會計電算化是以電子計算機為主的電子資訊技術應用到會計實務中的簡稱，是一個應用電子計算機實現的會計資訊系統。它實現了資料處理的自動化,使傳統的手工會計資訊系統發展演變為電算化會計資訊系統。每個會計單位都應按照總體原則結合自身特點建立會計電算化系統，我主要從以下幾方面闡述企業建立會計電算化系統應把握的原則和需要注意的事項。
—、健全的組織機構和必要的軟硬體準備
1、會計電算化是一項系統工程，涉及企業各個方面，企業負責人或總會計師應當親自組織領導會計電算化工作，主持擬定本單位會計電算化工作規劃，協調各部門共同搞好會計電算化工作。例如購買裝置、架設線路等需要技術部門、採購部門的支援與配合,財務部門，是會計電算化工作的主要承擔者，負責和承擔會計電算化的具體組織實施工作，負責提出實現本單位會計電算化的具體方案，方案提出後要稽核報批後才能執行。
2、企業應根據實際情況和財力狀況，選擇與本單位會計電算化工作規劃相適應的計算機機型及有關配套裝置。實行垂直領導的行業、大型企業集團，在選擇計箅機機型及有關配套裝置時,應儘量做到統一，為實現網路化打好基礎。同時會計電算化工作應當講求效益原則，處理好及時採用新技術和新裝置與勤儉節約的關係，既不要盲目追求釆用最新技術和先進裝置，也不要忽視技術的發展趨勢，造成裝置很快陳舊過時。用於會計電算化工作的電子計算機裝置，應由財務部門管理。
3、進行相應的軟體淮備，穩妥的過渡。
1)可以購買或組織人員開發相關財務軟體，應注意軟體的合法性、安全性、正確性、可擴充性和滿足審計要求等方面的`問題，以及軟體的服務。配備的會計軟體應達到財政部《會計核算軟體基本功能規範》的要求。一般可以尋找大型正規有良好口碑的軟體公司購買軟體或合作開發。選擇會計軟體時要注意其功能要符合新會計制度的規定，有些會計處理方法不能隨意變更，會計軟體也要有相應的控制功能,取消記賬、結帳功能必須由軟體提供者從嚴掌握，不能濫用。
2)大力支援和組織本單位會計人員分期分批進行會計電算化知識培訓,逐步使會計人員掌握會計軟體的操作技能^可以舉行會計電算化知識技能大賽，獎勵優勝者。有條件的單位，選拔一部分會計人員負責會計軟體的維護，並培養部分會計人員逐步掌握會計電算化系統分析和設計工作。
3)開展會計電算化工作要根據本單位具體情況，按照循序漸進、逐步提高的原則進行。剛開始進行電算化作業時計算機核算與手工核算必須並行三個月以上(一般不超過六個月）,且計算機與手工核算的資料相一致，並應接受有關部門的稽核後才正式實行電算化。
二、建立了嚴格的內部管理制度，這是會計電算化能否執行成功的關鍵所在
(—)建立健全會計電算化崗位責任制
1)電算化會計崗位包括電算主管、軟體操作、稽核記帳、維護、審查等。
2)電算主管:負責協調計算機及會計軟體系統的執行工作，可由會計主管兼任。軟體操作:負責輸人記帳憑證和原始憑證等會計資料，輸出記帳憑證、會計帳簿、報表等。稽核記帳:負責對輸人計算機的會計資料進行稽核，對列印輸出的帳簿、報表進行確認。電算維護:為保證計算機硬體、軟體的安全正常執行提供技術支援。電算審查:負責監督it算機及會計軟體系統的執行,防止利用計算機進行舞弊。
3)基本會計崗位包括會計主管、出納、會計核算各崗、稽核、會計檔案管理等。基本會計崗位和電算化會計崗位，可在保證會計資料安全的前提下交叉設定，各崗位人員要保持相對穩定。
(二）建立會計電算化操作管理制度
