摘要：隨著計算機在會計領域的普及和應用，計算機成為會計工作發展的方向。為了適應會計工作規範化、現代化的客觀要求，運用計算機管理會計檔案管理成為會計工作發展的一個新的研究課題。
關鍵詞：計算機 會計檔案
隨著我國計算機技術的不斷髮展，如何做好運用計算機管理會計檔案工作，以使其發揮更好的作用。根據本單位工作的實踐，將如何做好會計檔案的管理工作，談談個人的看法。
一、運用計算機管理會計檔案的特點
傳統的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算專用材料，是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。這些史料和證據具有嚴格的資料平衡性、時序性和嚴肅性、不得隨意篡改。單位實行會計軟體以後，由於產生了許多依附於計算機磁性介質上的資料與檔案，財務人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調閱均在計算機上完成，隨之而使會計檔案賦予了許多新的特點。運用計算機管理會計檔案具有以下一些顯著特點：
1、運用計算機管理會計檔案不僅保留了傳統意義上的會計檔案，而且還包括儲存在計算機硬碟中的資料及其他磁性介質或光碟儲存的資料。即會計檔案儲存的範圍和領域擴大了。
2、傳統的會計檔案具有直觀可視性，而儲存在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬體與軟體系統環境中才可以使用，才具有生命力。即會計檔案的呼叫需要一定的軟、硬體環境。
3、運用計算機管理會計檔案的載體不僅是通過列印等輸出的`傳統意義上的紙張，更主要的是磁性介質或光碟。即會計檔案的保管不僅是作為會計資料資訊載體的紙張而且更重要的是磁性介質或光碟。
4、運用計算機管理會計檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時他們又受載體的質量、存放環境、儲存資訊的有效期等條件的影響，即對會計檔案的安全性、完整性要求更高。
5、實行運用計算機管理會計檔案的時間越長，會計檔案與財務軟體的版本數越多，即會計檔案更需要科學地管理。
二、如何做好運用計算機管理會計檔案工作
為了更有效地做好運用計算機管理會計檔案工作，我們必須根據計算機管理會計檔案的特點，分別做好會計檔案的收集、管理與儲存、利用等方面的工作。
1、計算機管理會計檔案的收集。所謂計算機管理會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(如一個會計年度)，把計算機系統中的所有會計資料拷貝(備份)儲存到磁性介質或光碟上，從而形成脫離於原計算機系統的會計檔案。財務部門應把財務資料的備份檔案儲存好，以防計算機硬體系統損壞後能在最短的時間內，在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。
除了備份之外，還應收集計算機硬體系統的型號、儲存空間的大小、外部裝置的配套型別等；計算機作業系統、網路作業系統以及漢字作業系統；財務軟體的程式語言、資料庫系統型別；財務軟體的系統名稱、版本號；財務軟體的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯絡人以及與會計軟體系統相配套的各種說明書及使用手冊。
2、計算機管理會計檔案的儲存。由於計算機管理會計檔案是儲存在磁性介質或光碟上的，根據這些資訊載體的物理特性，在形成這些檔案時應準備雙份即採用“AB備份法”進行資料的備份，並且每份上要註明形成檔案的時間與操作員姓名，並貼上防寫，存放在兩個不同的地點，以防止地震或火災等意外情況引起整個電算化會計系統的毀滅與系統的不可恢復性。在儲存這些檔案時應遠離磁場，注意防潮、防塵等。對採用磁性介質儲存的檔案，還應定期進行檢查，定期進行復制，防止由於磁性介質的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。
此外，還應注意計算機管理會計檔案與對應的財務軟體版本的一致性。因為在不同版本軟體下形成的會計檔案其會計資料的結構有可能不同，這就有可能產生會計檔案不能被調閱或者產生某些預料外的錯誤。因此，筆者建議計算機管理會計檔案除儲存各版本的備份財務資料外還應儲存對應版本的會計軟體系統版本，二者的一致性是非常必要的。顯然，其收集與管理工作也是比較艱鉅的。