分析穿行測試的含義及質量管理體系中的應用論文

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一、引言

分析穿行測試的含義及質量管理體系中的應用論文

質量管理體系內部稽核,是企業自身對質量管理體系執行控制進行驗證的重要手段,也是提升企業現有管理水平的一項重要活動。通過採用“看(現場)”、“聽(陳述)”“查(檔案)”等方式,檢查企業質量管理體系實施效果是否達到規定要求,及時發現問題,採取糾正與預防措施,保證質量管理體系執行的符合性、有效性和持續性,促使企業管理水平不斷改進和完善。

二、傳統質量管理體系內審中存在的問題

(一)稽核重點主觀性強作為內審人員,由於時間和精力有限,可能會憑藉對企業各部門的瞭解程度和工作經驗,主管判斷受稽核單位可能在某些點存在問題,並以此作為稽核的重點。

(二)質量管控關鍵點不清作為受稽核單位,可能不清楚其在質量管理中的作用,不瞭解從哪些關鍵環節對質量進行管控,不知道該提供什麼資料,或在資料資料提供時,可能會盡量將其中最好的樣本資料提供給稽核人員,隱藏或迴避問題。

(三)內部稽核間斷取樣從企業業務流程來看,傳統的內部稽核是從橫向方面,根據稽核條款對應責任部門,進行間斷取樣,檢查是否按照標準執行,樣本資料具有獨立性和離散性,在縱向方面對整體業務流程管控的關注度不夠。

三、穿行測試概述

穿行測試是指循著交易的處理路徑,通過從中選擇典型的一項或多項交易和事項,按照相關資料檔案的要求,再走一遍,貫穿整個流程的起點、終點和關鍵控制點,將執行結果與規定要求進行對比分析,發現企業內部控制系統中是否有缺陷的一種方法。

在質量管理體系內審中採用穿行測試的方法:稽核會較客觀和全面,可以幫助內審員熟悉業務流程,培養創造力,而不是對照質量管理標準體系、內審檢查表和記錄證據機械地稽核。

在內審中,資料資料或記錄表單的提供依據是該業務流程的起點樣本,這樣可以避免受稽核單位在稽核要點上避重就輕地提供資料記錄,可以從一定程度上減少稽核的抽樣誤差,發現客觀存在的問題。

清晰指出受審單位的質量管控關鍵點,明確職責權力,有利於責任單位制定並落實相應措施。

穿行測試法與質量管理標準體系的結合,將傳統統稽核的離散樣本變成連續的測試樣本,梳理了企業的業務流程,可以發現其中的改進機會。

四、穿行測試法在質量管理體系內審中的應用

以某公司採購部採購業務流程為例,選擇兩份成熟產品的採購訂單,使用穿行測試法對其進行質量管理體系內部稽核。

(一)準備階段

1.制定企業質量管理體系內審計劃,明確稽核的準則、目的、範圍、稽核小組成員及具體工作要求,以及具體的稽核時間安排和稽核涉及條款。

2.收集並閱讀企業的管理手冊、部門職能、程式檔案和採購部的三層次檔案。

3.結合質量管理標準體系,編制內部稽核檢查表,明確稽核要點和採購業務流程的關鍵控制點。

4.選擇在最近1年內兩份成熟產品的採購訂單中作為樣本測試物件,遍歷採購業務流程。

(二)實施階段

在採購部,隨機選取了一份成熟產品的`採購訂單和一份關鍵件的採購訂單作為測試樣本,將此兩份訂單號及其中所提及的物料資訊作為依據,結合稽核的關鍵控制點,遍歷整個採購業務流程,並藉此以點帶面,按照質量管理標準體系,對相應的檔案資料記錄表單進行稽核,秉著客觀公正的態度,按編制的內審檢查表如實記錄稽核證據。在稽核時,首先看檔案有無規定和要求,若有,則看執行是否到位,以及執行情況的效果,是否有改進空間。

(三)總結階段

通過將稽核證據與質量管理標準體系進行對比分析,發現採購業務流程的改進點,經內審小組討論後,得出採購業務流程關鍵點的稽核結論,並編寫質量管理體系內部稽核報告,經相關領導審批後反饋採購部。

採購部在2014年度質量管理體系內部稽核中,共3項不符合項,其關鍵控制點部分有效,其中,對採購物資的技術圖紙資料管理較為薄弱,供應商的選擇評價有待改善提高,不合格品的分類存放亟待整改。

(四)跟蹤階段

根據稽核結論,採購部編制了關於技術資料圖紙管理和供應商評價管理的糾正與預防措施計劃,並對其進行實施整改;對不合格品的分類管理限期一個月內完成整改,由內審員按計劃時間節點對採購部3項不符合項的整改實施情況進行檢查落實。

五、結束語

採用穿行測試方法,可識別出企業業務流程中質量管控的關鍵點,為制定、落實相應措施提供依據;質量管理體系內部稽核則根據質量管理標準體系,檢查各責任單位的檔案要求與關鍵控制點的執行情況,發現問題,提出改進建議;穿行測試方法與質量管理體系內部稽核的有機結合,為傳統的質量管理體系內部稽核提供了新的方法參考,可將企業內部控制體系與質量管理體系進行整合,在提高質量管理水平的同時,提升企業整體的管理軟實力。