企業會計電算化若干題目的探討

【摘要】會計電算化在我國已得到基本普及，但在應用過程中與以往的手工記賬相比，存在一定的題目，本文擬就此略作探討，以求改進電算化工作質量，防止差錯，保障財務資料的安全性。　　由於計算機的運算速度快、計算精度高、提供資訊全面，因而大大進步了會計工作的質量，改變了會計工作的面貌，會計核算和會計治理的環境發生了很大的變化。會計電算化以其高效、自動、方便、正確和及時等優點正日益受到廣大會計職員的歡迎。目前，我國會計電算化的普及及發展很快，但隨著會計電算化的飛速發展，相應地產生了很多新題目。筆者就這些題目作些探討，以求共勉。　　一、會計處理錯誤的隱蔽性　　在手工操縱中，操縱職員要進行證證，賬證，賬賬，賬表的核對才能報送報表。因此一般非人為性錯誤比較輕易發現並糾正。而計算機操縱中，只有憑證的錄進需要核對，而賬證，賬賬，賬表不再需要核對，由計算機自動天生。對一些串錄或非金額性錯誤只有在對賬時或再次檢查時才能發現，因此，應加強對憑證錄進工作的稽核，不僅要對原始憑證與記賬憑證進行核對稽核，而且要在計算機上結合明細賬進行稽核，以防串錄現象。　　二、資料備份隱患多　　在會計電算化法規中曾明確規定，實現會計電算化的單位應堅持天天備份，且要雙重備份，並分處分人保管。但在實際工作中往往出現以下幾種情況：　　1.部分單位不能堅持天天備份，致使機器一旦出故障，部分賬務資料丟失。　　2.備份的資料盤沒有定期檢查，一旦發生題目沒有相應補救措施。　　3.資料備份沒有符合要求的存放場所，輕易導致軟盤被磁化，發生資料丟失現象。　　三、財務資料的安全性難以保障　　目前市場上有數百種會計軟體，有些單位還使用自己開發的軟體，各軟體的水平參差不齊。一些企業使用的軟體安全性與保密性存在著諸多題目和不足，使得舞弊者有機可乘；很多軟體缺乏操縱日誌記錄功能，對操縱人、操縱時間和操縱內容沒有具體記錄，出現題目不便於追究責任；另外，資料庫缺少必要的加密措施，可以很方便地從外部開啟和修改，特別是一些貿易軟體為了佔領市楊，為使用者提供修改以前年度賬目等功能。這些都為舞弊提供了便利。　　因此，企業要完善和健全電算化內部控制制度。鑑於採用電算化，原有手工操縱下的內部控制制度部分喪失作用，同時計算機資料處理易於篡改、舞弊等題目，必須採取嚴密有效的措施。如：健全治理制度，授權控制制度，建立操縱時序控制制度及操縱日誌記錄控制制度等措施。　　四、沿用傳統的會計分工模式不利於會計電算化的內部控制和分工協作　　目前，大部分單位實現會計電算化後，會計職員的分工仍按照原來的手工模式進行崗位設定，這種分工模式不利於會計工作的內部控制和電算化的有效發展。因此，應建立職能分工制度。系統維護員、操縱員和資料治理員應公道分工，相互制約，相互監視。　　根據會計電算化工作要求，企業應配備以下職員：操縱員及檔案治理員各一名，系統治理員、系統維護員及稽核員各一名。　　五、會計電算化回檔工作沒有引起足夠重視，資料保管期限受到限制　　按《會計電算化治理辦法》規定，電子計算機替換手工記賬後，其會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案要列印輸出，而且要按照《會計檔案治理辦法》的'規定執行。但目前一般實現會計電算化的單位，其會計檔案都是通過針式印表機打印出來的，經過一段時間後，字跡往往會褪色，到不了規定的儲存期限，字跡就難以辨清。為了保證財務資料的安全性，應明確要求所有財務資料全部用鐳射印表機列印，並裝訂成冊，隨同電算化備份資料一併儲存。 　　對電算化資料保管應提出明確的存放要求和定期檢查要求。明確要求企業配備必要的場所保管軟體。檔案治理員應熟悉這些條款，並按規定保管。財政部分可加以研究並對原有規章作必要的修改。單位應當建立計算機檔案治理制度。為了防止非法改動資料，必要時可把計算機檔案定義為可讀檔案、專用檔案或保密檔案，重要的檔案予以加密，以加強檔案資料的保護。