文祕工作是各級行政機關的一項重要的、經常性的基礎工作，是機關辦公室的一個重要組成部分。工作中，領導要做到決策科學化，離不開文祕人員的協助。因為文祕人員一方面處理著大量的日常事務工作，使得領導能集中精力考慮決策問題。另外，還能發揮他們瞭解全面情況，掌握多方面資訊的優勢，輔助領導決策，提供合理合適的建議。黨政機關文祕人員更是領導的參謀和助手，擔負著聯絡上下、協調左右、參與政務、辦理事務的重要角色。文祕人員的素質如何直接影響著部門和單位的形象，影響著黨和人民群眾的聯絡。所以說，文祕工作雖然頭緒多，任務重，但是它的重要性決定著必須把工作搞好。
主動做好領導之間、部門之間的協調工作，幫助領導有計劃、有步驟、有重點的抓好各項工作，做到忙而不亂。並從過去偏重辦文辦事，轉變到即辦文辦事，又出謀劃策。
組織起草本單位工作計劃、報告、總結、規劃、決議和規章制度，對需上報、下發的文稿進行政策、文字上的把關。對單位進行的會議、學習、座談及調研情況等做詳細的記錄，並歸類儲存。
開展調查研究，聚焦工作中出現的新情況、新問題和熱點、焦點問題，從政治、政策、從服務領導的角度出發，客觀分析問題，並及時向領導反映，提出合理性建議。
對上級機關的來文和下屬職員的報告，要及時轉交給領導，根據領導的批示，具體落實承辦，如期上報辦理結果。並且要學會領會領導的意思，做到想領導所想，急領導所急，辦領導想辦，使自己的工作具備超前性和預見性，真正成為領導的參謀助手。
文祕人員除了具備以上工作人員的基本條件外，還應自覺、全面地加強自身素質，努力把自己造就成為德才兼備，既合格又稱職的工作人員。
要有良好的思想素質。思想，思維活動的結果。一切根據和符合於客觀事實的思想是正確的思想，它對客觀事物的發展起促進作用。反之，則是對客觀事物的發展起到阻礙作用。因此文祕人員在工作中必須主動學習“三個代表”重要思想，科學發展觀等理論知識，武裝頭腦;博覽群書，樹立積極向上的人生態度，有合乎實際的價值目標;要做到幹一行，愛一行，敬業愛崗，認真工作，奉獻自己的力量。
要有誠信的人品素質。文祕人員是領導身邊的工作人員，是同事的夥伴。因此在工作中要服從領導的安排，尊重領導的意見，維護領導的權威，樹立領導的形象;與同事之間應團結一致，互幫互助，和睦友善，凝造良好的工作環境;對待自身要嚴格要求，提倡“三老”原則，做老實人，說老實話，幹老實事，樹立良好的信譽，說話、辦事講信用，答應領導的工作或別人的事情要按時、按要求完成。
要有健康的心理素質。首先要有自信，相信自己有能力、有把握完成領導派達的各項工作、任務。不自卑、不自負、不過高估計自己，有能力就幹，沒能力就學。其次是冷靜，在工作中，不要被工作多、任務重迷糊了眼睛，衝亂了思想，要學會穩定情緒、冷靜思考、合理安排、逐項辦理，出色完成任務。三是平衡，文祕人員不僅工作多、加班多，而且受批評多、落埋怨多。要學會調整自己的心理平衡，對上忍，對下容，經得起敲打，聽得起批評，受得起委屈，耐得住刺激。
要有豐富的文化素質。博學多才，是對每個人素質的共同要求，也是共同渴求，但對於文祕人員來講，要把豐富的知識儲備作為基礎。基礎知識是文祕人員必須具備的最起碼的知識面，基礎知識越紮實、豐富，其工作潛能發揮就越大。對於專業知識的學習，不但要學會寫作的基本理論知識，還要掌握高水平的寫作技巧。另外也要了解熟悉本單位的行業專業知識，強化政策研究知識的學習。
要有紮實的'業務素質。書面表達能力，就是要把思想按照規範的格式和要求轉化為文字的一種形式，是文祕人員最為經常性的工作，要完成好這項工作，就必須具備熟練的書面表達技巧，使檔案內容行文流暢、語體得當、內容明曉、格式規範。口語表達能力，是文祕人員開展工作的基礎。作為領導的助手，上傳下達、組織協調、溝通交流等日常工作都離不開語言表達，因此要做到口齒清楚、語調平穩、條理分明、中心明確。獨立辦事能力，主要體現於較強的理解與溝通能力。即能快速理解領導決策意圖、能善於分類思索、能及時抓住事物的關鍵和實質，提出有效的解決方案並圓滿完成。
社會在進步，時代在發展，人們的觀念也在變化，文祕的職能也隨著辦公室職能人員的基本素質提出了更多更高要求，既要有完成各種任務的有形的素質能力，又要有無形的素質能力。所以說，作為一名文祕人員，只有在實踐中不斷學習，在學習中不斷鍛鍊，在鍛鍊中不斷領會自身的潛力，那樣才會成為德才兼備，合格稱職的工作人員;才能充分體現文祕人員的價值崗位。