1財務會計人員參與會計電算化軟體的開發
單位可單獨選派一名會計人員參加電算化軟體設計的全過程,掌握一定的原始碼。該相關會計人員不進行會計業務處理,主要負責與會計主管人員勾通,瞭解軟體使用過程中需要完善的事項,積極地與軟體工程師協調,把會計語言翻譯成程式語言。這樣,主管會計人員就可以隨時根據新業務、新情況調整報表之間的勾稽關係。尤其是在軟體系統升級和執行新會計準則的情況下,更為便捷。一方面,軟體的設計會與實務相一致,另一方面也可以節省一大筆軟體升級費用。
2建立與會計電算化相適應的制衡體系
為了保證會計資料真實、完整,防止惡意違法違紀行為的.發生,企業會計電算化必須有明確的職責分工,嚴格執行不相容職務相分離的制衡原則。系統管理員或賬套主管在業務授權時,不能違背制衡原則隨意授權。電算化的制衡體系不能完全照搬手工記賬法下的原則,應該根據業務性質進行甄別。如:財務報表公式的修改與記賬相分離。不過,設計制衡原則在風險承擔的基礎上,有時也要充分考慮成本效益原則。
3完善系統初始化修改控制程式
由於系統初始化資料量非常大,工作量可想而知。一旦某一個環節出現差錯,大部分初始化工作都要從頭再來。因為目前的電算化軟體在程式設計上採用的是“樹” 形結構,類似於電路中的“串聯”結構,一個環節出現問題,其他環節都會受影響。為了完善系統初始化修改程式,在設計電算化程式時,採用類似於“並聯”結構的方式,每個環節都相對獨立,出現差錯時可以只針對這個環節進行修改,這樣可以大大降低差錯修改的工作量。
4保證電子資料安全,嚴格執行“異地雙備份”制度
保證電子資料的安全、完整是電算化管理的第一要務。由於電子資訊性質的特殊性,其安全、完整性受到的威脅非常大。為此,企業應當建立起完善的電子資料管理制度。其內定以少應包括以下幾個方面:
⑴嚴格進行業務授權,建立電算化制衡體系。
⑵操作員定期修改操作密碼,防止密碼外漏導致財務資料被惡意篡改。
⑶禁止電算化系統伺服器和客戶端電腦外接INTERNET網,每個工工作日使用正版防毒軟體進行全盤防毒。使用其他儲存介質拷貝資料時,必須先行防毒。
⑷至少每個月備份一次財務資料,並異地儲存。根據財政部的相關規定,財務電子資料應異地雙備份,即:不能單純的備份到系統所在電腦上,應備份到其他電腦或其他儲存介質上,以防止系統電腦崩潰資料丟失。實踐中困擾會計電算化實務工作者的問題有很多,不僅侷限於上面列舉的。同樣,本文提出的應對措施也只是常見而有效果的解決辦法。隨著會計電算化的深入應用,工作中會遇到更多的新問題,需要實務工作者認真研究並提出切實可行的解決辦法,為實現會計電算化的日臻完善而努力。