摘 要：每個上班的人都在單位有自己的檔案，檔案是指機關，團體或者企業為了規範管理，把員工的資料或者生產銷售情況等做統籌的記錄，以便以後查詢，利用和參考，並按專門的策略進行整理歸檔。比如人事檔案，會計檔案，病歷檔案等等，不過以前的檔案都是紙質的，儲存或尋找起來都特別麻煩。現在隨著計算機科技的發展，電子檔案已經越來越多的應用到各行各業中，為了對電子檔案有進一步的認識，本文結合實際情況對電子檔案的運用進行探討。
關鍵詞：探討;電子檔案管理;計算機技術
1 前言
在企業中，檔案記錄了企業成立時間，經營的各種產品資料以及各個時間段的銷售情況和企業發生的改革等等，為企業以後的經營發展提供了更加真實更加可靠的參考依據，在企業發展運營中起著至關重要的作用。以前企業裡的檔案都是用手寫的，這樣特別浪費時間，而且時間長了紙質的文件就會發生損壞，很可能會丟失很重要的檔案，並且在後期查詢資料的時候很麻煩，為企業造成不必要的損失。但是電子檔案的出現為企業的管理工作提供了很大的方便，大大減少了管理工作的難度，同時也提高了員工的工作效率。下面我們開始分析電子檔案管理的有關細節[1]。
2 電子檔案的概念及優勢
電子檔案不同於傳統紙質的檔案，以前紙質的檔案容易損壞，查詢資料也很麻煩。但是電子檔案就跟它有更加鮮明的對比了，不僅不容易損壞，查詢起來也特別方便。紙質檔案是以紙為介質，而電子檔案則是用計算機磁碟等電子裝置作為介質用來儲存文件的，比如現在應用廣泛的U盤，手機記憶體卡，行動硬碟等等，這些都是儲存裝置，它們不僅儲存方便快捷，而且便於攜帶，只要有電腦隨時隨地都可以用。這些檔案不同於紙質檔案，看得到摸不著，比較虛擬，以下簡稱虛擬檔案，虛擬檔案是在計算機上以位元和位元組的形式來表示檔案資訊的，和紙質檔案是不同的。虛擬檔案可以在電腦上互相流通，也可以在網際網路上建立遠端管理系統，如圖1。要想使檔案的位元和位元組能隨機定位於使用者的網路終端，使位元組和位元以數字，文字，圖表，符號和影象的形式出現在使用者面前，就必須要使用正確的硬體和軟體。
目前市場上儲存電子檔案的大多是U盤，光碟，記憶體卡，硬碟等，這些儲存裝置可以有效地保證文件的完整性和安全性。傳統的手寫檔案在書寫過程中很有可能造成失誤，引起資訊錯誤，那麼在以後查詢的時候更會錯上加錯，極有可能給企業未來的發展造成很大的損失。那麼電子檔案就避開了這個錯誤，它在操作過程中如果出現操作錯誤，計算機會自動發出錯誤警報，這樣就大大提高了文件的正確率。另外，電子檔案可以隨身攜帶，無論何時何地需要，都能給使用者展示最精準的資料。並且佔用儲存空間小。正所謂U盤在手，資訊全有。
3 計算機技術在電子檔案管理中的運用
隨著電腦技術的快速發展，電子檔案也越來越廣泛地應用到企業中，它的產生給各行各業帶來了莫大的方便[2]。所謂跟上時代，跟上步伐，企業才能走的更遠。電子檔案把企業的管理難度大大降低了，那麼操作起來就更加方便快捷，也提高了企業的工作效率。那麼從事電子檔案管理的工作人員，要想把這項艱鉅而光榮的任務做好，就一定要對電子檔案有更深的瞭解，對它的效能要了如指掌，才能把企業的檔案管理工作做的更加得心應手。
3.1 儲存
對於以前手寫的檔案大多數都是用紙質的，時間長了的檔案都儲放在檔案室裡，要佔用一間房子，那麼日積用累以後紙質的檔案越來越多，檔案室裡儲存放不下就只能再加一間房子來繼續儲存紙質檔案，這樣無限期迴圈起來。就加劇了儲存室的'負擔[3]。那麼電子檔案就跟傳統的紙質檔案有著天壤之別了，檔案人員只需要把檔案輸入電腦，它就會自動存入計算機的資料庫中，它不僅佔用空間小，而且儲存空間大。
3.2 查詢
企業在發展過程中，會經常參考往年同期的記錄來作比較，來確定公司的進展。那麼如果使用的是紙質的檔案的話，尋找起來就很麻煩了，要動用大量的人力來參與，還要浪費大量的時間，這樣就降低了員工的工作效率。但如果使用的是電子檔案的話，在計算機相應的檔案上只要輸入所要查詢的資料程式碼，計算機就會自動而準確地為您尋找出你所需要的資料[4]。這樣不僅減少了大量的人力，還為公司減少了大量的時間。這樣工作效率也就大大地提高了。企業的發展也就蒸蒸日上。企業很有可能會因為這個扭虧為盈。
3.3 監測
以前傳統紙質的檔案不能加密碼，那麼企業內部檔案就存在很大的危險性，如果檔案被竊取就會給企業帶來很大的損失。那麼使用電子檔案就不會出現這樣的情況了，有自動的監測功能，它還可以設定密碼，這樣就不會被竊取，使企業的檔案資訊的安全性大大提高，從而避開了企業的損失[5]。
4 結語
隨著現代電腦科學技術的不斷髮展，電子檔案也一步步代替了紙質檔案，越來越廣泛的被應用到各行各業中，這樣使企業的經營管理更加得心應手，大大提高了企業運營和操作的工作效率。那麼要使自己的企業更接近現在科技的發展軌道，就更需要培訓計算機科技方面的人才，為電子檔案管理工作更好地服務[6]。
[參考文獻]
[1]傅榮校，著.檔案管理現代化：檔案管理中技術革命程序的動態審視.浙江大學出版社，2010.
[2](美)哈格，等，著，嚴建援，等，譯.資訊時代的管理資訊系統.北京：機械工業出版社，2011.
[3](美)薩曼達，(美)希瓦史塔瓦，著，羅英偉，等，譯.資訊儲存與管理：數字資訊的儲存、管理和保護.北京：人民郵電出版社，2011.
[4]馬長林，宗培嶺，等，主編.檔案館資訊化建設探論.上海：上海社會科學院出版社，2011.
[5]劉越男，著.建立新秩序--電子檔案管理流程研究.北京：中國人民大學出版社，2012.
[6]安小米，等，編著.基於ISO15489的檔案檔案管理核心標準及相關規範.北京：中國標準出版社，2012.