關鍵詞:檔案保管;保密
一、談檔案保管過程中的保密工作
(一)檔案庫房治理中的保密工作
檔案的庫房治理是檔案保密的重點。從總體上講,檔案庫房應按照國家有關規定單獨興建,但是有一些不具備條件的單位,往往將庫房附設在機關辦公樓內。應留意的是,不是任何一間辦公室都可以用作庫房的,從檔案保密的角度來看,不宜將庫房設在辦公樓的最底層,庫房門窗等應專門加固,以防失盜失竊。還應儘量做到庫房與辦公室分開,庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責治理,制定嚴格的庫房治理制度,無關職員一律禁止進內。實踐證實,檔案庫房的科學治理,是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。
(二)盡密檔案的治理和保密
盡密檔案是黨和國家的核心祕密,它關係到黨和國家的安全,關係到國家的政治活動、軍事活動和經濟發展的成敗,關係到四化建設的程序。因此,為確保國家核心祕密的安全,必須治理好盡密檔案。
1、盡密檔案應與非盡密檔案分別保管。2、進步盡密檔案治理職員的素質。3、加強盡密檔案的日常治理。
(三)檔案的保管期限與保密期限的區分工作
確定保管期限的原則是,正確分析和鑑別檔案內容的現實作用和歷史作用,根據本機關工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要,全面確定檔案的儲存價值,正確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據國家祕密事項在一定時間內,如被洩露,將對國家的安全和利益造成的危害來確定的,它表示該國家祕密事項在其確定的期限內,受國家有關保密法律、法規的保護,產生法律效力的時限。
(四)檔案治理職員的職責
檔案治理職員的職責,就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務,也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、穩定。不壞,就是使檔案保管得完好無損,不致因各種不利因素而使檔案損壞。檔案保管職員要持之以恆,時刻警惕,防止檔案的損壞,確保檔案的安全,為檔案工作提供物質基礎。
(五)檔案涉密情況的變化
檔案在保管過程中,其密級不是一成不變的,而是隨著時間的推移和檔案貫徹的情況變化的。基本變化是升密、降密、解密。其中升密是極少數的,也是暫時的;大多數的,總的趨勢是降密,直至解密。其變化原因有三:一是保密範圍的變化;二是密級檔案作用的變化;三是保密時限的變化。
(六)做好檔案密級的調整工作
1、要貫徹落實《保密法》以及1991年國家保密局、國家檔案局聯合制發的《各級國家檔案館館躲檔案解密和劃分控制使用範圍的暫行規定》的精神,在廣泛宣傳、進步熟悉、大力協調的基礎上,重點解決好兩個題目:一要嚴格執行解密劃控的時間標準、有關涉密內容標準及保密規範標準,做到有法必依,執法必嚴,違法必糾。二要主動接受保密部分對調密工作的監視指導,齊心協力搞好檔案涉密檔案的清查鑑定。嚴格劃清密與非密的界限,確定哪些檔案能開放利用,哪些限制在一定範圍內利用,哪些還不能提供利用,為今後進一步搞好規範化、標準化和涉密檔案建設奠定基礎。
2、要建立起法制的新秩序。對涉密檔案的變化調整,不僅要立足於當前的實際工作,還要著眼於長遠。歷史的經驗教訓告訴我們,以往關於檔案保密的制度還不健全,適應不了《保密法》的要求,需要完善增加新的內容。為了適應涉密檔案調密工作制度化、正規化的需要,應建立以下三個制度:(1)建立規定密期制度,以便屆滿自行解密;(2)建立調密通知單制度,對保密期間提前解密或發生升降變化的密級檔案,要下發通知單告知檔案館、室,以便銜接工作,及時把握,適時變動;(3)建立涉密檔案接收標準制度,加強涉密檔案的規範化建設。