【關鍵詞】會計電算化檔案 存在問題 管理內容措施
在會計電算化條件下，除了列印輸出的賬、證、表以外，整個系統開發形成的全套檔案資料都屬於會計檔案的範疇；另外，對存有會計資料的有關介質也應妥善保管。因此，電算化會計檔案就包括儲存在計算機中的會計資料和計算機打印出來的書面形式的會計資料。會計資料是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表等資料，以及會計軟體系統開發中編制的各種文件程式和其他會計資料。
1 會計電算化檔案的含義及特點
1.1會計電算化檔案的含義會計電算化檔案是指以磁性介質儲存在計算機中的會計資料和計算機列印的書面形式的會計資訊，包括記帳憑證、會計帳簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)等，以及會計軟體系統開發執行中編制的各種文件程式和其他會計資料。
1.2會計電算化下會計檔案管理的新特點（1）電算化會計檔案比傳統會計檔案具有更廣泛的內涵。（2）電算化會計檔案較傳統會計檔案有更多的存貯形式且對存放條件要求更高。（3）電算化會計檔案較傳統會計檔案易於修改，且不留痕跡。（4）電算化會計檔案的使用和會計軟體的版本密切相關。（5）電算化會計檔案必須藉助於一定的環境才能再現在使用者的面前，且使用時具有方便、快捷、直觀，容易產生一些分析結果，可以對管理和決策提供較好的支援。
2 電算化會計檔案管理中存在的相關問題
2.1企業在業務量加大的過程中會計電算化檔案儲存的範圍和領域越來越廣範了。會計電算化檔案不僅僅停留在老式的會計檔案上，而發展成了儲存在計算機硬碟中的會計資料、其他磁性介質或光碟儲存的會計資料。實行會計電算化以後，所有的會計核算業務都是通過電算化記帳來完成的。對電算化這種操作方式，財務人員首先需要設計能被計算機識讀的程式檔案、資料結構檔案以及各種程式碼，然後藉助計算機進行會計核算處理。由於這些程式既是使電算化會計資訊系統能夠執行的條件，因而這些資料雖然不是會計核算活動的產物，沒有具體的資料和表格，但是由於沒有它們的支援，整個會計核算過程就無法進行，所以必須作為電算化會計檔案的特殊部分予以儲存，否則就會出現問題。
2.2會計電算化會計檔案的呼叫需要一定的軟硬體環境。傳統的會計檔案具有直觀可視性，而儲存在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬體與軟體系統環境中才可以使用。
2.3會計電算化檔案的保管不僅是作為會計資料資訊載體的紙張而且更重要的`是磁性介質或光碟。因此，管理的難度增大了。電算化會計系統對人員的素質與系統安全操作提出了新需要。電算化會計檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會計核算工作的各項專門方法，更要學習相關電算化技能。由於一些會計主管人員長事從事手工記帳，有些同志在一些基本電算化技能方面還認識不足，這就加大了電算化檔案的管理推廣速度。這些問題的出現需要從相關政策法規和技能培訓方面入手。
2.4對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。會計電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點；同時電子檔案易被修改電子檔案的儲存，受到載體本身的質量、存放環境、儲存資訊有效期等因素的影響。
2.5會計電算化會計檔案更需要科學地管理。實行電算化的時間越長，會計檔案與財務軟體的版本數越多，這就對如何進行科學的管理帶來新的問題。
為了更好地有效管理電算化會計檔案，使其發揮更大的作用，除了上述問題，還必須形成一套科學實用的管理制度，包括存檔手續、分類管理辦法、使用審批手續、儲存期限及銷燬手