總經理祕書(Secretaryto General Manager)，有的酒店又稱之為行政祕書(Executive Secretary)、行政助理(Administrative Assistant)等，這個職位的含義是什麼呢?根據《現代漢語詞典》對祕書的定義“掌管文書並協助機關或部門負責人處理日常工作的人員”，總經理祕書應是掌管酒店企業文書或者檔案並協助總經理完成日常工作的人員。在酒店企業中，總經理祕書的工作職責包括哪些具體內容呢? 我們一起來了解一下吧~
總經理祕書的工作職責
1、協助總經理起草酒店綜合性的業務報告、工作計劃、備忘錄、規章制度等;
2、參加由總經理組織召開的行政例會(有的酒店也稱之為早會或例會)、財務會議以及其它會議，做好會議記錄，瞭解各項決定的執行情況並及時反饋資訊，
3、協助總經理做好日常來訪接待、來函等情況處理，
4、負責總經理的日常電話轉接，儘可能地減少外界對總經理工作不必要的打擾，
5、負責各種會議記要、備忘錄及其它檔案的整理、列印、分發、歸檔、保管等工作;負責酒店內其它部門或者外界報送總經理的各種會議記要、備忘錄及其它檔案和信函的呈送、處理、歸檔等工作;
6、負責酒店介紹信、印章的保管和監督使用,負責與外單位聯絡，辦理各類許可證件和歸檔保管工作;
7、負責搞好總經理的日常工作安排，如會議、工作約會、宴請等;
8、負責總經理辦公室裝置保管、維護正常執行等：
9、負責總經理出差前以及出差後的工作處理(借款、日程安排、酒店預定、車輛接送、禮品準備、電話聯絡、車旅費報銷等);
10、完成總經理臨時交給的其它工作。
總經理祕書要勝任其工作職責，需要具備哪些知識、技能和素質呢 ?
1、應具備較高的文化程度，因為良好的教育背景使人在看待問題、處理問題時會更加理性和全面，同時具有較強的學習新知識的能力;
2、熟悉酒店各部門及其運作程式，掌握酒店的各項規章制度，對酒店的經營(如客房數量、房價、餐廳營業時間和電腦資訊系統等)以及軟體(酒店的目標、經營思想、服務理念等)情況要了如指掌，以便更好地協助總經理完成各部門的協調管理以及對外聯絡溝通的工作，使工作更有效率;
3、熟練掌握中、英文文書處理技能，熟練操作各種辦公室自動化裝置，如計算機、印表機、傳真機、影印機等;
4、具備較強的對內、對外的溝通能力，使總經理的各項指示、計劃、意願得以貫徹和執行;
5、能嚴守機密、克盡職守、吃苦耐勞，具有團隊精神，忠實於自己所服務的組織，與各部門的管理人員以及酒店相關的企業、團體和政府職能部門保持良好的合作關係。