一、引言
南京電大開放教育學籍管理工作涉及開放教育學生的入學註冊管理、學生基本資訊管理、學生學籍異動管理、學生課程註冊管理、學生畢業稽核管理和學位稽核等工作，如何做好平均每學期三萬多在籍學生的各項學籍管理工作，以及學籍管理工作中涉及到的各項資料處理、統計和分析工作，除了熟練掌握開放教育教務管理系統外，掌握相關的資料表格管理軟體是非常有必要的，Microsoftoffice的電子表格處理軟體Excel就是一套優秀的資料處理軟體。通過Excel工具配合開放教育教務管理系統的使用，必將極大地提高開放教育學籍管理工作效率，取得良好效果。
二、Excel工具及常用函式介紹
Excel是微軟公司的辦公軟體Microsoftoffice的元件之一，也是微軟辦公套裝軟體的一個重要組成部分。它可以進行各種資料的處理、統計分析和輔助決策操作，廣泛地應用於管理、統計、財經、金融等眾多領域。Excel中的函式是一些預定義的公式，它們使用一些引數的特定數值按特定的順序或結構進行計算。使用者可以直接使用它們對某個區域內的數值進行一系列運算，如分析和處理日期值和時間值、確定單元格中的資料型別、計算平均值和運算文字資料等。Excel函式一共有11類，分別是資料庫函式、日期與時間函式、工程函式、財務函式、資訊函式、邏輯函式、查詢和引用函式、數學和三角函式、統計函式、文字函式以及使用者自定義函式。下面，筆者就南京電大開放教育學籍管理中經常使用的Excel函式作簡要介紹：函式功能：從一個文字字串的指定位置開始，擷取指定數目的字元。格式：MID(text,start_num,num_chars)引數說明：text代表一個文字字串；start_num表示指定的起始位置；num_chars表示要擷取的數目。舉例：若A1單位格中內容為“開放教育學籍管理”，從中取出“學籍”可以在B1單元格編輯公式“=MID(A1,5,2)”，確認後B1單元格顯出“學籍”。函式功能：統計文字字串中字元數目。 格式：LEN(text) 參加數說明：text表示要統計的文字字串。舉例：若A1單位格中內容為“開放教育學籍管理”，要統計A1單元格中字元的數目，可以在B1單元格編輯公式“=len(A1)”，確認後B1單元格顯示出統計結果“8”。 LEN函式統計時，無論引數中是全形字元，還是半形字元，每個字元均計為“1”；與之相對應的一個函式——LENB，在統計時半形字元計為“1”，全形字元計為“2”。函式功能：根據對指定條件的邏輯判斷的真假結果，返回相對應的內容。 格式：IF(Logical,Value_if_true,Value_if_false) 引數說明：Logical代表邏輯判斷表示式；Value_if_true表示當判斷條件為邏輯“真（TRUE）”時的顯示內容，如果忽略返回“TRUE”；Value_if_false表示當判斷條件為邏輯“假（FALSE）”時的顯示內容，如果忽略返回“FALSE”。 舉例：A1單元格為學生的年齡，在B1單元格中輸入公式：=IF(A1>=35,"中年組","青年組")，確認以後，如果A1單元格中的數值大於或等於35，則C29單元格顯示“中年組”字樣，反之顯示“青年組”。DIF函式功能：計算兩個日期之間的天數、月數或年數。 格式：DATEDIF(start_date,end_date,unit) 引數說明：Start_date為一個日期，它代表時間段內的第一個日期或起始日期。End_date為一個日期，它代表時間段內的最後一個日期或結束日期。Unit為所需資訊的返回型別。Unit引數中"Y"返回時間段中的整年數，Unit引數中"M"時間段中的整月數，Unit引數中"D"時間段中的天數。KUP函式功能：在資料表的首列查詢指定的數值，並由此返回資料表當前行中指定列處的數值。格式：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)引數說明：Lookup_value代表需要查詢的數值；Table_array代表需要在其中查詢資料的單元格區域；Col_index_num為在table_array區域中待返回的匹配值的列序號（當Col_index_num為2時,返回table_array第2列中的數值，為3時，返回第3列的值）；Range_lookup為一邏輯值，如果為TRUE或省略，則返回近似匹配值，也就是說，如果找不到精確匹配值，則返回小於lookup_value的最大數值；如果為FALSE，則返回精確匹配值，如果找不到，則返回錯誤值#N/A。
三、Excel函式在開放教育學籍管理中的應用
（一）資料擷取
