論文關鍵詞：資訊檔案管理 應用
論文摘要：檔案管理作為醫院管理工作中的一個重要組成部分，在醫療、教學、科研等活動中的作用日益顯著，檔案資訊資源的創新與利用也愈加受到人們的重視。本文通過對醫療檔案規範化管理、資訊化建設等方面作了詳細介紹。
隨著現代科學技術的發展，醫院的資訊化建設得以迅速發展，醫院資訊系統在醫院管理應用已經越來越廣泛，其作用也越來越大，但醫院的檔案資訊化建設還相對的滯後，嚴重地影響和制約了醫院檔案資源的開發和利用工作。如何使醫院的檔案管理工作適應資訊時代的發展，這是我們當前亟待解決的問題。
一、醫院檔案的範疇和規範化管理的必要性
醫院檔案[1]是醫院在各項職能活動中形成，具有儲存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。由於這些記錄，是伴隨著工作活動的客觀需要而形成的，因此，無論在形式上還是內容特徵上，都表現這些資料的原始性和事實的確鑿性。此外，由於它們真實地反映著醫院工作的歷史和現狀，成為記載醫院發展的寶貴歷史資料，故有著無可替代的歷史和法律憑證作用。醫院檔案的儲存價值、法律憑證作用、借鑑利用決定了醫院檔案實現規範化管理的必要性。
二、現階段醫院檔案資訊化的現狀
（一）對醫院檔案資訊化建設重視不夠
目前在國內的醫院中，計算機應用已經成為不可缺少的一部分，從最簡單的管理資訊系統（MIS）和財務系統到完善的醫院資訊系統（HIS）、影像存檔和通訊系統（PACS）、放射科資訊系統（RIS）、實驗室資訊系統（LIS）以及區域網管理、辦公自動化等，都已開始在醫院實施和執行。但一些領導還是不能充分認識檔案資訊化建設的作用和迫切性，致使在醫院的資訊化建設中未將檔案資訊化建設納入同步考慮和同步實施。
（二）檔案管理軟體系統開發相對落後
目前，檔案管理軟體的開發速度和水平還明顯落後於計算機硬體技術的發展，尤其是醫院檔案管理軟體方面更為欠缺。隨著檔案的快速增長和對檔案資訊利用需求的增加，單版機計算機檔案管理，已不適應形勢的發展，與醫院的資訊系統無法連線，缺乏可相容性和可擴張性，急需升級更新。
（三）檔案管理標準化程度低
檔案管理標準化是保證歸檔資訊有效利用的'關鍵。標準化程度低影響了醫院檔案資訊化建設的程序，造成了低水平的重複建設；從現在階段來說，醫院收費系統、統計系統、病歷病案系統、檢驗系統、影像檢查系統等部門系統不全一致，規格不一，不能通用，也與檔案管理系統存在著介面、存貯檔案資料方式不同和無法交換等問題，檔案資訊資源無法實現共享。在各醫院的資訊網路建設中，檔案資訊系統和網路建設各行其是，層次不一，規範性、開發性、服務性、共享性較差。沒有統一的規範和標準，醫院內部的資料分析不能夠統一，不能實現檔案資訊共享的要求，就談不上是檔案資訊化管理。
（四）醫院檔案管理格局混亂
目前，醫院檔案管理是一個多部門管理檔案的格局。比如醫院的綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、財務檔案等。隸屬行政辦公室管理，而醫療文書檔案、各種檢查影像等又分屬其他醫務部門管理。管理部門採用的工作方式、管理方式不同，在管理職責上也不明確，也沒有納入醫院的綜合目標管理考核，這樣多頭管理，各有政策，造成了管理標準化的困難。
（五）檔案專業人員整體素質有待提高
目前醫院現有的檔案專業人員，一方面是知識結構單一，尤其是計算機網路技術的應用能力較低，知識面窄；另一方面是缺乏專職的檔案資訊管理人員，現有人員工作不安心，主動性和創新性不夠，不適合現代化的檔案管理要求。檔案人員除了要有檔案專業知識外，還必須具備良好的計算機運用操作能力和網路知識，只有這樣才能更好的服務。
三、加強檔案資訊化管理的要點
（一）強化電子檔案歸檔管理
充分利用醫院網路資源共享的功能，將上級來文及醫院各處、室形成的檔案直接轉換，進入檔案室資料庫。紙質檔案歸檔同時，應將同版本的電子檔案一併歸檔，同時併入本單位檔案資料庫系統，與醫院辦公自動化同步進行執行。
（二）硬體基礎設施的投入
醫院要加快檔案資訊化的建設。可以結合自己的經濟能力，配置與檔案管理現代化相適應的軟、硬體，從而使檔案資訊化建設加快發展。從實際出發，充分利用現有裝置，按照填平補齊、適當超前、適當延伸的原則購置適當的技術裝置。包括資料庫伺服器、路由器、圖文影像掃描裝置、海量儲存裝置等。開發適合醫療行業使用的專門的檔案利用軟體。
（三）建立標準化、規範化檔案管理體系
依據國家有關檔案資訊化建設的規定、規範，檔案管理軟體應具備適應多種檔案儲存格式、支援實時瀏覽，具有網際網路及內聯網檢索功能[2]。能夠實現收集整理、資料儲存、檢索瀏覽、借閱管理、許可權控制、統計報表、鑑定銷燬、資料輸入（輸出）及格式轉換的控制與管理，滿足醫院文件一體化管理、業務流程管理和資訊資源開發利用的需要。一個通用性強、大多數軟體都能接受的檔案資訊儲存，交換格式標準，才能保證醫院內部網、衛生系統網、檔案系統網之間檔案資訊儲存、交換的順利進行。
（四）加強檔案資訊資源傳輸網路化，實現資訊資源共享
檔案的真正價值在於利用，檔案資訊化建設的實現將為檔案資訊的充分利用提供前所未有的條件。利用醫院內部網建立檔案資訊網站[3]，實行新資訊上網釋出、電子郵件服務、聯機公共目錄查詢和光碟遠端檢索服務。同時開展檔案資訊諮詢服務，為使用者進行定向、定題的互動式資訊諮詢，運用現代資訊科技對檔案資訊進行加工、提煉和深層次開發，提供更多二次、三次加工的資訊產品，拓展醫院檔案的服務功能，提高檔案服務質量。高質量、豐富充足的資訊資源是檔案數字化的基礎，是網路建設的核心。資訊資源不足，網路就如“無本之木，無源之水”。
（五）規劃、建立有特色的數字化資訊資源庫
數字化資訊資源庫[4]包括數字檔案管理系統、數字目錄中心管理系統、數字文件管理系統、數字檔案管理系統等。檔案資料庫是檔案室網路建設的重要組成部分，是網路的資訊資源。要加強網路建設，必須加強資料庫建設。資料庫的建設要以國際、國內標準為依據，集中力量建成若干個標準化、通用性好的檔案條目資料庫、全文資料庫、多媒體資料庫；另一方面，檔案資源數字化整理也要與之配套進行，即使用數字模擬整合技術將室藏各種檔案數字化。