電算化會計是用計算機來輔助會計核算和管理，是現代化技術應用於會計領域的產物，下面是小編蒐集整理的一篇探究電算化會計檔案與傳統會計檔案比較的論文範文，供大家閱讀參考。
摘要：隨著經濟的飛速發展和現代資訊科技的廣泛應用，會計檔案的載體由原來單純的紙質載體，變為紙質載體和磁性介質載體共存的局面。因兩種載體無論材質、效能還是保管、利用方式都迥然不同，如何既享受現代資訊科技成果帶來的便利，使會計檔案管理、利用上一個新臺階，又保證其安全完整。應做到傳統與現代模式相結合。
關鍵詞：會計電算化;電子檔案;傳統會計;紙質檔案
傳統的會計檔案是手工勞動形成的,電算化會計是用計算機來輔助會計核算和管理，是現代化技術應用於會計領域的產物。它的主要特點是利用計算機輸入會計資料並校驗資料的正確性，會計資訊以不可見形式儲存在磁性介質載體中，同時也可以以靈活的方式及時滿足需要。軟體系統代替手工勞動成為會計作業系統的關鍵，這就使會計檔案產生了翻天覆地的變革，也出了新的特點和問題。
一、會計檔案管理工作的現狀和問題
在1988年以前，會計憑證與會計賬簿一直都是以手寫為主要表現形式，並採用單純的紙質載體來儲存的，對於會計憑證、賬簿、報表，各單位基本上做到了收集齊全、分類造冊、排列有序。對於經費申請報告、財會活動分析、會計工作移交清冊、上級審計等部門有關的檔案資料等會計資料忽略管理。主要原因是《會計檔案管理辦法》規定，預算、計劃、制度等檔案材料按文書檔案辦法管理。但有的單位對各職能部門歸檔範圍不明確，這樣在實際工作中形成了兩不管，因此忽視了收集和管理，造成會計檔案資料殘缺不全，整理也不規範。主要存在以下三方面問題：
會計檔案的歸檔及拆封問題。財務會計部門應按照國家財政部和國家檔案局釋出的“《會計檔案管理辦法》及其實施辦法”整理好會計檔案，全部移交給檔案部門，不能自行封包儲存或任人長期分散儲存。檔案部門接收保管的會計檔案，原則上應當保持原卷(宗)冊的封裝，不得隨意拆封，這是會計檔案的拆封原則。個別需要拆封重新整理的，應會同原財務會計部門和經辦人共同拆封整理，以分清責任。會計檔案的拆封，直接關係到會計檔案的完整性與安全性。
會計檔案的`管理及借閱問題。對會計檔案應當進行科學管理，做到妥善保管，存放有序，查詢方便，不得隨意堆放，嚴防損毀、散失和洩密。調閱時，要嚴格辦理手續。本單位人員調閱，要經會計主管人員同意;外單位人員借閱，要有調閱單位的正式介紹信，並註明調閱會計檔案的內容，只能調閱與調閱內容有關的資料，原則上檔案原件不得借出，也不得拆散原卷(宗)冊。如有特殊需要，如單位經濟業務部門需要查閱與其業務相關的會計憑證，或公檢法等監察部門需要查詢與案件的關的會計資料等，經本單位負責人批准後，在不拆散原卷冊的前提下，可提供查閱或者複製原件，但必須辦理登記手續，以便備查。各單位應當建立會計檔案查閱、複製登記制度，為會計檔案的利用提供依據。
會計檔案的保管期限問題。會計檔案的保管期限原則上按《會計檔案管理辦法》所列期限執行。保管期限分為永久和定期兩種，屬於定期保管期限的檔案如因特殊需要，可以延長保管期限。凡是在本單位會計核算中形成的記錄和反映會計核算的，對工作總結和考查及研究經濟活動有長遠利用價值的會計資料作為永久儲存。如年度會計報表(決算)、財政總預算、行政和事業單位的決算、稅收年報、會計檔案保管清冊、會計檔案銷燬清冊等，要特別注意儲存和管理。
二、電算化會計檔案的特點及存在的問題
1.電算化會計檔案的特點
電算化會計檔案比傳統會計檔案具有更廣泛的內涵。它除了包括列印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表外、主要是指電算化會計系統中的所有系統軟體、會計軟體程式及其全套文件資料。即會計電算化檔案儲存的範圍和領域擴大了。電算化會計檔案較傳統會計檔案有更多的存貯形式且對存放條件要求更高。它一方面以列印輸出的紙質賬簿、報表、憑證的形式存在，另一方面主要以磁性介質或光碟的形式存在，包括存貯在計算機硬碟上系統正在使用的檔案資料和存貯在軟盤、光碟等存貯介質上作為備份使用的檔案資料。後者受存貯介質質量、存放環境和存貯有效期等因素的影響很大，儲存不當容易遭到破壞。電算化會計檔案較傳統會計檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時他們又受載體的質量、載體存放環境、載體儲存資訊的有效期等條件的影響，即對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。電算化會計檔案的使用和會計軟體的版本密切相關。實行電算化的時間越長，會計檔案與財務軟體的版本數越多，即會計電算化檔案更需要科學地管理。電算化會計檔案必須藉助於一定的環境才能再現在使用者的面前，且使用時具有方便、快捷、直觀，容易產生一些分析結果，可以對管理和決策提供較好的支援。
