一、管理型會計軟體的基本特點
1.它建立在核算型會計軟體系統之上,不但有完善的會計核算功能而且有強大的管理功能。
財務會計資訊是企業管理中重要的資訊來源和依據,及時、正確的會計核算是實施會計管理功能的基礎和根本保證。除此之外,它還應該具有事前的經營預測和目標規劃,事中的分析和控制,以及事後的評價等基本功能和決策支援能力,這是管理型會計軟體管理功能的體現,也是它與核算型會計軟體的根本區別之所在。
2.在使用範圍上,它已延伸到企業的各個部門。
系統的操作者和資訊的使用者也由單純的會計部門擴大到企業的各個業務部門和職能管理部門,這就要求新系統的開發者應站在企業管理的高度,著眼於全域性,進行系統的規劃,將企業各個部門有機地聯絡起來,加強溝通與協作。
3.與目前核算型會計軟體相比較,管理會計軟體是一個有較高整合度的新系統,它集核算、控制、預測、決策於一身。
它通過與企業物流系統的對接,將企業各部門發生的原始資料直接引到財務系統中來,充分利用其控制、預測系統,對企業供應、生產、銷售全過程和資金、成本、利潤各方面進行檢查、分析、考核和評價,然後通過智慧決策支援系統,為企業各管理層次提供決策資訊。此外,從使用的資料來看,它除了利用貨幣性資料以備會計核算之用外,更注意內部業務和外部業務的非貨幣資訊,如巨集觀經濟指標、市場資訊、同類企業的可比資料等。這樣資料之間不是分立的,在系統設計時就應該根據管理的需要合理安排,系統各模組之間緊密結合,形成一個有機的整體。
4.管理型會計軟體是一個非常靈活、開放的系統。
管理型會計軟體主要為企業內部管理人員,特別是高層的、要經常作出決策的管理人員提供企業各方面資訊服務。這裡說的資訊包括貨幣資訊在內的一切有利於企業管理的資訊。但是,不同的管理層次需要的資訊是不盡相同的,不同的企業之間由於沒有統一的管理模式,管理方式有很大差異。所有這些特點就決定了管理型會計軟體必定是一個自由度和靈活性較大,專用性較強的系統;同時,它還應該是一個開放的系統,具備方便的人機互動功能,使使用者可根據需要對採擷的資訊加以處理和利用。
二、我國管理型會計軟體的實現途徑
目前,歐美一些已開發國家的管理軟體,是以業務為中心來組織,根據物流、資訊流、資金流的連續運動和反饋來設計的。它一般包括分銷系統、製造系統和財務系統。財務系統包括:總賬系統、工資系統、應收應付管理系統、報表系統、現金管理系統、資產與折舊管理系統;分銷系統包括:客戶訂單管理、採購管理、庫存管理、銷售管理;製造系統包括:主營生產計劃、物料需求計劃、人力需求計劃、生產管理、成本管理。可見,在這種管理系統之下,財務軟體作為企業管理資訊系統的一個有機組成部分,與企業的分銷系統和製造系統之間緊密地聯絡在一起。而在我國,由於目前的管理思想、管理水平、計算機應用水平,以及人員素質等因素的制約,要達到這一程度還有一定困難。鑑於目前我國會計軟體的發展現狀,要實現會計軟體由核算型向管理型的轉變,可行的途徑主要有以下幾個方面:
1.向各管理業務子系統延伸。
這主要是指軟體的橫向擴充套件,使其與物資供應、產成品的銷售以及庫存物資管理、勞資管理等子系統接軌,並最終向整個企業的MIS方向發展,形成一個整合化的網路系統。當前的主要問題是財務軟體的各個模組之間彼此分隔,僅靠“轉賬憑證”的方式傳遞資料,導致資訊流動不暢。如果能解決這一問題,就能真正發揮計算機的作用。目前僅在商業進、銷、存管理方面解決得好一些,但與財務系統的銜接還存在問題。另外,會計核算各子系統之間的銜接也存在不少問題,這主要是因為我國會計軟體的發展是由各單一子系統逐步完善起來的,而不是採用一體化模式結構進行總體設計,逐步實施。國外的`許多管理軟體在這些方面處理得就比較好。應該說,軟體向各管理業務子系統延伸是可行的,也是比較理想的。但在具體實施中要求較高,一方面要求企業的管理基礎工作規範,各部門在管理機制上協調一致;另一方面要求有既懂會計理論與實務又懂計算機的高階系統分析人才,在總體設計上有所突破,使各子系統合理銜接。