在南京電大開放教育學籍管理過程中，經常要根據中央電大下發的資料，提取學生所在的省級電大名稱、學生的類別和年級等。例如：在畢業稽核反饋檔案中的畢業學生統考未通過名單（詳見圖１，注：考慮到學生資訊的隱私性，圖中所涉及的資料均為隨機編制資料）。圖1.學生基本資訊表截圖1.從資料表中篩選出南京電大的學生由於資料表中沒有省級電大名稱欄位，此時，我們可以利用MID函式從學號欄位中截取出省級電大程式碼，然後再根據省級電大程式碼篩選出滿足條件的記錄即可。具體步驟：第一步，在D1單元格輸入標題省校電大名稱；第二步，在D2單元格編輯公式“=MID(A2,6，3)”後確認，即從學號欄位中第六個字元開始取三個字元即省級電大程式碼；第三步使用自動填充功能引用公式，得出所有學生的省校程式碼；第四步，使用EXCEL篩選出滿足條件為“321”的記錄，南京電大的'省級程式碼為321，即篩選出南京電大的學生記錄（如圖2）。圖2.學生基本資訊表中XH欄位含“321”資訊截圖2.從資料表中篩選出學生的年級同理，我們可以利用MID函式從學號欄位中截取出學生的年級，具體步驟：第一步，在D1單元格輸入標題年級；第二步，在D2單元格編輯公式“=MID(A2,1,4)”後確認，即從學號欄位中取出前四個字元即為年級程式碼；第三步使用自動填充功能引用公式，得出所有學生的年級（功能相似，此處不作圖示）。3.從資料表中篩選出學生的類別同理，我們還可以利用前面的MID函式實現,從學號欄位中截取出學生的類別程式碼，“1”為開放本科學生，“7”為開放專科學生，具體步驟：第一步，在D1單元格輸入標題學生類別；第二步，在D2單元格編輯公式“=MID(A2,5,1)”後確認，即從學號欄位中取出學生類別程式碼；第三步使用自動填充功能引用公式，得出所有學生的類別程式碼（功能相似，此處不作圖示）。
（二）資料計算
南京電大開放教育學籍科每學期會對開放教育在籍和畢業學生資訊進行分類統計，如按照學生的性別、專業、籍貫、民族、政治面貌等，此類資訊可以從資料庫中直接提取分類彙總統計結果。而有些資料則需要通過對系統中的資料進行計算，才能得到相關的統計結果，例如學生的年齡，我們可以從學生的身份證號碼欄位提取出相關資料計算學生的年齡，在提取身份證號碼中出生日期資料時要注意區分身份證號碼15位和18位不同的取值，可以通過LEN函式來判斷身份證號碼的位數，使用IF函式做判斷。如果身份證號碼為18位，通過MID函式從第7位開始取4位作為出生年份，否則用MID函式從第7位開始取2位作為出生年份。最後用返回當前日期函式——TODAY函式進行運算，即用當前系統的日期跟學生的出生日期做比較，得到學生的年齡。具體步驟：第一步，在D1單元格輸入標題學生年齡；第二步，在D2單元格編輯公式“=IF(LEN(C2)=18,DATEDIF(MID(C2,7,4)&"-"&MID(C2,11,2)&"-"&MID(C2,13,2),TODAY(),"Y"),DATEDIF("19"&MID(C2,7,2)&"-"&MID(C2,9,2)&"-"&MID(C2,11,2),TODA-Y(),"Y"))”後確認，即求得學生的年齡；第三步使用自動填充功能引用公式，得出所有學生的年齡（如圖3）。圖3.學生基本資訊表
（三）資料比較及引用
在南京電大開放教育學籍管理過程中，經常會對多張資料表進行比較，或者引用其他資料表中的資料，例如前面示例圖一資料和圖4資料做比較，圖4資料見下圖：圖4.學生所學專業資訊表截圖圖1為EXCEL中Sheet1工作表的內容，圖4為EXCEL中Sheet2工作表的內容，現在需要在Sheet1工作表中增加學生的ZYMC（專業名稱）欄位，如果通過複製、貼上來完成，不僅費時費力，而且容易出錯。我們可以藉助於VLOOKUP函式，通過學號來對兩張工作表的資料做比較，並從Sheet2工作表中讀出相同學號的專業名稱欄位。具體步驟：第一步，在D1單元格輸入標題ZYMC(專業名稱)；第二步，在D2單元格編輯公式“=VLOOKUP(A2,Sheet2!A1:C14,3,0)”後確認，即從Sheet2工作表中取出與A2單元格相同學號的專業名稱；第三步使用自動填充功能引用公式，得出所有學生的專業名稱（如圖5）。圖5.學生基本資訊表增加專業名稱欄位截圖以上Excel函式僅是筆者在南京電大開放教育學籍管理工作中經常使用的函式，如果熟練掌握了以上函式的使用方法，通過各類函式的組合巢狀使用，必將給我們的資料處理工作帶來極大的便利。
四、結束語
函式作為Excel資料處理的一個最重要工具，功能十分強大，在工作實踐中還可以有更多的應用。總之，如果能根據具體情況巧妙地對各類函式加以綜合運用，那函式確實是一種無比強大的工具。為各類資料的管理工作帶來了極大的便利。
作者:張勇 單位:南京廣播電視大學