功能是某一事物(系統、機構)所能發揮的效能與作用。例如政府的基本功能是保衛國家與管理(建設)國家。那麼祕書部門的基本功能又有哪些呢?一起來了解一下!
(一)祕書部門的基本功能是“服務”與“輔助”
1.祕書部門的基本功能是“服務”，這是1985年以來歷屆全國祕書長座談會精神都指明瞭的。從歷史上也可以看出，自古領導人設定祕書部門，就是因為領導人的事務日繁、政務日重，必須要有一個或大或小的機構，—批或多或少的祕書為之服務，為之分擔一部分輔助性的、事務性的工作，才能進行其領導任務。黨中央多次強調的祕書部門“三服務”——為領導服務，為各部門服務，為人民群眾服務的根本指導思想，也是從祕書部門的功能出發，並反映了這一功能的。
人們通常說祕書職業是服務性職業，祕書部門是服務性部門，祕書是服務人員，就是從其功能的角度講的。
2.祕書部門的職業性功能是“輔助領導”的“輔助功能”。也就是通常所說的助手作用的意思。前面已講到的，祕書部門的基本功能是“服務”，這是不錯的'。然而，服務—詞是一個廣泛社會化的詞語，使用範圍極其廣闊。可以說幾乎沒有什麼行業與服務無關的。小平同志說“領導就是服務”。我們說教師為學生服務，醫生為病人服務，炊事員為吃飯的人服務，社會上所有的職業部是直接間接為他人服務，為人民服務的。但各行各業又都有其不同的、獨有的服務特點，教師通過教書育人為人民服務，醫生通過治病救人為人民服務，炊事員通過做好飯菜為人民服務。祕書部門則是通過做好領導的助手，輔助領導來體現為人民服務的。因此，也可以直接說，祕書部門的功能是輔助領導的“輔助”功能，祕書是對領導起一種助手作用的輔助性的服務人員，祕書部門應當發揮輔助領導進行領導工作的功能。由於助手作用仍然含義較廣，許多其他部門也是領導人的助手部門，其他許多工作人員也是領導人的助手，江總書記在1990年全國祕書長座談會上，稱祕書部門為領導的“左右手”，這就較之籠統地談助手更明確了。領導的助手很多，而“左右手”部門則只此一家。
(二)祕書部門輔助功能的兩大方面
祕書部門輔助功能有兩大方面，其一是發揮事務助手作用;其二是發揮智力助手作用。
1.協助領導處理各種事務，具體說就是做好辦事、辦文，辦會(還可以加上辦信訪……)等工作，以達到保證領導機關與領導工作正常運轉，把領導人從繁瑣的日常事務中解放出來，集中精力抓全域性、抓大事的目的，這叫做事務助手作用。給領導當好事務助手，是領導設定祕書部門的本來用意，事務性工作也是祕書部門天天都有、工作量最大的基礎性工作，是祕書部門第—位的功能。我們設定祕書部門的分支機構，培訓提高祕書人員的工作素質，都要首先考慮到這一基本功能的發揮。
2.輔助領導正確決策，起好智力助手的作用，是祕書部門輔助功能的另一方面，也是現階段各級領導所特別強調的。大家知道，決策是領導的領導功能的集中體現，也是領導的最主要的職能之一。在我國曆史上，曾經出現過XXX等多次戰略性的重大決策錯誤，給國家和人民造成巨大損失，充分說明了決策的失誤是最大的失誤這一真理。我們付出了許多學費，才懂得了必須實行科學決策民主決策的道理。而領導人的正確決策，離不開正確的資訊支援，也就離不開祕書部門發揮智力助手作用。所謂參謀作用，就其實質來說，也是建立在資訊加工基礎上的智力助手作用。領導人要正確決策，必須依靠大量精確資訊的支援，通俗地說就是必須依靠參謀、外腦的智力支援，否則任何再高明的領導也必然有其所不知不懂的領域。但我們必須懂得，領導人的參謀外腦，主要地並不是靠的祕書部門這一家，更不是靠的某一個祕書個人。祕書並非各種專業領域的專家，例如外貿、司法、土壤、建築等等許多專業，一般的黨政祕書大概是都不大精通的。祕書部門的人員結構，也大量配備的是辦事型的祕書或偏政偏文的祕書，所以祕書部門並不可能充當領導機關的參謀部，而只是一個資訊加工廠。祕書部門並非領導的資訊源，而是資訊與領導的中介，能夠做好資訊加工工作就算髮揮了很大的參謀作用了。同理，祕書個人也要緊緊掌握智力輔助的界限，有的領導稱祕書為他的“高參”，那或許是很特殊的情況，或者是個別領導人的信口開河;還有的學者寫文章要求祕書做領導人的“諫客”，像魏徵諫唐太宗李世民那樣發揮參謀作用，其實魏徵是專職的諫議大夫，後來是太師，是進入了領導核心的幾個高階領導之一，而並非現今意義上的高階祕書或辦公廳主任。有的學者要求祕書當領導的諫客，顯然也是超越了祕書功能的信口開河。正確的說法只能是“參謀提醒”，這已經是很高的要求了。
祕書部門發揮智力助手作用，輔助領導正確決策的主要途徑，是發揮資訊加工的作用，所以資訊工作在祕書部門工作中越來趣為重要