在新的形勢下，祕書如何強化“三服務”（為領導工作服務、為上下級和同級機關工作服務、為人民群眾服務），落實“三細化”（辦文嚴細化、辦會精細化、辦事明細化），實現“三滿意”（領導滿意、部門滿意、基層群眾滿意），筆者認為離不開意識、效率、能力、作風這四個基本要素。
意識是做好祕書工作的前提
超前。超前源於對情況的瞭解和把握。所謂“知情早、曉事快、見事深、謀事準”，是對祕書工作的基本要求。當前正處於資訊時代，各種情況層出不窮又瞬息萬變，無形中對祕書工作提出了新的更高的要求。如果祕書不去適應，或是對外部情況不作調查研究，不掌握瞭解，就不可能對事物的發展趨勢作出科學的預測和判斷，認知水平和思維方式就無法及時跟進，服務工作也就無從談起，參謀和助手等作用更是無從發揮。因此，祕書必須順應形勢發展，做一個遇事留心、工作用心、辦事細心的有心人，自覺培養超前服務意識，努力做到知上情、熟下情、悉內情、明外情。
主動。有行動才能有作為。主動性是發揮積極性和創造性的基礎。凡事都要主動些，尤其要在事前將各方面因素考慮周到，多問一些為什麼，多一些角度看問題，多提供一些方案，多預測一些結果，藉助經驗和縝密思考推動工作。
盡責。責任心既是思想認識問題，更是一種態度，是一個人的思想素質、精神境界、職業道德的綜合體現。有了責任心，才會有積極主動的態度、深入紮實的作風、認真負責的精神，才會有做好工作的信心、決心和恆心，才會出思路、出辦法、出成效。辦公室同志一定要有“服務工作無小事”，“做好的每件大事都是小事，做錯的每件小事都是大事”的意識，凡事從“小”、從“細”、從“微”做起。如此，才能把簡單的事做得不簡單，把平凡的事做得不平凡。
效率是做好祕書工作的核心
把握節奏。節奏慢了誤事，節奏亂了壞事，節奏太快又無濟於事。如何把握？唯在一個“度”字。其核心是三個觀念。一是適度觀念。任何事物都是與別的事物相對存在的.，比如“質量”與“效率”就是一個問題的兩個方面，“程式”與“效率”更是一對矛盾。在難以兩全的情況下，就要善於把握主要矛盾和矛盾的主要方面，力求使服務質量與工作效率達到有機的統一。二是靈活觀念。原則性和靈活性相結合，辦事既要有依據，遵循基本的政策、制度、規律，又堅持實事求是，講求靈活性和機動性。不要死摳“本本”，死抱“框框”，死背“條條”。三是辯證觀念。辯證地看待和處理大與小、輕與重、緩與急的關係，不搞絕對化和極端化，確保“三辦”等服務工作有序進行。
強化質量。質量是服務工作的一把重要標尺，與效率相輔相成。要保質保量完成各項工作任務，就必須在“快、準、嚴、細、實”上下功夫。“快”就是快速，“準”就是準確，“嚴”就是嚴謹，“細”就是細緻。唯細才能落實，唯細才能運作到位。無論辦文、辦會、辦事，都要有不厭其煩的精神，一絲不苟的態度。“實”就是務實。
團結協作。團結出成績，出形象，更出效率。辦公室的大多數工作都是“集體專案”，與“視窗、服務、形象”相關，與“大局、全域性、中心相繫。因此，辦公室工作應“分工不分家”，“補臺不拆臺”，“站準位”，不“越位”，和衷共濟，相互溝通，相互支援配合，各項服務工作才能有條不紊、紮實有效。
能力是做好祕書工作的關鍵
