一、物業管理前期介入階段。
其實,早在物業管理企業的物業管理前期介入中,就與潛在的業主進行資訊交流了。其中最明顯的就是物業管理企業通過營銷的宣傳過程與潛在的業主進行資訊交流。根據各地舉行房交會上，很多客戶在諮詢樓盤情況時很多都提及今後樓盤的物業管理情況。於是有人得出這樣一個論斷:"昨天購房是遠地段、選價格,今天購房是選環境、選配套,明天購房就是選物業管理了"。部分先知、精明的開發商已意識到這一點,通過市場招投標選擇一些服務和品牌較好的物業管理企業，並已逐步開始將小區物業管理作為一個全新的賣點大包裝,同時這也就為物業管理企業與潛在業主間的資訊交流創造了客觀條件。物業管理企業與業主間的資訊交流還體現在物業的規劃、設計、修建過程中。在此過程中,物業管理企業站在業主的角度，將業主對物業使用過程中出現的一些不合理的設計和規劃進行提煉，向設計或建設單位進行反饋，對物業的整體施工質量進行監督，這從某種意義上來講已是在與業主進行潛在的資訊交流。
二、物業接交、業主入夥階段。在這個階段物業管理企業與業主間的資訊交流主要體現在以下四個方面:1、物業接管驗收。此時物業管理企業從開發商處接受物業,代表全體業主對物業的共用部分、共用設施、裝置等進行驗收,對業主所購房屋從專業角度進行較細緻的初步驗收,指出不合格處要求開發商整改。2、交房前的準備工作。重點做好物業的整體清潔,設定各種標識牌。準備辦理業主入夥手續的相關資制等等。設定合理的入夥流程，人生活要求要簡單方便，入夥手續的辦理流程設定是否合理，將直接關係整個入夥過程便利性。同時辦理入夥手續是業主們第一次直接正面接觸物業管理企業的過程，第一印象的好壞對今後的管理至關重要。3、辦理業主入夥手續。物業管理企業要及時將物業自用部位交予相應業主,同時將入夥後應遵守的各類公約〈如業主公約、精神文明公約等〉、須知〈如各項費用、交費時間等〉、物業管理服務方式、物業管理服務具體等資訊通過各種形式告知業主,同時根據業主填寫的資料、反映的情況,建立起相關的檔案，如，有些企業通過業主在入夥時填寫業主資訊動態，通過這種資訊表，瞭解目前內小區業主車輛的擁有量，從而制定車輛管理方案。4、迎接業主裝修、喬遷、入住。裝修管理控制是物業管理中的一大難點，物業管理企業裝修管理人員要細心的以專業的角度協助業主出謀劃策，便於業主今後的使用和日常的維修。要做好業主正式入住時,物業管理企業工作人員的親切問候、祝賀,對增進雙方的瞭解無疑有著重要的作用。
三、日常管理服務階段。曰常管理服務階段是物業管理企業與業主接觸最頻繁的階段,要搞好相互間的資訊交流,物業管理企業必須"主動出擊",主要應做好資訊交流的過程控制,即對"資訊收集——資訊處理——資訊反饋'這“PDCA”的過程控制。要做好這一過程控制,我個人認為可以分到從以下幾個方面入手:
(一)資訊收集。資訊的收集,包括被動收集資訊和主動收集資訊兩種。所謂"被動收集資訊",主要是指:物業管理企業中相應的資訊主管部門在日常值班時,由業主主動"上門'反映情況而收集到的`資訊。在此值得一提的是,要搞好"被動收集資訊"工作,值班的安排十分重要。首先得樹立"業主的休息時間,正是我們的上班時間"的觀念(特指對住宅小區區的物業管理)。因此物業管理企業就得在充分考慮成本的前提下合理的安排好作息時間,確保(特別是在休息日、節假日)能夠及時的受理業主反映的各種。還有做好資訊的傳遞工作，在考慮成本下往往值班人員並不一定是問題解決的主管人員，因此要做好資訊的登記和傳遞工作，準確地將資訊傳遞給相應的部門真正體現物業管理企業為業主服務的宗旨。所謂"主動收集信患',主要是指物業管理企業通過以回訪不定期的上門徵詢意見、滿意率問卷調查、組織社群文化活動、業主懇談會等等形式主動的與廣大業主交流、溝通,從而收集到各種資訊。