電算化下企業會計檔案管理問題、成因及對策研究

　摘 要：隨著電算化的實行，由此產生的許多機讀資料與檔案賦予了會計檔案管理許多新的特點，同時也產生了新的。筆者經過幾年的會計電算化實踐與，詳細了電算化會計下企業檔案管理的新特點，剖析了會計電算化現實工作中會計檔案管理存在的問題，經過成因，提出一系列基於電算化的企業檔案管理問題解決方案。　　關鍵詞：會計電算化；會計檔案管理　　一、背景簡述　　機在會計領域的普及和，使得企事業單位的會計核算系統越來越多地被計算機所取代，會計電算化成為會計工作的方向，成為促進會計基礎工作規範化和化的一種重要手段。為適應會計工作規範化、現代化的客觀要求，伴隨著電算化會計產生的與傳統形式的會計檔案既相互配合，又密切聯絡的全新的電算化會計檔案管理成為會計工作發展的一個新的研究課題。　　二、會計電算化下會計檔案管理新特點　　要了解電算化下會計檔案管理的新特點，首先要明白會計電算化是什麼。國內外對會計電算化定義可一般表述為：以計算機為主的當代電子技術和資訊科技應用到會計實務中的簡稱，是用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬，以及部分替代人腦完成對會計資訊的分析、預測、決策的過程。通過對電算化會計的明確定義，筆者結合電算化應用的硬體基礎以及電算化規範，總結出以下幾點電算化會計檔案管理的新特點：　　（1）會計檔案的載體本身發生了變化。根據1999年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》規定，採用電子計算機進行會計核算的單位，不僅要電子會計資料，而且應當儲存打印出的紙質會計檔案，這就使得電算化會計檔案擁有了雙重的會計檔案載體，即傳統意義上的會計檔案與包括儲存在計算機硬碟中的會計資料、以其他磁性介質或光碟儲存的會計資料等形式在內的電子會計檔案。　　（2）載體本身性質帶來的新的特點。由於不具備傳統會計檔案的直觀可視性，電算化下的電子會計檔案必須在特定的計算機硬體與軟體系統環境中才可視；電子檔案易被修改；電子檔案的儲存，受到載體本身的質量、存放環境、儲存資訊有效期等因素的。　　（3）電算化操作流程及電算化資訊系統維護要求帶來的會計檔案涉及範圍的新特點。在傳統的手工操作條件下，從原始憑證的製作到會計報表的編制，都是靠人工完成的，因而具有儲存價值的檔案資料僅指那些反映業務的會計憑證、會計賬簿、會計報表及有關的附屬資料。實行會計電算化以後，所有的會計核算業務都是通過計算機來完成的。由於計算機是一種特殊的操作工具，財務人員首先需要設計能被計算機識讀的程式檔案、資料結構檔案以及各種程式碼，然後才能藉助計算機進行會計核算。處理。由於這些程式檔案、資料結構檔案以及各種程式碼既是使電算化會計資訊系統能夠執行的前提條件，又是保證電算化會計資訊系統正常運轉的故障維護查詢資料，因而這些資料雖然不是會計核算活動的產物，沒有具體的資料和表格，但是由於沒有它們的支援，整個會計核算過程就無法進行，所以必須作為電算化會計檔案的特殊部分予以儲存。　　（4）電算化會計系統對人員的素質與系統安全操作提出了新需要。電算化會計檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會計核算工作的各項專門，還必須同時掌握必要的計算機操作和維護知識；而對系統安全性，則更因為與計算機本身的原因而提高，同時也對個人安全操作使用提出了新的需要。　　三、會計電算化下檔案管理存在的問題及成因分析　　結合電算化下檔案管理的新特點，作者歸納實際電算化會計檔案管理存在的一些問題：　　（1）會計檔案載體：電算化會計雖已實施，但因為實施時間不長，財會人員和單位領導對會計電算檔案的組成不甚瞭解，缺乏管理會計檔案的經驗，很多單位只是將打印出的紙質檔案存檔，而沒有將儲存在計算機中的會計資訊備份在磁性介質上歸檔儲存，從而影響會計檔案的完整性。　　（2）會計載體本身性質帶來的問題：電算化會計檔案需在一定的系統內才可視，因此目前許多企業因為沒有將會計軟體的版式及軟體系統很好地儲存，導致在電算化軟體升級後，不同版本下的會計資料不能被呼叫；《會計檔案管理辦法》第十二條規定：採用計算機進行會計核算的單位應當儲存打印出紙質會計檔案，並對儲存期限作了規定，但目前由於一些單位受條件限制，沒有配備鐳射印表機或噴墨印表機，還在使用老的針式印表機，致使列印輸出的紙介質會計檔案達不到規定的儲存期限；沒有按照國家檔案局規定的庫房管理制度標準，建立專門的電算化會計檔案保護制度；未選擇質量優良的磁碟介質進行會計檔案資料備份，未實行備用盤與儲存盤分離存放，導致電子資料因此損壞或丟失。　　（3）會計檔案管理制度不完善：由於電算化會計檔案更易在不知覺的情況下被修改，因此在沒有及時修訂單位的會計檔案管理制度，沒有制定相應的會計電算檔案保管人員職責情況下，會計檔案的人為破壞和損壞現象在所難免。　　（4）缺乏必要的計算機維護、網路安全人才：眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟體、系統安全、維護等一系列專業的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的培訓，然後就去作業系統，在一定層面上而言，會計人員僅學會了操作，而管理與維護對他們而言就非常陌生，由此導致的結果與損失也非同小可。　　有果必有因，筆者根據自己企業的實際電算化會計操作與規範要求，對以上問題發生的原因作出以下可能的判斷；　　（1）對電算化本身理解的偏差：許多的會計人員，僅僅將電算化看成自動運算做帳的工具，而忘記了它本身所應包含的管理會計、預測、決策等功能，從而心理上缺乏對會計電算化檔案管理的重視。　　（2）尚未引起有關部門的重視：不論是檔案管理部門還是檔案形成部門，對歸檔工作重視不夠，檔案部門缺乏必要的措施及相應的業務指導，造成檔案形成部門交什麼、交多少都任其的狀況，嚴重妨礙了檔案、資料的歸檔。　　（3）缺乏明確的規章制度：由於沒有完善的、針對電子檔案的制度規範，電算化會計檔案的歸檔工作處於無序狀態。歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老做法，只歸檔紙質檔案，而且是將原來用手工記錄的賬簿、報表，改成了用機打印出來的賬簿、報表。