謀大事。所謂謀大事，就是圍繞中心、服務大局、謀劃全域性，知關節、得要領，當大參謀、出大主意。就祕書而言，凡事要從大局、全域性出發，經常思考研究事關改革、發展、穩定的大事，及時瞭解本單位、本部門、本行業的要事，以及周圍的新事，做到“身在兵位，胸為帥謀;不在其位，學謀其政;突出重點，統籌兼顧;大處著眼，小處入手”，這樣，才有可能當好大參謀、出好大主意。
善協調。綜合協調是一門管理藝術，也是一種綜合能力。對上協調時要樹立全域性意識。要緊緊圍繞一個時期的中心工作或所承辦的任務，堅持原則性和靈活性相結合，既注重把握上級的決策意圖，又及時掌握有關部門的最新動態，力求準確全面地向領導反饋工作進展情況，供領導決策參考。部門協調時要樹立協商意識。日常工作要注重先預告、早通氣，特別是重要檔案的起草、重大會議與活動的組織安排等，在醞釀、處理、提供決策之前，要及時與有關部門溝通協商;遇有不同意見時，要反覆協調，取得共識後再逐級呈送領導審批。對下協調時要樹立服務意識。要自覺擺正位置，掌握分寸，注意尺度，不能頤指氣使，拿領導的話壓人。要善於傾聽各方面的意見和建議，縮小分歧點，發現共同點，把協調工作做深、做細、做到位。
強素質。首先，政治思想要強。辦公室工作的政治性、政策性、機要性等特點，決定了祕書必須具備一定的政治理論素質。因此，要自覺把加強思想政治建設擺上重要位置，把理論學習和提高修養貫穿於工作之中，切實提高政治敏感度、政治鑑別力和政治覺悟性。其次，業務能力要精。要立足本職崗位，通過勤學苦練，努力使自己成為“張口能講、提筆能寫、無事能思、有事能辦”，精通各項業務的行家裡手。再次，綜合素質要硬。辦公室的參謀助手作用直觀地體現在起草文稿、提供資訊、調查研究等工作中。起草文稿要出思路、出觀點;提供資訊要及時、準確、適用;調查研究要“文當其時，謀當其用”，做到研究在領導決策之前，參謀在領導思考之中，不放“馬後炮”。最後，服務形象要好。
作風是做好祕書工作的保證
保持良好精神狀態。良好的精神狀態是做好工作的保證。有人曾把祕書形容為“幕後一身汗，臺前靠邊站”，“默默無聞做著轟轟烈烈的事，辛辛苦苦做著風風光光的人”。因此，祕書工作特別需要愛崗敬業、埋頭苦幹、無私奉獻、不計名利和甘當無名英雄的“三平精神”（平凡之中的偉大追求、平靜之中的滿腔熱血、平常之中的強烈責任感）。只有認識到這一點，才能保持良好的精神狀態，兢兢業業做好本職工作。
保持務實工作作風。為政之要，貴在落實。服務工作，尤應如此。要堅持說實話、辦實事、求實效，不投機取巧;要吃得起苦，受得了“氣”，耐得住寂寞;要憑真抓實幹，靠真才實學，求真功實績。文字工作要經得起推敲，會務工作要經得起檢驗，事務工作要經得起端詳。領導交辦的事要快辦、辦好;群眾反映的問題要分析、彙報;上級下達的指示要記錄、傳達。總之，要勤勉盡責，忠於本職，腳踏實地，紮實服務。
保持健康身心狀態。身體和心理的健康狀態能左右一個人的思想，影響一個人的行為，決定一個人的工作成敗。身體健康，心態良好，就會寧靜而安詳，就會迸發出活力與幹勁，而且無論工作多麼辛苦，怎麼繁忙，都能夠忍耐承受。祕書崗位不僅需要祕書具備方方面面的能力，而且需要付出比別人更多的努力。這種崗位的特殊性，容易對人的身心健康造成損害。因此，從事祕書工作的同志要特別注重勞逸結合，保持身心健康，培養從容淡定的心態，這樣才能在平凡的崗位上沉得下心、穩得住神、靜得下氣，在日常工作和突發性事務面前“拉得出、用得上、幹得好、信得過”。