管理部處理。
第五章附則
第二十三條採購必須按上述規定的程式辦理,指定專人負責採購、驗收和保管,公司將定期或不定期的進行全面檢查(包括價格、合同、程式等),並將檢查結果以書面形式上報公司領導;同時將此作為部門及個人的考核指標之一。
第二十四條本管理辦法自下發之日起試行,原與此辦法有牴觸的,以本辦法為準。
第二十五條本辦法由財務部負責解釋。