摘要：隨著資訊技術的不斷髮展，計算機技術的應用也越來越廣泛，給人們日常工作和學習帶來了極大的便利。計算機技術和網路技術應用到現代企業中，實現了辦公自動化發展，優化了企業辦公管理組織結構，提高了資訊的儲存、處理以及分析的工作效率，為辦公室人員的日常工作提供了便利。文章研究了辦公自動化中計算機技術的應用，為提高辦公效率和管理水平提供了可靠的技術支援和依據，具有十分重要的現實意義。
關鍵詞：計算機技術；辦公自動化；技術應用；資料分析
1 概述
辦公自動化通俗來講，是通過計算機技術，構建一個科學合理的、具備辦公自動化屬性功能的資訊處理系統，實現提高企業辦公效率的目的。工作人員通過藉助計算機相關裝置，對資訊進行加工、處理和儲存等，同時實現資訊的有效傳遞。
辦公自動化的構成要素有：
（1）工作人員。這是辦公自動化的首要要素，儘管工作人員的職位部門不同，但都要使用辦公軟體，對作業系統有一定的瞭解，才能實現高效辦公。
（2）企業組織結構。這是實現辦公自動化的第二要素，公司的組織架構決定了辦公模式，而不同的辦公模式所使用的辦公軟體自然也不同，一般現代化的企業會根據公司特點開發適合自己的辦公自動化系統。
（3）企業制度。計算機系統的自動約束系統是根據企業制度進行設定的，自動化約束制度為辦公工作的順利實施提供保障。
（4）資訊通訊技術。企業部門之間分工不同，一般情況下各司其職，但有需要部門協同的工作就需要保障資訊溝通及時有效，資訊通訊技術將彼此獨立的辦公系統統一起來，實現部門之間資源共享，互通互聯，提高工作效率。
（5）資訊。資訊是辦公自動化的處理物件，辦公工作就是圍繞資訊展開的。
（6）辦公環境。辦公自動化改變了以往的辦公環境，打破了時空對工作的限制，計算機技術的使用拓展了辦公時空。
2 計算機技術在辦公自動化中應用的重要意義
2.1 有效降低企業辦公成本
傳統辦公條件下，辦公成本較高，需要消耗大量的人力、裝置、辦公用具等，隨著工作量的不斷加大，需要投入的成本也成倍地增長。近年來，隨著計算機技術的發展，在辦公自動化中應用計算機資訊網路技術，傳統檔案流轉、資訊互動、檔案審批等辦公流程完全可以基於網路展開，實現“無紙化”辦公。計算機技術減少了傳統辦公過程中所需的部分人力、裝置開支，並且可以重複利用，大幅度降低了辦公成本，有利於實現集中化辦公。
2.2 有效提升辦公效率
計算機技術的應用大大提高了企業辦公效率，尤其是在檔案的編輯、資料查詢、統計分析等方面具有非常明顯的優勢，同時對於檔案的審批和修改意見也能及時反饋並處理，跨越了空間和時間的限制，大幅度提升整個辦公過程的準確度以及效率。近年來各種資訊系統的出現就是高效利用計算機網路和辦公自動化技術的典型代表，未來一站式辦公、跨系統辦公，是解決當前“資料孤島”問題的關鍵，是有效實現資訊橫向、縱向交流的重要途徑，也是將來辦公自動化發展的總趨勢。
2.3 優化辦公環境
傳統辦公環境中需要放置大量的儲存檔案、管理檔案等的辦公設施，有限的辦公空間顯得相對緊湊，隨著計算機辦公自動化技術的應用，檔案僅僅需要在網路上進行遠端儲存（或備份）或者在本地硬碟上進行儲存即可，計算機主機、印表機以及網路成為主流的辦公配置，整個辦公環境簡約和現代化，多餘的辦公空間可以擺放盆景等，起到舒緩辦公壓$的作用，辦公空間得到優化，有助於放鬆辦公人員心情，提高辦公效率。
2.4 激發辦公創造力
應用計算機辦公自動化技術，辦公人員既可以按照標準化的辦公流程進行作業，也可以根據工作需要進行自主化的辦公設計，尤其在一些辦公自動化軟體和網路的應用過程中，只要按照既定的設計步驟進行應用即可完成相應的流程，不必拘泥於傳統的條框，辦公人員可以投入更多的精力專注於業務，有助於思想意識的解放，提高辦公積極性，實現工作的創新[1]。
3 計算機技術在辦公自動化中的具體應用
3.1 文書處理
文書處理作為計算機技術應用過程中的.較為常見的一種形式，在辦公自動化中佔有極為重要的地位。文書處理包括檔案的編輯、格式處理、修訂等內容，日常辦公中較為常用的計算機軟體有WPS，Microsoft Office，Notepad++等。但是近年來隨著客戶端技術的不斷成熟，利用線上網頁技術處理文字內容已經成為辦公的主流趨勢，尤其是文書處理中要求較為嚴格的公文處理以及特殊文書處理，公文處理對於文字格式、字型應用等都有著嚴格的要求，具有較強的權威性；而特殊文書處理包括財務文字以及行業性較強的業務文書處理，同樣為實現標準化和統一化，對於文字的樣式等都有一定的要求。熟練掌握文書處理技術，是在辦公自動化中應用計算機技術的基本要求，是每一位辦公人員都應具備的基本技能。
