隨著我國會計電算化的推廣實施，會計電算化事業得到不斷髮展。會計電算檔案的管理作為單位會計基礎工作之一，在實際工作中有一些環節需按新的變化做出調整。那麼實施電算化後如何做好會計檔案的管理工作呢？除了按照《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規範》等規定外，應該結合企、事業單位會計電算化工作的具體實踐，形成一套適應本單位的會計檔案管理辦法及制度。
會計電算化的出現，使傳統會計檔案的內涵和外沿均發生了變化，對管理工作提出了更高的要求。只有掌握電算化會計檔案的特點才能管理好會計檔案；同時管理好電算檔案，才能充分發揮電算化資訊系統在單位經營管理中的作用。
一、會計電算化會計檔案的特點
眾所周知，傳統的會計檔案主要是指會計憑證、會計賬簿和會計報告等會計核算專業材料，是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。現在財務人員採用無紙化辦公形式，所有日常工作均在計算機上完成，會計資訊的管理有以下一些顯著特點：
第一，電算化會計檔案比傳統會計檔案具有更廣泛的內涵。表現突出的是儲存的範圍和領域擴大了。它不僅保留了傳統意義上的紙介質會計檔案，而且還新增了儲存在磁性介質或光儲存介質上的會計資料。
第二，電算化會計檔案的存貯和呼叫具有很高的技術要求。傳統的會計檔案具有直觀可視性，而儲存在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬體與軟體系統環境中才可以使用。
第三，會計電算化檔案具有多形式的載體。不僅包含通過列印等輸出的傳統意義上的會計資料資訊載體紙張，更主要的.是磁碟、光碟、儲存晶片。
第四，會計電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時他們又受載體的質量、載體存放環境、載體儲存資訊的有效期等條件的影響，因此對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。
第五，電算化會計檔案的使用和會計軟體的版本密切相關。隨著單位使用的會計軟體的升級，新軟體對原會計檔案的相容應於考慮，即會計電算化檔案更需要科學地管理。
二、如何做好電算化會計檔案管理工作
為了更有效地做好電算化會計檔案工作，我們必須根據電算化會計檔案的特點，分別做好會計檔案的輸出、管理與儲存、利用等方面的工作。
第一，做好電算化會計檔案的輸出。所謂電算化會計檔案的輸出是指在一定的時間間隔內（如一個會計年度），把計算機系統中的所有會計資料列印拷貝儲存到儲存介質上，從而形成脫離於原計算機系統的會計檔案。平時採用計算機列印輸出會計憑證、銀行日記賬和現金日記賬，並把列印的活頁賬裝訂成冊。總賬及一般賬簿可按年列印。年末應把完整的賬套資料備份出來，存入光碟或磁碟。另外還應收集計算機硬體系統的型號、儲存空間的大小、外部裝置的配套型別等；計算機作業系統；財務軟體的程式語言、資料庫系統型別；財務軟體的系統名稱、版本號；財務軟體的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯絡人以及與會計電算化軟體系統相配套的各種說明書及使用手冊。
第二，做好電算化會計檔案的管理與儲存。由於電算化會計檔案是儲存在磁性介質或光碟上的，根據這些資訊載體的物理特性，在形成這些檔案時應採用雙備份法進行資料的備份，並且在每份備份上註明形成檔案的時間與資料檔案容量、版本型號，並貼上防寫字樣，存放在兩個不同的建築物。並選擇遠離磁場、防火、防潮、防塵的場所等。對採用磁性介質儲存的檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，如每半年複製一次，且最好複製雙份存放在不同的地點，防止由於磁性介質的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。
此外，還應注意電算化會計檔案與對應的財務軟體版本的一致性。因為在不同版本軟體下形成的會計檔案其會計資料的結構有可能不同，這就有可能產生用現在的高版本軟體不能查閱調閱原會計檔案或者產生某些預料外的錯誤。因此，建議在系統管理員配合下，會計電算化檔案除儲存各版本的原備份賬套外還應儲存其升級後的會計賬套，二者的一致性是非常必要的。
第三，做好電算化會計檔案的利用。在長期開展會計電算化的過程中，隨著軟體系統的不斷升級，我們所調閱的會計檔案會有下述兩種情況：一是所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號一致，此時只需將所需調閱的檔案通過電算化軟體系統中的賬套恢復功能進行調閱即可；二是所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號不一致，此時可以在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統，然後再進行調閱。也可對原版本會計賬套進行升級，但這會受軟體功能設計的限制，不能保證完全成功。
三、電算化會計檔案的整理與再利用
電算化會計檔案通過整理有著與傳統意義上的會計檔案所無法比擬的優勢。通過整理可以利用歷年的資料對本單位、本部門進行歷史會計資料的比較與分析，並進行科學預測，從而為企業或部門的決策者提供可靠的決策依據，另外還可以得出本單位、本部門、甚至某一地區過去、現在與將來的發展情況與發展趨勢，使決策者在遵循市場經濟規律的前提下，制定出適合自身發展的行為規範，改善經營管理、提高經濟效益。我們還可以利用會計電算化會計檔案的資料設計出一些有利於管理與決策的資料模型，建立一整套比較完善的決策支援系統，以實現會計電算化會計檔案的再利用。
電算化會計檔案管理是重要的會計基礎工作，需要單位內各分支、各相關人員相互協調共同完成。實行會計電算化之後，我們還應對檔案管理的安全性、穩定性做一定的工作，如通過使用者識別控制操作日誌管理、存取、許可權限制等方式加強安全保密措施，同時做好計算機病毒的防範、建立好檔案專人管理接觸制度等。
綜上所述，只要分別做好會計電算化檔案的輸出、管理與儲存、利用等環節的工作，會計電算化檔案一定會在單位的經營管理中將發揮出更大作用，取得更明顯的效果。