2.電算化會計檔案的弊端
第一，會計電算化檔案對環境的依賴性強。會計電子檔案的使用依賴於計算機的硬體和軟體系統，會計電子檔案的儲存對周圍環境要求苛刻。磁性介質對環境的要求較高，不僅要防水、防火，還要防塵、防磁，而且對溫度還有一定要求，從而增加了資料的脆弱性。如果不在資料安全方面加強管理，則資料丟失和毀損的可能性較之傳統紙質會計檔案大大提高。第二，會計電算化檔案缺乏直觀可視性。傳統的會計檔案是手工操作來完成的，從原始憑證到會計報表的編制都是靠人工來完成的，具有直觀可視性，不易被修改。而儲存在磁性介質上的會計電子檔案必須在特定的計算機硬體和軟體環境中才能可視。數字化的特徵使會計電子檔案缺乏視覺的直接感染力，導致會計電子檔案與會計資訊使用者之間缺乏人性化的和諧關係。第三，會計電子檔案管理缺乏有效的安全與保密措施。由於會計資料被記錄在磁碟或光碟等磁性介質上，在技術上對電子資料非法修改可做到不留痕跡，若被修改，就很難辨別出經濟業務的“原貌”，會計檔案的真實性就難以保證。加之，電算化會計檔案又受載體的質量、存放環境、儲存資訊的有效期等條件的影響，因此，電子檔案在保密性和安全性等方面都比傳統的會計檔案要求要高。
三、電算化會計檔案與傳統會計檔案的比較
1.電算化會計檔案較之傳統會計檔案的優點
第一，較之傳統的會計檔案，電子檔案易於修正、拷貝和重置，便於糾錯、攜帶和傳遞;電子檔案的存貯形式多樣，既可以存貯於軟盤、硬碟、光碟中，也可以列印輸出到紙質材料中;電子檔案便於計算、分析，快捷獲得所需結果。如果電子財務檔案上網，不僅能滿足日常條件查詢.統計分析、製作資料報表、開展資料交換的需要，達到檔案資訊資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的，節約了辦公成本，避免了原始檔案由於頻繁翻閱而帶來的磨損，還有利於專業管理，便於檔案資源的統一整合，極大地提高了工作效率和工作質量;還可以大大減少檔案在形成、調閱上的時空差，實現財務檔案管理由靜態管理向動態管理的跨越。第二，進一步提高電算化會計檔案的整理和再利用水平。電算化會計檔案通過整理有著與傳統意義上的會計檔案所無法比擬的優勢。電算化會計檔案通過計算機系統的運營，使用起來更方便、更快捷、更直觀，而且通過計算機資料處理系統的整理，可以利用歷年的資料對本單位本部門進行歷史會計資料的比較與分析，從而為領導提供可靠的決策依據。
2.兩種工作模式相輔相成，各有千秋
第一，電算化會計檔案作為會計檔案的一部分，它與傳統形式的會計檔案相互配合、密切聯絡。首先提高了查全率和查準率，拓寬了服務領域。但電子檔案的管理相對於紙質檔案的管理要更加複雜，傳統檔案之間的檔案移交多采用物理歸檔的方法，即將檔案的原件直接歸入檔案室內保管;而電算化會計檔案的歸檔則對檔案部門的歸檔工作程式和內容有了新的要求，即電算化會計檔案在歸檔時，應同時儲存檔案的電子版本、紙質版本或縮微品。由此可見，傳統檔案在數字化時代依然有著不可替代的作用。 第二，傳統檔案對保密、保護和方便本機構使用來說具有優勢，但過於封閉，利用面不廣，實行規範化、網路化管理難度較大。新的管理模式服務面廣，便於社會各種機構和人員利用，但檔案容易被修改且不留痕跡，存在易洩密、丟失等問題。因此，應充分發揮兩者優勢，克服各自弊病，使檔案管理模式更加充實與完善。
四、實現傳統與現代管理模式相結合的對策
首先，針對會計工作的專業特點，為更好地發揮會計檔案的作用，會計檔案宜採用紙質檔案與電子檔案並存的管理方式。會計資料在形成、保管、利用等方面都有自己的專業特點。大量的資料以紙質形式存在，才具備原始資料所具有的憑證作用，為此還是以傳統檔案的管理標準保管為妥。同時由於電子檔案存在可修改性、可複製性等不安全性，電子檔案作為憑證性還缺乏可靠性。因此，實行會計電算化管理的單位，會計憑證、會計賬簿、會計報表及形成的其他會計資料，都儲存在磁性介質上，形成會計電子檔案，另外再列印一份內容完全相同的紙質檔案，利用紙質檔案將電子檔案的內容固定，解決電子檔案易變動、易修改的問題，使會計紙質檔案與電子檔案並存。這樣既兼顧了傳統的視覺閱讀習慣和維護原始憑證的法律效用，又能防範電子憑證的不安全性，可謂兩全其美。
其次，會計檔案專業性強，利用率高，會計檔案的收集管理還應走電子檔案和紙質檔案一併儲存的“雙軌”制。對一些利用頻率高、又需查閱原件的紙質材料，可有選擇地通過掃描、攝影等方式，進行數字化處理，轉化成儲存在磁性介質上的電子資訊，充分利用磁性介質儲存量大、查閱方便的特點，快速、準確定位，然後再查原始資料，能大大縮減翻閱、查詢原件的時間，滿足資訊利用者在計算機環境下隨時隨地快速查閱利用這部分資料的需求，最大限度地發揮檔案的服務功能。
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