電算化條件下會計檔案管理工作的新挑戰

摘要：電算化條件下，會計檔案管理工作面臨著諸多挑戰，文章指出電算化促進了會計檔案內涵的拓展；電算化提高了會計檔案的技術含量和知識含量；電算化條件下，會計檔案的資訊的真實性和安全性要求更高；電算化條件下的會計檔案管理的科學性要求更高。　　關鍵詞：電算化：會計檔案：新挑戰　　一、電算化促進了會計檔案內涵的拓展　　電算化會計檔案比傳統會計檔案具有更廣泛的內涵。電算化會計檔案除傳統概念上的會計檔案外，還包括會計電算化過程中形成的紙質檔案、電子檔案以及系統軟體。其中系統軟體檔案又可分文字材料與計算機軟體程式兩部分。主要由下列內容組成：（1）計算機硬體型號、存貯空間大小、外部裝置型別；（2）計算機作業系統（或網路作業系統）型號；（3）財會電算化軟體系統的程式語言、資料庫系統型別；（4）軟體系統名稱、版本號；（5）與財會電算化軟體系統相配套的各說明書與使用手冊。可見，會計電算化條件下，由於計算機技術的應用和會計資訊的資料化和程式化，會計檔案的載體本身發生了巨大的變化，它除了包括列印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表外，還包括電算化會計系統中的所有系統軟體、會計軟體程式及其全套文件資料。　　根據財政部、國家檔案局財會字（1998）32號檔案，1999年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》規定，採用電子計算機進行會計核算的單位，不僅要電子會計資料，而且應當儲存打印出的紙質會計檔案，在制度上確立了從電算化會計檔案是雙重的會計檔案載體，即傳統意義上的會計檔案與包括儲存在計算機硬碟中的會計資料、以其他磁性介質或光碟儲存的會計資料等形式在內的電子會計檔案。　　二、電算化提高了會計檔案的技術和知識含量　　實行會計電算化以後，所有的會計核算業務都是通過計算機來完成的，由於計算機是一種特殊的操作工具，財務人員首先需要設計能被計算機識讀的程式檔案、資料結構檔案以及各種程式碼，然後才能藉助計算機進行會計核算。處理。由於這些程式檔案、資料結構檔案以及各種程式碼既是使電算化會計資訊系統能夠執行的前提條件，又是保證電算化會計資訊系統正常運轉的故障維護查詢資料，因而這些資料雖然不是會計核算活動的產物，沒有具體的資料和表格，但是由於沒有它們的支援，整個會計核算過程就無法進行，所以必須作為電算化會計檔案的特殊部分予以儲存。所以，與傳統會計檔案相比，電算化下的電子會計檔案必須在特定的計算機硬體與軟體系統環境中才能執行，而且電算化會計檔案的使用和會計軟體的版本密切相關，會計電子檔案必須在相應的軟體環境支援下使用，現代科學技術日新月異，計算機不斷推陳出新，電腦作業系統不斷更新換代，財務管理和會計電算化應用軟體也不斷升級，這說明會計檔案也在不斷技術化、知識化和資訊化。　　三、電算化條件下，會計檔案的資訊的真實性和安全性要求更高　　準確、真實和安全是會計檔案的生命所在，是對會計工作提出的最基本的要求。由於會計檔案主要對財務收支進行價值量的記錄和描述，反映經濟活動的質的變化，要求極準確的資料。會計檔案是在會計核算過程中通過設且賬戶、複式記賬、填制和稽核憑證、登記賬簿、及編制會計報表等一系列專門方法，進行連續、系統、完整的記錄、計算、反映和監督而形成的，要求較強的嚴密性和準確性。　　然而，在會計電算化條件下，由於會計資料被記錄在磁碟或光碟等磁性介質上，在技術上對電子資料非法修改可做到不留痕跡，若被修改，就很難辨別出經濟業務的“原貌”，會計資訊的真實性就難以保證；再者，電算化條件下，會計資料的高度集中在磁碟、光碟等磁性介質上，未經授權的人員出於私利和不正當的目的有可能通過計算機和網路瀏覽全部資料檔案，複製、偽造、銷燬一些重要的會計資料，會計資訊的完整性、安全性也因此受到挑戰。由於這種通過計算機技術手段實施的資訊篡改、修改複製、偽造、銷燬等違法行為具有很強的隱蔽性和社會危害性，相對手工會計系統而言，發現利用計算機舞弊和違法的難度更大，但所造成的危害和損失更大。加之，電算化會計檔案又受載體的質量、存放環境、儲存資訊的有效期等條件的影響。因此，對檔案的安全性要求也就更高，在保密性和安全性等方面都比傳統的會計檔案要求要高。可見，由於磁性材料易被遺失、汙染、竄改、複製、銷燬等，因此，防潮、防盜、防塵、防火、防竄改、防過期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作成了電算化會計檔案管理的重要內容。這就為會計檔案的管理提出了新的課題。