2.向內部核算深化。
主要是使會計軟體能更加快速、準確地把責任單位的業績加以反映和考核。儘管目前一些商品化軟體可以解決部分問題,比如,在會計科目體系中將企業內部的責任部門、個人也考慮進去,這樣在核算類似於管理費用、經營費用等科目時,很容易分別以費用專案為物件或以責任部門為物件進行計算、彙總,並生成相應的內部核算報表。但還有一些內部核算問題考慮得不夠,需要研究、開發。例如,關於往來資金佔用的計息問題,許多企業需要對各責任單位的應收賬款及所佔用的時間利息進行考核。由於應收賬款的科目較多,如果將責任部門也納入科目體系,顯然是不便的。而且各企業對利息的計算和考核辦法也不相同。還有內部銀行的核算問題,應通過對各類單位資金定額情況、佔用情況、增減變化情況以及應付利息的情況的核算,及時地反映出企業的資金營運情況。對這些問題,可以考慮通過建立輔助賬的辦法,並運用報表系統的公式定義功能來解決。
3.向財務管理層次提高。
這可以說是會計軟體的縱向延伸。電算化會計資訊系統是由會計核算系統、財務管理系統和決策支援系統三個層次組成的。向財務管理轉變,可以從財務指標分析、評價以及全面預算管理、存貨管理、現金管理、應收應付管理等幾個方面進行;而財務決策層則主要以籌資、投資政策為主,解決的是非結構化或半結構化問題即不確定型的決策問題。現階段應該以實現財務管理電算化為主,而建立財務決策支援系統由於多方面的原因,條件還不夠成熟,可開展這方面的研究。目前,在智慧財務決策支援系統研究中,雖然取得了一定的進展,但距離實際應用還有很大的差距,關鍵是變動因素太多,實際操作困難。
目前從以下幾個方面開展具體工作是切實可行的:
(1)採用先進的管理思想和方法。
一方面,我們不能僅在使用者的當前需要水平上止步,否則,開發出的新軟體系統就沒有生命力。另一方面,使用者要抓住新系統啟用的契機,進行一場企業管理的變革,衝破傳統思想的禁錮,提高管理的質量,充分發揮新的管理型會計資訊系統的優勢。
(2)廢棄以計算機技術為主的策略,強調以會計理財、經營管理等先進管理技術為主。
新的管理會計軟體的成功與否在於開發人員對會計、理財、經營管理方法和技術的掌握程度,這必然要求改變原來以計算機技術為主的策略,強調以管理思想為中心,計算機技術只是實現的手段和保證。在新系統的開發過程中,沒有會計人員和管理人員的參與,新系統很難發揮經營控制和管理決策支援的作用,因此只能是一個失敗的系統。對商品化的軟體開發商而言,共同建設,才能實現企業管理思想與計算機技術的結合,開發出成功的管理型會計軟體。
(3)具有長遠眼光,確定新系統的戰略目標,始終關注國際先進管理思想的動態發展。
目前,我國管理思想和水平都不高,管理諮詢公司也有待發展。但從戰略上,我們應始終保持向最先進的管理思想和計算機技術看齊,學習其經驗,開拓自己思 路,開發出適合我國國情管理資訊系統。總而言之,開發管理型會計軟體是為了通過核算手段和財務管理決策手段的現代化,提高資訊蒐集、整理、傳輸、反饋的靈敏度和準確度,提高會計的分析決策能力,更好地滿足管理的需要,提供管理所需的會計資訊,從而更好地發揮會計參與管理、參與決策的職能,為提高現代化管理水平和提高經濟效益服務。在認識到開發管理型會計軟體是我國會計軟體發展的必由之路後,我們就應該積極探索、研究,使我國管理型會計軟體的開發和利用在這實踐中不斷地充實、完善和提高。