3.2 圖形、影象和表格處理
相較於文字而言，圖形、影象以及表格的處理相對較少，但也是常見的辦公應用，對於圖形、影象處理而言，最為基本的要求就是準確和完整，能夠反映作者的本意，以一種更加形象的表達形式來表述資訊的含義。表格處理則是一種具有一定規律資料的表述形式，通過相對統一的格式，清楚反映出資訊之間的對比性和聯絡性，相較於文字表述更具針對性，在表格資料處理過程中對於資料的準確性要求較高。圖形、影象以及表格處理中，顏色配比、比例搭配等都是極其關鍵的，熟練掌握其處理技術需要大量地練習和應用。
3.3 計算機通訊
計算機通訊技術是以資源共享和資料傳輸為基本目的的資訊科技，在辦公過程中常見的計算機通訊技術包括區域網通訊、網際網路通訊兩大類，區域網通訊通常侷限於本地網路或者部門網路之間，通過區域網軟體如IPmsg、飛秋等進行資訊溝通和檔案交換，用於替代傳統人工形式的檔案和資訊流傳，效率和速度相對較高；而網際網路通訊技術在辦公環境中的應用，常見的技術包括郵件技術、即時通訊技術等，其中郵件技術作為辦公條件下應用最為普遍的通訊技術，實現了資訊和檔案的遠端交換，成本極低。近年來推出的即時通訊工具如微信、QQ等也是辦公條件下常用的通訊工具。除此之外，還有一些如Tenet工具登入遠端桌面系統等應用，在一些特殊的辦公場所也經常使用。
3.4 資料處理
資料處理包括資料生成、傳輸、儲存以及利用，資料生成顧名思義是各種原資料的產生過程，其中主要包括文字錄入、視訊採集、語音與圖片資料生成等。資料傳輸則是藉助於計算機通訊技術在網路之間進行傳輸，資料儲存是極其關鍵的部分，包括檔案儲存、資料庫儲存以及雲端儲存等形式，相較而言檔案一般保存於本地，資源利用率較低，而資料庫儲存是一種格式化儲存形式，保密性、資料完整性以及可用性都有了較大的提升，同時，還可以藉助於資料分析工具進行資料的定量分析，是目前各類資訊系統儲存資料的基本形式，而云儲存通過將資料儲存於雲端裝置，能夠大幅提升資料的可靠性。計算機技術在辦公自動化中的應用本質就是各類資料的處理，處於核心地位。
3.5 視訊會議
視訊會議是利用通訊裝置將本地會議終端與遠端會議終端進行通訊，實現傳統意義上的會議功能，視訊會議能夠迅速傳達決策部署，節約會議成本，大幅度提升辦公效率，有助於跨區域、跨空間、跨部門的工作人員進行集體聯絡，是近年來計算機技術在辦公自動化應用過程中較為典型的代表，在集團性辦公、區域型辦公等環境下得到廣泛應用。在日常辦公環境下，應用頻率相對較少，但也同樣是不可或缺的部分。
3.6 決策支撐
利用計算機技術輔助決策是當前流行的技術應用，其基本原理是基於資料統計分析，通過分析大量的業務資料，從而產生對資料模型的基本分析，決策和領導人員參考相關資料進行決策部署，這也是近年大資料應用的基本思路。計算機技術既可以提供決策支撐，同時，還可以針對服務物件、管理物件給出更科學的參考意見。除此之外，大資料分析還可以提供辦公流程、個性化辦公改進意見，為科學辦公、高效辦公提供參考，實現現代自動化辦公[2]。
4 辦公自動化的未來發展趨勢
隨著計算機、人工智慧、網路技術、控制技術的進步，辦公自動化將朝著智慧化、微型化、快速化方向發展。計算機資訊科技的功能由過去資訊資料處理過渡到知識處理，知識庫將取代資料庫。其次，隨著計算機感知能力的增強、輸入輸出技術的進步，計算機更加人性化、智慧化。語音識別、生物測定、光學識別、神經網路等技術的發展，讓人機互動變得更加便捷。人工智慧技術是這幾年的熱門技術，目前人工智慧已開始應用在工作領域，比如很多銀行已開始用計算機取代人工諮詢服務檯，使用者根據自身的需求到自動櫃檯拿號，然後根據號碼順序辦理業務。科學技術的進步促進了電子行業的快速發展，計算機外接裝置更加小巧、輕便、整合化，未來計算機將朝著人性化、網路化、智慧化、綜合化方向發展，這將促使奈米計算機、光計算機、超導計算機以及量子計算機的發展，到那時可能實現無人化辦公，辦公真正實現全自動化。
[參考文獻]
[1]張步峰.計算機技術在辦公自動化中的應用探析[J].數碼世界，2017（12）：414-415.
[2]張建華，王戰友.計算機資訊科技融入辦公自動化應用的研究[J].通訊世界，2017（17）：57-58.