1)明確規定上機操作人員對會計軟體的操作工作內容和許可權，每個軟體使用者都有自己的操作號，每個操作號只能在相應的許可權範圍內作業。每一使用者按照自己的使用者身份和密碼進人系統，對操作密碼要嚴格管理，避免使用易破譯的密碼，要定期更換密碼，杜絕未經授權人員操作會計軟體。
2)預防已輸人計算機的原始憑證和記帳憑證等會計資料未經稽核而登記機內帳簿。
3)操作人員離開電腦前，應執行相應命令退出會計軟體。
4)會計軟體自動生成的執行日誌由專人儲存並定期檢查、記錄操作人、操作時間、操作內容、故障情況等內容，對使用者使用系統及時跟蹤。
5)當相關會計人員出現休假、病體、出差等臨時情況需要由其他人員替代其工作時，要做好工作的交接、程式的監督工作。如果是新人接手工作，要在核算系統內新建操作人員和相應校限，嚴格分清各自的操作時間和責任。
(三）建立嚴格的內部控制制度
這是保證會計電算化系統核算安全的重中之重。完善的內控制度包括資訊的準確性、完整性、授權體系及訪問限制等四個方面。如果控制無效會增加對資料資訊非授權訪問的風險，這種風險可能導致資料和記錄遭到破壞，系統、系統程式、資料遭到不適當改變,資料丟失風險或資料無法訪問風險,人為繞過自動控制等等。面臨如此風險必須建立一整套完備的崗位內控制度，各個崗位之間相互牽制，不同崗位、不同職務互相監督、互相制約，不相容職務嚴格分離。不相容的職務主要有軟體開發與軟體操作、資料維護管理與稽核、資料錄人與稽核記賬、操作與系統檔案管理等，比如出納不能兼任記賬和稽核工作，稽核人員只能稽核，不能修改會計資訊。還有一點是不能讓資訊科技人員獲得超過其職責範圍的過大系統許可權。
(四）建立計算機硬體、軟體和資料管理制度
1)保證機房裝置安全和計算機正常執行是進行會計電算化的前提條件，要經常對有關裝置進行保養，保持機房和裝置的整潔，防火、防盜、防潮。
2)確保會計資料和會計軟體的安全保密，客戶端和服務端之間傳輸的所有資料都進行兩層加密，使用數字簽名確保傳輸資料的保密性和完整性。網路間或是移動裝置傳輸重要資料前對其進行加密，接收到資料後作相應的解密處理，防止對資料非法修改和刪除。
3)對會計核算軟體進行修改、升版和計算機硬體裝置進行更換等工作，要有審批手續,在軟體修改、升版和硬體更換過程中，要保證會計資料的連續和安全，並由有關人員進行監督。
4)計算機硬體和軟體出現故障時要由相應措施，保證會計資料不丟失，丟失也能做到恢復和重建。配備備用電力設施以防電力的中斷造成嚴重後果，並且做好針對網路環境下的多伺服器熱備份工作。
5)健全必要的防治計算機病毒的措施,定期查殺病毒。同時設定網路防火牆與入侵檢測系統。
(五）建立電算化會計檔案管理制度
1)電算化會計檔案，包括儲存在計算機硬碟、其它磁性介質、光碟的會計資料以及計算機打印出來的書面等彤式的會計資料。
2)電算化會計擋案管理是重要的會計基礎工作，要嚴格按照財政部有關規定的要求對會計檔案進行管理，由專人負責。
3)電子會計檔案應多介質、多地點備份,企業可以把會計檔案刻製成光碟儲存，防止磁碟被意外消磁丟失資料，電子會計檔案要和書面檔案一樣分門別類編號儲存，要定期進行檢查，定期進行復制。
三、充分利用會計電算化做好管理工作。
會計電算化絕不簡單的等於手工記賬電腦化，最終應把從繁瑣重複工作節省出的時間投人到企業財務的預測、管理、控制、分析、決策等職能。釆集各部門全面的資訊，運用、開發會計軟體相關功能生成相關分析資料和報表*推動會計工作由核算型向管理型轉變，這是會計電算化真正的意義和目標。