在各領域中，大家都不可避免地要接觸到論文吧，論文是學術界進行成果交流的工具。相信寫論文是一個讓許多人都頭痛的問題，以下是小編整理的論如何做好電子檔案的管理工作，供大家參考借鑑，希望可以幫助到有需要的朋友。
【摘要】就電子檔案管理的工作如何改善，如何提升，本文進行了簡單的論述，希望能夠通過這些倡議和策略來改善電子檔案管理工作目前的低迷局面。
【關鍵詞】電子檔案；檔案管理；策略。
計算機技術以及資訊科技是現代社會發展的主要技術，因為企業、單位之間的往來電子檔案數量不斷的增加，這些電子檔案既有圖示又有文字，而且還有計算機軟體和影音等資料，這些都是電子文件。電子檔案經過歸檔整理後，就成為了電子文件，這些電子文件的應用、儲存和傳輸都應該要保證期安全性和準確性，這樣才能夠讓電子檔案具有公信力，才具有利用價值。因此如何做好電子檔案管理工作是目前的檔案管理工作重要突破點，其對於今後的檔案事業發展以及社會公信力都會產生極大的影響。
1、檔案管理使用電子文件所產生的影響
1.1電子文件成為了過去的紙質文件代替品
計算機技術的出現，無疑是電子文件興趣的開始，電子文件是藉助計算機終端來將資料進行磁碟的記錄，因此其內容都是儲存在磁碟、光碟等等電子移動介質中。電子文件最大的特點就是共享性，其所有的資料一旦生成就能夠進行大量的複製和傳閱，這樣就將檔案和檔案的界限給模糊了。其次，紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及策略、原則，如檔案的立卷歸檔制度。檔案的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，檔案形成後，由文書部門收集立卷後。交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。但是電子檔案具有即時性，在修改的同時就產生了，儲存於計算機等電子介質中。所以計算機是電子檔案的基礎，如果歸檔，必須以磁碟或光碟的形式移交，歸檔範圍也不能只是“辦理完畢，具有儲存價值”的檔案，還應包括該檔案的讀取軟體甚至作業系統。
1.2電子文件的應用可以對文件進行自由組合
利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合，可以實現電子文件資訊與載體的可分離，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯絡，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，而電子文件可以通過計算機系統進行迅速.有效、多角度的整序，不再需要對它進行如紙質檔案的分類整理。
1.3電子文件的應用對檔案本質屬性的影響
原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上.如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等，都表現出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區別於圖書、情報、資料等其它資訊，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統中，電子文件從起草。修改到印發都在汁算機上進行，它便於修改.便於複製的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特徵不復存在，電子文件是計算機文書處理系統中的最後一個文字，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至檔案與檔案之間很難劃定一條人為的'界限。
1.4電子文件的應用對檔案來源原則的影響
來源原則包括兩個方面：從外部來看是尊重全宗，從內部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產生，後者愈益受到昔遍關注。傳統的觀點認為源於來源原則的檔案檢索系統必須一律建立在檔案形成者或資訊提供者的組織機構及其檔案的基礎上。只有根據其來源，從形成者的法律責任和行政管理的角度看理由，才能正確整理和理解檔案檔案。而電子文件在形成過程中，不再嚴格對應於現存的機關、組織、機構這一現象而產生，人們可以根據需要隨時對檔案資訊複製、修改和重新組合、打亂或破壞檔案的本來順序。
1.5電子文件的應用對檔案學理論研究內容的影響，檔案學理淪研究的內容是山研究物件所決定的
以往的檔案學理論研究是以紙質檔案為主要物件，電子文件出現以後，檔案工作的物件發生了變化，其理論研究的物件自然也就發生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充，原有的檔案學科體系也將得到充實和完善。所有這些研究課題都應圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術、資訊保安保護技術、計算機病毒防治技術等等，都將成為檔案學理論研究必不可少的內容。
2、如何改善電子檔案管理工作
2.1電子文件進行歸檔時要求的技術工作一定要到位
電子文件引用新的檔案材料是很普遍的事情，但是這一過程就需要檔案管理人員能夠對改檔案的工作領域有深入的瞭解，可以管理和引導這些電子檔案的收集和管理工作，對這些電子文件的原始性進行保障，能夠清晰的知道電子文件的真實性和準確性。而這些要求都是基於強大的技術識別處理上的。對於那些完成歸檔工作的電子檔案，可以修改為只讀屬性，這樣就可以防止電子文件被隨意的修改，起到了對電子文件原始性的保護和鑑別作用，提升電子文件的可靠性，讓其能夠具備紙質文件的社會作用。
2.2加思考想認知性
首先我們在傳統的紙質文件工作模式下工作，以及形成了固有的思想，對於數字檔案存在諸多疑慮和顧慮，因此對電子檔案的認識非常的淺薄。即便後來我們開展了檔案管理數字化和資訊化建設，但是僅僅停留於形式和表面，將檔案數字化、資訊化，卻沒有重視其管理，則無疑是隻做了一半的工作。不能夠對電子檔案進行管理，就是一種檔案資源的浪費，導致檔案管理工作混亂，加上資訊化時代的資訊增加速度過快，很容易陷入惡性迴圈的僵局中，因此我們除了要能夠引入電子檔案建設，還需要加強思想建設，加思考想認知性，對電子檔案管理進行研究，去引導檔案管理管理工作科學化，進入良性的迴圈軌跡。
2.3做好電子文件的安全防護工作
資訊科技需要我們對其安全性、原始性和真實性進行深思，想辦法去保證這些基本條件。計算機管理系統以及資料庫的安全性是電子文件安全性的重要內容，我們要能夠將電子檔案的收集、歸檔、整理和利用過程都規範化，使用身份驗證來獲取不同的檔案呼叫資格，同時加強網路傳輸安全技術建設，能夠減少檔案失竊、丟失的情況，對現有資料進行備份和儲存，注意保管室的防火、防盜、防潮。
2.4提升電子文件的準確性、完整性和真實性
電子文件其不同於紙質文件，對於其原始性比較難以辨別，而且電子文件的流動比較頻繁，如果不能夠做好收集工作，就很可能會導致電子文件的丟失。因此為了提升電子文件的準確性、完整性和真實性，我們需要加強電子檔案制度建設，通過制度來保證這些電子穩定的法律效力，讓電子文件能夠具有價值。電子文件易於修改，因此在計算機中可能存在不同的版本，這個時候就應該對這些檔案進行統一整理和管理，確定終稿。
3、結束語
電子檔案管理工作是現代檔案管理工作的基礎工作，為了能夠提升電子檔案管理工作的質量，我們需要對目前的工作狀態進行總結，對現有的理由進行分析，積極的去改善，去提升工作效率和質量。